5 maiores dúvidas sobre nota fiscal para quem está começando um negócio

Por Miriam Barros

Quando o assunto é nota fiscal eletrônica, alguns empreendedores têm muitas dúvidas e não sabem por onde começar. E não há nada de errado nisso. Como existem inúmeras particularidades, termos e legislações, você pode se confundir facilmente.

Entretanto, é necessário ter atenção. Isso não pode ser desculpa para não emitir nota fiscal, não pagar impostos em dia ou não manter o negócio legalizado, já que você pode ser fiscalizado e sofrer sérias consequências, como o pagamento de multas.

Pensando nisso, este conteúdo mostra as respostas das 5 maiores dúvidas sobre nota fiscal para quem está começando um negócio. Vamos lá?

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1. Quem precisa emitir nota fiscal?

Antes de tomar qualquer atitude em seu empreendimento, você precisa entender quais são as suas obrigações fiscais. Indo direto ao ponto: todos os empreendedores devem emitir notas fiscais de suas vendas. Existe apenas uma exceção.

Quem opta por ser Microempreendedor Individual (MEI), que é um tipo de regime tributário, não precisa gerar o documento quando vende para pessoa física. Contudo, caso o consumidor exija, você será obrigado a emitir.

2. Qual é tipo de nota fiscal devo emitir?

Outra dúvida comum em todos os nichos do mercado, não importando se você tem um sistema escolar ou é afiliado de um produto digital. Existem, basicamente, três tipos de nota fiscal de venda:

2.1. Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Como o seu próprio nome diz, a NFS-e está relacionada à prestação de serviço. Ela deve ser emitida por academias, hotéis, creches e vários outros empreendimentos. Além disso, a NFS-e é a nota voltada para o mercado digital, como na venda de ebooks, de cursos online e de sistemas SaaS.

Tenha em mente que a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é municipal. Como existem mais de 5.000 prefeituras no Brasil, cada uma dela tem regras e exigências diferentes.

Mas o que isso quer dizer?

Na prática, a emissão de NFS-e é diferente em cada cidade. Enquanto algumas prefeituras exigem certificado digital para logar no sistema, outras pedem login, senha ou até frase secreta.

Além do mais, os webservices, que é uma solução que faz a comunicação entre aplicações diferentes, não são iguais. Se você tem um ERP com clientes em todo o país, será complica emitir NFS-e a em diversas cidades.

 

2.2. Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A NFC-e substitui o cupom fiscal no varejo nacional. Por ser emitida pela Secretaria da Fazenda (Sefaz), cada unidade federativa tem autonomia para determinar regras e características diferentes. E é aí que você pode se confundir.

O estado de São Paulo, por exemplo, exige a utilização de um equipamento físico, chamado SAT Fiscal, quando há falhas de comunicação com a Sefaz. Já a NFC-e em Minas Gerais ainda está sendo implementada. A sua obrigatoriedade para todos os contribuintes está prevista para o ano de 2020.

Entenda mais sobre o assunto com o Guia Prático da NFC-e.

 

2.3. Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)

A NF-e é a nota emitida na venda de produtos físicos. Sabe quando você compra um livro ou um eletrônico na internet? Então, é a NF-e que vem junta de sua mercadoria!

 

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3. Não emitir nota fiscal é crime?

Sim. Não emitir nota fiscal caracteriza a sonegação fiscal, e isso é crime.

Segundo a Lei 4.729/1965, “prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deve ser produzida a agentes de pessoas jurídicas de direito público interno, com intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei”.

As consequências variam em cada caso. Geralmente, é preciso pagar multas, que estão relacionadas ao valor do imposto devido. Já em situações extremas, a pena é ser preso, com uma detenção de 6 a 2 anos.

Acho que não precisamos mais falar sobre a necessidade emitir as suas notas fiscais corretamente, né?

4. Quais siglas é preciso conhecer?

É preciso confessar: os assuntos contábeis são complexos.

