A importância da automação de processos para o controle financeiro das PMEs

Por Miriam Barros

A tecnologia se torna, cada vez mais, presente em nossa rotina. Essa presença transforma a tecnologia em uma potência utilizada, na maioria das vezes, com o intuito de facilitar o dia a dia das pessoas.

Ela se apresenta em diversas atividades comuns: pedir um "táxi", pedir comida, organizar tarefas, se comunicar com outras pessoas... Tudo isso se transformou a medida em que a tecnologia se tornou, cada vez mais, parte de nossas vidas.

Não é só no âmbito pessoal que o impacto dessa transformação acontece. Bons empreendedores sabem muito bem que, para que uma empresa se mantenha alinhada com as transformações sociais e do mercado que se inserem, ela deve ceder às inovações.

Uma forma de inovar e usufruir de diversas vantagens dessa facilitação promovida pela tecnologia é a automação de processos. Quando uma empresa se dedica a automatizar suas tarefas internas, isso reflete a preocupação de uma gestão que busca inovar e caminhar de acordo com as mudanças proporcionadas pelos meios digitais.

A automação de processos permeia por diversos âmbitos de uma empresa: análise de dados, controle financeiro, armazenamento de informações, maquinaria etc.

Apesar de ser uma prática voltada para facilitar os processos internos, todos os elementos que constituem uma empresa saem ganhando com a automação de processos. Funcionários, clientes, fornecedores: todos vão usufruir das facilidades proporcionadas pela adoção dessa prática.

Isso porque, com a automação de processos, os custos operacionais diminuem, a eficiência e concisão dos trabalhos aumenta e as equipes e colaboradores se desgastam menos com tarefas que, anteriormente, levavam mais tempo e eram mais complexas de serem realizadas.

A automação de processos, então, garante uma melhoria grande na execução das atividades da empresa, por trazer consigo a inovação e tecnologia como pilares da transformação da rotina da empresa. 

Continue lendo este artigo para saber quais são as vantagens da adoção da automação de processos e por que ela é importante para um impacto positivo no controle financeiro de qualquer empresa!

Nova call to action

Afinal, o que é automação de processos?

A automação de processos nada mais é do que a adoção da tecnologia ao dia a dia das empresas, que são afetadas nos mais diversos âmbitos. Com a automação, todos saem ganhando: gestores, líderes, colaboradores e funcionários.

A automação de processos torna a realização das tarefas internas de uma empresa muito mais eficiente e atua em atividades que envolvem uma burocracia elevada e ações repetitivas, que podem ser facilmente automatizadas. Ao automatizá-las, elas são executadas de forma mais rápida, assertiva e menos desgastante para os envolvidos no processo.

De forma resumida, a adoção da automação de processos tem como maior objetivo simplificar e acelerar as tarefas e atividades de uma empresa. O resultado são decisões mais assertivas, dados mais concisos, menos erros humanos e ganho de produtividade para todos!

A importância da automação de processos no controle financeiro de uma empresa

Muitas empresas nascem e fecham as portas antes de completarem 2 anos de atividade. Isso se dá por uma série de fatores, mas um dos principais é a falta de eficiência no controle financeiro.

Muitas tarefas de acompanhamento financeiro como conciliação bancária, controle de vendas em cartão, gestão de fluxo de caixa e capital de giro acabam sendo tarefas morosas e que tomam bastante tempo dos gestores, caso sejam realizadas de forma manual, na base de anotações em planilhas ou cadernos.

Sabemos, contudo, que elas precisam ser feitas. Nenhuma empresa consegue sobreviver sem realizar o devido controle de suas finanças para saber, principalmente, se as estratégias estão de fato rendendo bons frutos para o crescimento do negócio.

O controle financeiro eficaz promove tomadas de decisões concretas, que resultam em possibilidades de investimento e crescimento realmente palpáveis. Porém, quando esse controle é realizado de formas arcaicas, a chance de cometer erros humanos no processo existem, e as consequências destes erros podem ser prejuízos que a empresa não contava com a possibilidade de ter que lidar.

Para empresas menores, esses prejuízos podem, muitas vezes, ser fatais. Por isso, é de extrema importância que a margem de erro para estes processos seja a menor possível. Assim, o controle financeiro se torna sólido e possibilita que a empresa possa se manter de forma saudável no mercado.

 

Maquininhas Demo

As vantagens da automação de processos

Como já comentamos, a automação de processos é uma estratégia que, ao ser adotada por qualquer empresa, traz diversos benefícios para seus fluxos internos. Agora chegou a hora de citar alguns para que você compreenda a importância de automatizar processos!

 

1 - Inovação

O mercado é acirrado e diariamente exige que as empresas busquem destaque para poderem sobreviver em meio à guerra dos negócios. Empresas que se reinventam e buscam constantemente a inovação com o intuito de explorar novas estratégias que são possíveis com o apoio da tecnologia.

A automação, neste caso, faz parte desse processo inovativo que as empresas tomam para si e acaba entregando soluções e facilidades que se alinham com a dinâmica do mercado atual: rápido, mutável e dinâmico.

