A importância da administração financeira da empresa

Por Ricardo Cici

Autor: Patricia Liz
Fonte: Sebrae


A gestão financeira é um conjunto de ações e procedimentos administrativos que envolvem o planejamento, a análise e o controle das atividades financeiras da empresa.

 

O objetivo da gestão financeira é melhorar os resultados apresentados pela empresa e aumentar o valor do patrimônio por meio da geração de lucro líquido proveniente das atividades operacionais. 

No entanto, é comum que as empresas deixem de realizar um controle financeiro organizado.

Uma correta administração financeira permite visualizar a atual situação da empresa, enquanto registros adequados trazem análises e colaboram com o planejamento para otimizar resultados.

Muitas vezes, as atividades são iniciadas com pequena dimensão e, conforme os negócios se desenvolvem, a administração financeira não acompanha o crescimento da empresa.

Um dos motivos para isso, está ligado aos gestores que não têm conhecimentos necessários nesta área de gestão e se envolvem excessivamente com a produção.

Dada a importância do tema, neste artigo apresentamos as principais funções da administração financeira e as primeiras providências que a empresa deve tomar em relação às finanças.

Acompanhe a leitura!

O que é uma boa gestão financeira?

Uma boa gestão financeira precisa compreender a empresa como um todo: receita, ticket médio, quantidade de transações, número de vendas, preço dos produtos.

Tais operações precisam ter dados atualizados e precisos para que seja feito um planejamento financeiro minucioso.

Essa é uma etapa importante, principalmente para pequenos empreendimentos que muitas vezes possuem poucos recursos e pouca maturidade no mercado de atuação.

Uma pesquisa do Sebrae, por exemplo, mostra que mais da metade das pequenas empresas fecham antes de seu aniversário de dois anos.

O fechamento precoce é motivado por diversos fatores, entre eles a falta de planejamento financeiro e visão estratégica do negócio.

Tal planejamento, por sua vez, só pode ser feito com acompanhamento contínuo que garante previsibilidade para a gestão, seja para uma loja física ou online.

Assim, pode-se verificar com precisão se a loja receberá o suficiente para cobrir seus custos, por exemplo.

Somente com a antecipação destas informações é possível fazer um gerenciamento de crise, buscar um fornecedor mais barato ou negociar prazos.

No entanto, como veremos mais à frente, à medida em que sua empresa for crescendo, o ideal é investir na automatização dos processos de controle das operações financeiras.

Isso porque toda ação importante de uma empresa – de marketing, investimentos, contratações, etc. – precisa ser bem programada, caso contrário, o risco de desequilíbrio é significativo.

Sem um olhar clínico sobre os recebimentos futuros para cobrir os novos gastos, o caixa pode ser impactado negativamente e até não conseguir se recuperar.

Entender o perfil de consumidor, neste sentido, é uma mina de ouro. A partir destas informações, a loja consegue personalizar ofertas, aumentar as vendas e verificar as melhores formas de recebimentos.

Além disso, em caso de atraso de recebimento de compras parceladas, você pode notificá-los e até lembrá-los do vencimento, o que melhorará o controle de vendas do seu negócio.

O que não pode faltar na gestão financeira?

De forma mais detalhada, a falta de administração financeira pode causar diversos problemas, e por isso, você deve ficar atento para não deixar passar algumas informações.

Por exemplo: não ter as informações corretas sobre saldo do caixa, valor dos estoques das mercadorias, valor das contas a receber e das contas a pagar, volume das despesas fixas e financeiras. 

Isso ocorre porque não é feito o registro adequado das transações realizadas, o que leva a empresa não saber se está tendo lucro ou prejuízo em suas atividades operacionais.

Se não são conhecidos os custos e despesas, não é possível também calcular corretamente o preço de venda.

A falta da elaboração de fluxo de caixa, por sua vez, fará com que você não conheça o volume e a origem dos recebimentos, bem como o volume e o destino dos pagamentos.

Já sem o balanço patrimonial, a empresa não consegue saber o valor patrimonial. 

O mesmo ocorre se não é estabelecido um valor fixo para a remuneração dos sócios, para saber quanto os sócios retiram de pró-labore.

O ciclo financeiro de suas operações não é conhecido caso não se administre corretamente o capital de giro da empresa.

Não fazer análise e planejamento financeiro da empresa, também não é possível quando não existe um sistema de informações gerenciais (fluxo de caixa, demonstrativo de resultados e balanço patrimonial).

Muitas empresas do setor têxtil e confecções começam com pessoas que trabalham ou trabalharam em outras empresas da área, ou que têm habilidades e conhecimento de produção. 

Isso acontece também em outros setores da economia.