Como a rotina de um empreendedor é corrida, alguns profissionais deixam de lado certos aspectos. Por mais que o controle de fluxo de caixa ou a contração de novos funcionários sejam importantes, você precisa conhecer, pelo menos, o básico para melhorar a sua segurança financeira.
Abaixo, você encontra as principais siglas do universo das notas fiscais:

 

4.1. NCM

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é um código formado por oito dígitos, que identifica a natureza dos produtos que circulam no território brasileiro e nos outros países do Mercosul.

A NCM é importante, pois permite as análises qualitativas e quantitativas do fluxo de mercadorias no comércio nacional. Além do mais, ela está relacionada à alíquota tributária que será considerada em suas notas fiscais.

Para encontrar a NCM correta para os seus produtos, confira o Guia de Comércio Exterior e Interior ou pergunte ao seu contador.

 

4.2 CFOP

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) mostra a origem ou o destino das mercadorias transportadas entre municípios e estados. É uma sequência com quatro dígitos, que possibilita pagar corretamente o Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

 

Planilha Fluxo de Caixa

 

4.3. XML

O eXtensible Markup Language (XML) representa a versão digital de uma nota fiscal, que obedece a um padrão nacional de escrituração. O XML contém todos os dados do emitente, do destinatário, do transporte e diversas informações adicionais.

Tenha em mente que o arquivo XML precisa ser guardado por, pelo menos 5 anos mais o ano vigente em seu empreendimento. Isso pode mudar de acordo com a legislação do seu município ou do seu estado, por isso, fique atento.

 

4.4. RPS

O Recibo Provisório de Serviço (RPS) substitui a NFS-e temporariamente quando, por exemplo, o site da Prefeitura está offline. É importante respeitar o prazo da legislação do seu município para converter o RPS em uma nota fiscal.

 

4.5. CNAE

A Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) categoriza empreendimentos, instituições públicas e até mesmo profissionais autônomos por meio de códigos de identificação. A CNAE também delimita quais atividades você pode realizar.

Não confunda a CNAE com o código de serviço. O código de serviço é o que determina a alíquota dos impostos, portanto, é o que deve ser informado notas fiscais de serviço, e não a CNAE.

PS: Se você deseja ter tranquilidade e encontrar oportunidades para pagar menos impostos dentro da lei, é essencial contratar um contador. Esse profissional tem a formação necessária para te ajudar a encontrar soluções para os seus problemas tributários e fiscais.

Isso quer dizer que o contador não deve estar presente na hora de fugir da malha fina. Na verdade, você deve considerá-lo o braço-direito do seu negócio.

5. É possível integrar um sistema de nota fiscal ao meu meio de pagamento?

Quem tem um negócio online precisa ter um bom meio de pagamento. Mas, em algumas situações, empreendedores não consideram a integração com um sistema de nota fiscal antes de escolher a melhor opção.

Quem tem um emissor inteligente de documentos fiscais consegue automatizar todo o fluxo de emissão, ganhando mais tempo para investir naquilo que realmente importa.

Uma solução otimizada para negócios escaláveis permite que você emita, envie para o cliente e cancele a nota fiscal dentro da plataforma de venda. Se você ainda quiser, é possível deixar tudo no piloto automático apenas com uma configuração em seu primeiro logo.

Parece mágica, certo? Na verdade, é automático!

Se o seu negócio precisa de uma solução mais robusta, procure por uma API para nota fiscal.

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A partir de agora, você entendeu quais são as maiores dúvidas sobre nota fiscal para quem está começando um negócio. Algumas questões parecem complicadas inicialmente, porém, com um pouco de conhecimento e o auxílio de um contador, é possível emitir documentos corretamente e manter-se legalizado.

Lembre-se de que é essencial ter um emissor de nota fiscal integrado ao seu meio de pagamento ou ERP para automatizar processos e permitir que você tenha mais tempo para focar no crescimento da gestão.

Agora, continue com a gente e descubra como consultar notas fiscais!