Empresas que possuem a inovação como uma constante em seus processos costumam ser bem vistas pelos consumidores, visto que a tecnologia facilita não só as atividades internas como a experiência externa com a marca.

 

2 - Redução de custos

Algumas empresas têm resistência para implementar a automação de processos por achar que é uma ação que custa caro para o negócio. Por falta de recursos, preferem continuar realizando atividades de forma manual, burocrática e lenta. 

É importante encarar a automação de processos como um investimento na empresa. A partir dela, a redução de custos operacionais é evidente. Além disso, a mão de obra pode ser reduzida devido à eficácia dos sistemas utilizados, o que permite uma gestão mais assertiva.

Por isso, sugerimos que o gestor e os empreendedores estudem as consequências a médio e longo prazo da adoção da automação de processos, pois os gastos despendidos no início certamente serão recuperados em períodos futuros.

 

3 - Eficiência

A automação de processos garante a diminuição drástica de falhas recorrentes de desatenção humana. Por consequência, os processos tornam-se mais consistentes. 

Estes erros humanos, normalmente, são provenientes da realização de tarefas repetitivas e morosas, de forma arcaica, junto à desmotivação por ainda ser realizada de forma pouco produtiva e eficiente.

Os sistemas de gestão auxiliam na redução do número de processos manuais e lentos dentro da empresa, eliminando elementos como planilhas e formulários, deixando isso a cargo de um software ou plataforma que seja construído e codificado para realizar tais tarefas com precisão.

 

4 - Qualidade dos processos

Existem tarefas em que o toque humano faz toda a diferença, de forma positiva. Porém, algumas outras são muito mais bem realizadas por máquinas e sistemas.

Alguns processos burocráticos fazem parte dessa fatia de atividades que acabam sendo muito mais bem realizadas por um sistema. Planilhas, estatísticas e alguns relatórios tendem a ser mais eficientes quando são automatizados.

O consumidor passa, também, a ter mais confiança em marcas que automatizam abertamente seus processos, pois confiam na força da modernidade.

 

5 - Produtividade 

O aumento da produtividade é uma consequência óbvia da automação, pois a economia de tempo e mão de obra são claras em todos os processos que passam a ser realizadas de forma automatizada.

Alguns exemplos de soluções voltadas para essa facilitação são sistemas de gestão, ERPs, CRMs, entre outras plataformas voltadas para facilitar e transformar tarefas que eram complexas em trabalhos mais simples e precisos.

Isso garante mais dedicação a outros processos que não podem ser automatizados, garantindo a produtividade de equipes que estão voltando suas forças para questões que realmente necessita delas.

 

6 - Integração entre processos

Organização é algo que faz parte da lógica dos sistemas automatizados. Por isso, a empresa acaba tendo acesso a dados mais sólidos e possui mais controle em relação a todos os processos internos.

O melhor de tudo é que é possível integrar diversas áreas em um sistema, o que gera mais fluidez para todos os processos internos da empresa, garantindo que o fluxo produtivo não seja interrompido por falta de comunicação entre os setores. Todos têm acesso aos mesmos dados dentro dos sistemas ou plataformas.

 

7 - Acompanhamento fácil das atividades

Já comentamos que a organização anda de mãos dadas com a automação. Ou seja, é fácil para todos conhecerem todos os processos. Afinal, quando pensamos em um sistema de gestão, imaginamos que todas as tarefas que estão sendo executadas por este serviço, estão reunidas em um único lugar.

Por isso, é mais fácil acompanhar cada etapa dos processos internos da empresa. O acompanhamento das operações se torna mais simples e de fácil acesso.

O resultado é um ganho de tempo enorme que seria gasto na tentativa de acessar os dados desejados que estariam dispostos em diversos espaços distintos. Quem ganha tempo, toma decisões mais ágeis e precisas!

 

8 - Facilidade para identificar falhas

Por consequência da organização dos processos, fica mais fácil de mapear e identificar falhas no fluxo de atividades da empresa. A correção, assim, pode ser feita de forma rápida, o que evita possíveis prejuízos.

Essa rapidez, concisão e integração entre as áreas são base para que os gestores, líderes e empresários consigam atingir um nível de eficiência muito maior com seus trabalhos.

Por reunir dados e fluxos em um lugar com fácil acesso, os sistemas automatizados evitam que a equipe perca tempo criando hipóteses baseadas em dados subjetivos e, muitas vezes, inconsistentes. 

Chegou a hora de automatizar!

Após essa longa leitura, acredito que agora você tenha consciência dos benefícios que a automação de processos pode trazer para a sua empresa.

Em um mercado competitivo, se reinventar e buscar a inovação constante faz parte das estratégias de empresas bem sucedidas. O impacto da adoção da tecnologia nos processos internos entrega uma melhor prestação de serviços e um ótimo desempenho para todas as equipes do seu negócio.

Por isso, se você ainda não automatizou os processos de sua empresa, talvez a hora tenha chegado. Comece a pesquisar possíveis soluções e encontre a ideal para o seu negócio!

 

Nova call to action