 

As principais funções da administração financeira

A administração financeira cobre diferentes necessidades do dia a dia de uma empresa, incluindo:

  • Ao analisar o planejamento financeiro em detalhes, você terá em mãos os resultados para planejar ações necessárias para obter melhorias;
  • Será possível fazer uma boa utilização dos recursos para analisar e negociar a captação necessária, bem como a aplicação dos recursos financeiros disponíveis;
  • Ao analisar a concessão de crédito aos clientes e administrar o recebimento dos créditos concedidos você trará mais previsibilidade para as atividades de crédito e cobrança;
  • Será possível efetuar os recebimentos e os pagamentos, controlando o saldo de caixa;
  • Por fim, você poderá controlar as contas a receber relativas às vendas a prazo e contas a pagar relativas às compras a prazo, impostos e despesas operacionais.

Passos que a empresa deve considerar em relação às finanças

Para usufruir de todos esses ganhos, por sua vez, será preciso cumprir algumas etapas, incluindo:

  • Organizar os registros e conferir se todos os documentos estão sendo devidamente controlados, e acompanhar as contas a pagar e a receber, montando um fluxo de pagamentos e recebimentos.
  • Controlar o movimento de caixa e os controles bancários, classificando custos e despesas em fixos e variáveis.
  • Definir a retirada dos sócios e fazer previsão de vendas e de fluxo de caixa.
  • Acompanhar a evolução do patrimônio da empresa, conhecer lucratividade e rentabilidade.

Bônus: planilhas e soluções exclusivas para otimizar as finanças

Se você é um empreendedor, seja autônomo, MEI, pequeno, médio ou grande empresário, você precisa se atentar ao planejamento financeiro.

E acompanhar um planejamento financeiro de perto não é uma tarefa fácil. 

Entretanto, há ferramentas e tecnologias que auxiliam neste processo, automatizando e otimizando sua execução.

Para um negócio que está começando, as planilhas podem ser uma opção interessante. 

Já para uma empresa que já começa a estruturar uma gestão financeira mais robusta, vale a pena adotar algumas tecnologias inovadoras.

Veja as diferentes opções de planilhas e ferramentas que separamos para você!

 

  • Planilhas de fluxo de caixa

Essa é uma das planilhas de nossa lista ideais para organizar as finanças da empresa, pois você pode cadastrar recebimentos, fazer a gestão de pagamentos e acompanhar o fluxo de caixa periodicamente.

Na Planilha de Fluxo de Caixa gratuita da Confere você terá:

  • Instruções: todos os pontos para você explorar ao máximo a sua planilha gratuita de Fluxo de Caixa;
  • Recebimentos e pagamentos: tabela para cadastrar todas as entradas e saídas do seu negócio com data, histórico, conta, receita, despesa e status;
  • Diário e Mensal: visualização do caixa com os valores previstos e realizados por dia (no caso do diário) e por semana (no caso do mensal);
  • 1º e 2º semestre: total em caixa dos dois semestres do ano, com total de entradas e saídas, saldo anterior, saldo acumulado, empréstimos e saldo final.
  • Planilha para Fechamento Mensal

Com a planilha para fechamento mensal, você vai conseguir realizar seu fechamento de caixa todos os meses e acompanhar tranquilamente o rendimento do seu negócio.

Para comerciantes que vendem pelo Mercado Livre e outros Marketplaces, basta inserir seus dados e calcular seu ticket médio nestas plataformas também.

O que você vai encontrar na Planilha para Fechamento Mensal:

  • Introdução: nesta aba você vai encontrar instruções de uso e descobrir como pode criar uma loja virtual gratuita e sem mensalidade;
  • Vendas: insira valores de suas vendas em loja virtual e marketplaces;
  • Custo em mídia paga: acompanhe seus gastos de investimento em tráfego pago no Facebook, Instagram, Google Ads e mais;
  • Gráfico: visualize melhor o rendimento da sua empresa e saiba onde pode investir e onde deve cortar custos.
  • Planilha de Controle de Vendas

Na planilha de controle de vendas, você vai conseguir controlar todas as vendas – incluindo dados de vendas em cartão à vista e parceladas – e fazer um controle mensal.

Nela, é possível cadastrar vendas realizadas no seu negócio com número de pedido, quantidade, produto, preço unitário, data de venda e data de entrega.

Veja o que mais você vai encontrar:

  • Instruções: passo a passo de como alimentar e tirar grande proveito da sua planilha de controle de vendas.
  • Tabela de cadastro de vendas: cadastre cada venda realizada com todos os dados necessários para realizar o melhor controle possível.
  • Tabela de financeiro: cadastrar todas as vendas feitas em cartão e incluir dados de cada parcela.
  • Abas com todos os meses do ano: mantenha um controle de vendas centralizado do ano inteiro.
  • Tecnologia para gestão de Fluxo de Caixa 

Principalmente se você tem um negócio em fase de crescimento, já não é possível abrir mão da tecnologia.

