5 maneiras de fazer uma boa gestão de nota fiscal

Por Miriam Barros

A gestão de nota fiscal não precisa ser vista como uma atividade trabalhosa, na verdade, é bem o contrário disso. 

Quando bem organizado, esse controle facilita o dia a dia da sua empresa e ainda ajuda a evitar diversos problemas legais.

Fazer uma boa gestão de nota fiscal garante, por exemplo, que você tenha controle de todas as transações comerciais, sejam elas de entrada, sejam de saída. 

Em casos de fiscalização, por exemplo, lhe dá acesso fácil e rápido a esses documentos, evitando vários transtornos com o Fisco.

Mas como realizar um gerenciamento de nota fiscal que realmente seja eficaz e traga esses e outros resultados positivos para a sua empresa? Confira 5 dicas agora!

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A importância de fazer a gestão de nota fiscal

Uma boa gestão de nota fiscal é essencial para a saúde financeira de toda empresa. Afinal, é por meio desse documento que se comprova que houve uma transação comercial e quais impostos foram gerados por ela.

No entanto, por ser uma tarefa burocrática, muitos empreendedores acabam deixando-a de lado, especialmente quando se trata de micro e pequenas empresas que, no geral, têm o quadro de funcionários reduzido.

Mas é bom lembrar que manter as notas fiscais organizadas e acessíveis é essencial para otimizar os seus processos contábeis e financeiros de um negócio

Além disso, a gestão correta desse documento ajuda caso a sua empresa passe por alguma fiscalização. 

Um dos motivos é que, de acordo com a Lei 5.172, Art. 173, do Código Tributário Nacional, as notas fiscais emitidas devem ser guardadas por um período mínimo de 5 anos.

Assim, se dentro desse prazo for solicitada a apresentação de algum desses documentos fiscais e você não conseguir atender, pode ter problemas com o Fisco, tais como não conseguir comprovar a arrecadação correta dos impostos.

Mas somado a esses, há mais alguns motivos que justificam a importância de realizar a gestão de nota fiscal do seu negócio:

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Como fazer uma boa gestão de nota fiscal

Agora que a importância da gestão de nota fiscal ficou mais clara, nada melhor que aprender como fazer, concorda?

Para lhe ajudar nesse processo, trouxemos 5 dicas para um gerenciamento de notas fiscais prático e bastante eficiente, que são:

  • Defina um fluxo de trabalho
  • Conte com o auxílio de um especialista
  • Armazene as notas corretamente
  • Confira a autenticidade das notas fiscais
  • Use um software para emissão das notas

 

Defina um fluxo de trabalho

Legalmente, não existe um prazo pré-determinado de quando uma nota fiscal deve ser emitida. No entanto, algumas boas práticas podem ser seguidas para nortear essa tarefa.

No caso de venda de produtos, por exemplo, o ideal é que esse documento fiscal seja gerado antes de se iniciar o processo de envio da mercadoria. Isso garante que cada item tenha a sua nota quanto estiver em trânsito.

Em transações comerciais de prestação de serviço, a nota fiscal pode ser emitida tão logo a contratação for efetivada.

Seja qual for a dinâmica adotada pela sua empresa, o mais importante é que haja um fluxo de trabalho definido, o qual possa facilmente ser seguido por você e pelos seus colaboradores.

Dentro dessa rotina você pode estabelecer em qual momento a nota fiscal deve ser gerada, quem é o responsável por essa tarefa, para onde esse documento precisa ser enviado etc.

Aqui, vale lembrar que não emitir nota fiscal é crime, ato que pode resultar em multa e até pena de detenção.

Por isso, ainda que não exista um prazo de emissão estabelecido pelas legislações vigentes, é fundamental que esse documento não deixe de ser gerado. 

 

Conte com o auxílio de um especialista

Exceto quem é MEI, Microempreendedor Individual, todos os outros tipos de empresa precisam ter um contador para acompanhar a contabilidade mensal do negócio. 

Dependendo do porte empresarial, o serviço de contabilidade é realizado internamente. As menores, no geral, acabam buscando auxílio de um escritório contábil externo

Independentemente de qual seja a sua realidade, ter a orientação de um contador vai lhe ajudar a entender as legislações pertinentes ao seu negócio que impactam na emissão de notas fiscais.

Desse modo, você evita falhas na emissão e o recolhimento errado dos tributos que podem gerar retrabalho e até gastos extras.

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Armazene as notas corretamente

Como mencionado anteriormente, a legislação atual determina que a sua empresa deve arquivar as notas fiscais por, no mínimo, 5 anos.

Uma boa maneira de fazer isso é seguindo estes passos:

  • defina um local específico para guardar as suas notas fiscais, preferencialmente, em meio digital;
  • providencie o arquivamento tão logo esse documento seja emitido ou recebido, isso evita esquecimento e acúmulo;
  • faça revisões periódicas desse processo para verificar se tudo foi devidamente arquivado, por exemplo, uma vez por semana ou a cada 15 dias;
  • categorize as suas notas fiscais para que, se necessário, sejam encontradas mais rapidamente. Pode ser por tipo de nota, data, cliente, produto etc;
  • use um software de gerenciamento de notas fiscais para facilitar essa tarefa.

 

Confira a autenticidade das notas fiscais

Outra parte fundamental de uma boa gestão de nota fiscal é conferir a autenticidade desse documento tão logo o receba de um fornecedor.

Uma maneira de fazer isso é acessando o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, clicar em “Consultar NF-e” e inserir a chave de acesso, que é uma sequência composta por 44 dígitos que está registrada no Danfe, Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica.

Siga as instruções que surgirem na tela e confira se aquela nota fiscal emitida contra a sua empresa realmente é autêntica.

Caso algum dado esteja errado, ou o documento não for referente a um serviço contratado ou produto comprado pela sua empresa, você pode fazer a recusa da nota fiscal por um procedimento denominado Manifestação do Destinatário eletrônica (MDe).

 

Use um software para emissão das notas

Para deixar a sua gestão de nota fiscal ainda mais fácil e dinâmica, você pode usar um software próprio para a emissão desse documento.

Além de permitir que a sua empresa emita as notas fiscais automaticamente, evitando erros e esquecimento, o próprio sistema facilita o armazenamento e o controle desses documentos.

Dependendo da solução escolhida, também pode ser integrada a outros softwares que você já usa, tais como de contabilidade, e deixar a gestão financeira da sua empresa ainda mais otimizada.

Este artigo foi escrito por Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFe.io, sistema de emissão de nota fiscal.

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