As 7 principais vantagens de utilizar um software para emissão de nota fiscal eletrônica

Por Miriam Barros

Com tantas tarefas a serem realizadas diariamente, automatizá-las é uma das formas mais eficientes de melhorar a gestão da sua empresa.

Entre esses processos, a emissão de notas fiscais, documento obrigatório em toda comercialização de produtos e/ou serviços, é uma das etapas mais importantes.

Mas conforme a sua empresa cresce e o volume de vendas aumenta, consequentemente, o número de notas fiscais emitidas também sobe. 

Assim, se antes era possível emitir nota por nota a cada venda realizada, chega um momento que somente automatizando essa tarefa você conseguirá dar conta.

O uso de um software para emissão de nota fiscal eletrônica(NF-e) é a solução mais indica para isso. Esse tipo de ferramenta contribui para diminuir os erros durante a emissão desse documento fiscal, otimizar o seu tempo, e muito mais.

Confira, agora, as 7 principais vantagens que você terá ao utilizar um software para emissão de nota fiscal eletrônica na sua empresa.

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Por que utilizar um software para emissão de nota fiscal eletrônica

Para quem empreende é fundamental saber que não emitir nota fiscal é crime, passível de multa e até pena de reclusão.

A nota fiscal é um documento obrigatório que deve ser gerado sempre que uma transação comercial é realizada, seja ela de venda de produto ou de prestação de serviço.

O único tipo de empresa que, até o momento, não é obrigada a emitir nota fiscal é o MEI (Microempreendedor Individual) quando o negócio é feito com uma pessoa física. Assim, as demais categorias precisam gerar esse documento fiscal obrigatoriamente.

No entanto, sabemos que se trata de um processo bastante burocrático. Por isso, a melhor maneira de ficar dentro da lei e deixar essa tarefa mais fácil é utilizando um software para emissão de nota fiscal eletrônica.

Consiste em um programa específico para emissão desse tipo de documento, devidamente parametrizado para cálculos de impostos e vinculado aos órgãos fiscalizadores, como prefeituras e SEFAZ. 

Essa ferramenta facilita a gestão da sua empresa, pois contribui para que as suas notas fiscais sejam emitidas automaticamente.

Entre as suas diversas funcionalidades oferecidas você pode, por exemplo, integrar o software de emissão de NF-e escolhido aos seus meios de pagamento. Assim, sempre que uma venda for concretizada, a nota é gerada sem que precise da sua intervenção.

Outro bom exemplo é para quem trabalha com cobrança recorrente. O uso de um software para emissão de NF-e garante que esse documento fiscal seja gerado e enviado ao cliente imediatamente após o pagamento ser efetivado.

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As vantagens de utilizar um software para emissão de nota fiscal eletrônica

As possibilidades citadas anteriormente são apenas alguns exemplos do que um software para emissão de nota fiscal pode contribuir para o dia a dia da sua empresa.

Dependendo da solução escolhida, muito mais pode ser obtido. Mas, seja qual for a sua escolha, tenha certeza de que vantagens não vão faltar! 

Entre as que mais se destacam como o uso desse tipo de ferramenta estão:

  • Otimização do tempo de execução dessa tarefa 
  • Menos chances de erro durante a emissão da NF-e
  • Realização automática de cálculos de impostos
  • Armazenamento adequado do histórico de notas fiscais emitidas
  • Atualização constante das legislações tributárias
  • Envio da NF-e diretamente para o e-mail do cliente
  • Integração com outras ferramentas utilizadas 

 

Otimização do tempo de execução dessa tarefa

Certamente, o ganho de tempo é uma das vantagens que mais se destaca quando se emite nota fiscal utilizando um software próprio para isso.

Além de o preenchimento ser mais fácil e intuitivo, uma vez que os dados do seu cliente são inseridos no sistema, não é preciso digitá-los novamente a cada NF-e a ser emitida.

Não podemos deixar de destacar também que, quanto mais ágil for essa tarefa de emissão de nota fiscal, mais rápido o produto é enviado ao consumidor, ou o serviço executado.

Ou seja, gerar esse documento fiscal dessa maneira também reflete na experiência do cliente, na sua satisfação e, por consequência, na imagem que esse têm da sua marca.

 

Menos chances de erro durante a emissão da NF-e

As falhas humanas que podem acontecer relacionadas à nota fiscal vão desde o preenchimento erro dos dados do cliente e de valores, ou mesmo o esquecimento de gerar esse documento.

Utilizar um sistema próprio para essa tarefa reduz essas possibilidades, evitando também retrabalho e outras consequências geradas quando se emite uma NF-e errada.

 

Realização automática de cálculos de impostos

Não podemos deixar de destacar que a nota fiscal é o meio utilizado para o recolhimento correto dos impostos pertinentes à sua empresa. Desse modo, caso algo seja preenchido errado, isso pode resultar em sérios problemas com o Fisco. 

O uso de um software para emissão de NF-e também contribui para evitar esse tipo de transtorno. Isso acontece porque o sistema faz o cálculo automático dos impostos, evitando que você pague tributos a mais ou a menos.

 

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Armazenamento adequado do histórico de notas fiscais emitidas

Outra grande vantagem de utilizar um software para emissão de NF-e é que essa solução também fará o armazenamento digital desse documento.

Não se esqueça que, de acordo com a Lei 5.172, Art. 173, do Código Tributário Nacional, toda empresa deve armazenar as notas fiscais emitidas por um período mínimo de 5 anos.

Esse controle digital facilita bastante a gestão financeira e contábil do seu negócio, bem como o resgate de qualquer NF-e, caso passe por uma fiscalização.

 

Atualização constante das legislações tributárias

E por falar em órgãos fiscalizadores, o nosso sistema tributário está sempre passando por constantes atualizações.

Seja mudança de alíquotas, ou impostos que têm a sua incidência alterada, é importante estar por dentro de tudo. Porém, sabemos que nem sempre isso é possível.

Os softwares para emissão de NF-e têm a vantagem de receber essas atualizações sem que você precise realizá-las manualmente.

Assim, sempre que algo for modificado, você terá a garantia de que as suas notas fiscais serão emitidas corretamente. 

 

Envio da NF-e diretamente para o e-mail do cliente

Qual a maneira mais indicada de entregar uma nota fiscal ao cliente? Se você respondeu “por e-mail”, acertou!

Além de reduzir a utilização de papel, enviar esse documento dessa forma é muito mais prático, rápido e gera comodidade para a sua empresa e para os seus clientes.

 

Integração com outras ferramentas utilizadas

E como mencionado logo no início deste artigo, o software para emissão de NF-e pode ser integrado a outros sistemas que você já utiliza.

Os meios de pagamento, por exemplo, garantem que a nota fiscal seja emitida e enviada automaticamente ao cliente tão logo o pagamento seja concluído.

Como você pôde ver, por mais que a emissão de NF-e seja um processo burocrático, o uso de um software específico para esse fim vai reduzir o tempo dessa tarefa e diminuir os erros de emissão.

No final, a sua empresa ganha em produtividade e os seus clientes com a entrega mais rápida dos produtos e/ou serviços que comercializa.

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Este artigo foi escrito por Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFe.io, sistema de emissão de nota fiscal.