E nossa ferramenta de fluxo de caixa de se conectar diretamente com todas as suas maquininhas de cartão, atualizando diariamente os dados de todas as vendas.

Você também pode cadastrar lançamentos e categorizar cada entrada e/ou saída de forma simples, de acordo com a empresa.

Além disso, é possível filtrar períodos específicos para fazer análise de seu caixa e visualizar o fluxo de recebimentos e despesas por semana ou mês.

Ou seja: por meio da ferramenta da Confere, o controle de vendas será muito mais minucioso e, o melhor, automatizado!

Veja outras vantagens dessa ferramenta inovadora:

  • Controle seu fluxo de caixa com categorias próprias do seu negócio;
  • Acompanhe vendas e despesas administrando contas a pagar e receber;
  • Tenha a sinalização de quando cada parcela de venda vai cair na sua conta;
  • Aproveite também um fluxo de caixa com cálculo automático dos principais indicadores financeiros;
  • Conte com a centralização dos dados de todas as suas vendas em qualquer meio de pagamento.

Acompanhar corretamente os principais indicadores do seu negócio faz parte do conjunto de práticas de um bom controle financeiro.

A Confere calcula automaticamente esses indicadores para você pela ferramenta de fluxo de caixa. 

Assim, você saberá os resultados com vendas, custos variáveis, despesas fixas, investimentos operacionais e entradas e saídas não-operacionais: ou seja, um controle de toda a sua área financeira de modo simples e efetivo!

As vendas também aparecem detalhadas com data, descrição, forma de pagamento, bandeira, tipo, quantidade de parcelas e valor total. 

Isso facilita a verificação uma por uma quando esses valores forem recebidos.

Você também pode cadastrar todas as suas contas a pagar e alterar o status para acompanhar se sua empresa está arcando com suas obrigações financeiras.

 

  • Controle automatizado e conferência das máquinas de cartões

Muitos lojistas desconhecem ou não controlam o valor das taxas das transações por bandeira e operadora e acabam descuidando desse passo.

No entanto, a conciliação de cartões é um dos passos mais importantes, pois as taxas cobradas influenciam no preço final do produto e no fechamento do caixa.

E, muitas vezes, elas são cobradas sem que o empreendedor tenha conhecimento disso.

Por exemplo, a adquirente é contratada por uma taxa de 3% na transação, mas, foram descontados 3,5%. 

Sem uma conciliação de cartões rotineira, esse valor pode passar despercebido. Por isso, é importante comparar o valor recebido com o valor previsto para conferir a taxa.

A automação de processos é um passo importante para você deixar as operações da sua empresa mais eficientes, e controlar as contas a receber.

A Confere Cartões disponibiliza, nesse sentido, uma ferramenta completa que sincroniza diariamente todos os dados das suas maquininhas, tanto das vendas quanto dos recebimentos.

Em um único lugar, é possível visualizar as suas informações de vendas com cartões de todas as suas máquinas e de todos os CNPJs.

Se você trabalha com uma, duas, três ou mais maquininhas, tudo bem! Nós centralizamos todas as informações de vendas na mesma plataforma.

Os recebimentos líquidos e previsões são comparados com extrato bancário, verificando se de fato tudo foi pago corretamente pelas operadoras de cartão.

Fora isso, pode-se cadastrar as taxas acordadas com cada operadora, e automaticamente o sistema calcula se o valor aplicado está correto.

Por fim, relatórios de recebimentos, vendas, cancelamentos e chargebacks, antecipações, taxas, despesas e ajustes podem ser exportados.

Essas operações também podem ser filtradas por estabelecimento, caso tenha mais de um na plataforma. 

Selecione período, operadora, bandeira, dados bancários ou o tipo de transação que desejar.

Temos certeza que, com isso, o controle de suas vendas parceladas ou à vista via cartões e realidade financeira da empresa será muito mais eficiente!

Conclusão

Recapitulando: a administração financeira envolve a análise de todo o contexto financeiro de uma empresa, desde suas entradas, saídas e potenciais faturamentos aos gastos do dia a dia. 

Com uma boa análise, é possível prever, por exemplo, quanto é preciso vender para manter a viabilidade econômica de um negócio ou mesmo desenhar estratégias de crescimento.

Deste modo, o gestor consegue elaborar ações que darão suporte às decisões tomadas no planejamento, reduzir custos, precificar melhor os produtos e fazer da administração financeira eficiente um caminho para o sucesso!

 

Este texto foi atualizado por João Barros.