Certificado digital: o guia completo com informações para a sua carteira de clientes!

Por Miriam Barros

O uso do Certificado Digital é cada vez mais recorrente na rotina do contador. Os benefícios dessa adoção são muitos: reduz burocracia, otimiza diversos procedimentos que anteriormente eram feitos de forma física e presencial, agiliza o relacionamento com o cliente e, principalmente, economiza tempo que seria dedicado a tarefas que não precisariam ser tão penosas.

Sabemos que, muitas vezes, as idas aos órgãos públicos tomam muito tempo que poderia ser utilizado com outros afazeres que ainda não foram digitalizados. Por isso, quase sempre é interessante optar por processos digitais que costumam ser mais rápidos e práticos.

Muitos clientes, contudo, não entendem o que é a Certificação Digital. O intuito deste texto é trazer informações que vão te auxiliar a explicar de forma mais clara sobre o que se trata este produto. Vamos lá? #ConfereAi!

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Afinal, o que é Certificado Digital?

O certificado digital é um arquivo que pode ser armazenado tanto no computador (tipo A1) ou em uma mídia externa (tipo A3). Este documento reúne os dados do titular e vai servir como uma identidade digital na internet. Este documento serve para pessoas físicas (e-CPF) e jurídicas (e-CNPJ).

Este certificado digital garante que todos os documentos assinados com ele possuam validade jurídica e, portanto, são autenticados. Por isso, este documento pode ser utilizado para transações com a eSocial, Receita Federal e também pode ser usado para emitir Notas Fiscais eletrônicas, sem necessitar de papel.

Existem alguns modelos de certificados digitais. Entre eles, os mais utilizados e conhecidos são o Certificado Digital e-CPF, que é voltado para pessoa física, e o Certificado Digital e-CNPJ, que é utilizado para empresas.

O certificado de pessoa física funciona como uma identidade virtual, como um RG. Ele reúne diversos dados do titular, como o número do RG, CPF, CEI e o título de eleitor.

Já o certificado para pessoa jurídica funciona da mesma forma, mas como uma identidade digital para empresas, que deve ser emitido apenas pelo seu representante legal, diretamente na Receita Federal.

Para que serve o Certificado digital?

O certificado digital representa a identidade do portador. Ele garante confidencialidade, é autêntico e utilizado nas transações comerciais e financeiras. Este certificado é seguro e todas as informações contidas nele são mantidas em sigilo.

O certificado digital permite assinar contratos e procurações digitais, enviar informações da Guia de Recolhimento do FGTS, emitir notas fiscais eletrônicas, enviar informações à Previdência Social (GFIP) através do sistema eSocial, acessar serviços do e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) etc.

Estes trâmites, em outro momento, precisavam ser realizados presencialmente. A papelada era enorme e agora é possível realizar estes procedimentos pela internet, através do Certificado Digital.

 

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Mais sobre o Certificado Digital A3

Os Certificados Digitais A3 são armazenados em mídia, que é um dispositivo portátil com a funcionalidade de guardar o seu Certificado Digital.

Para acessá-lo, é necessário inserir uma senha pessoal (PIN), que é escolhida pelo titular do documento na hora de emitir o Certificado Digital.

Existem casos de esquecimento ou perda do PIN. Para estes momentos, o titular pode desbloquear a mídia através de uma senha PUK, que é criada na mesma hora em que o titular escolhe a senha PIN.

Estes certificados possuem validade de até 3 anos.

Atualmente, a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) utiliza dois tipos de mídia:

- Smart card: cartão com chip bastante parecido com cartões de banco. É preciso de um aparelho leitor para que funcione.

- Token: parecido com um pendrive. Para utilizar, basta inserir direto em uma porta USB de qualquer computador com acesso à internet.

A validade do certificado digital

As tecnologias evoluem constantemente e, junto a ela, evoluem também os dispositivos tecnológicos que utilizamos em nossa rotina.

Por isso, o Certificado Digital precisa ser atualizado também, para que o titular tenha total segurança dos seus dados e processos.

Para o certificado tipo A1, a validade é de um ano. Para certificados tipo A3, a validade é de dois a três anos.

Como adquirir o Certificado Digital?

O Certificado Digital é emitido baseando-se nas regras e procedimentos estabelecidos pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Estes procedimentos são supervisionados pelo ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação). O ITI possui entidades credenciadas que se responsabilizam pela emissão dos Certificados Digitais, chamadas Autoridades Certificadoras (AC).

Para adquirir o Certificado Digital, a compra pode ser feita de duas formas: online ou por telefone com uma das Autoridades Certificadoras. Existe a possibilidade de fazer a compra com um representante credenciado, conhecido como Autoridade de Registro (AR).

É necessário realizar uma validação presencial para seguir com o procedimento. Para isto, o solicitante deve ir até uma instalação da AR, com documentos originais de identificação em mãos (seja de pessoa física ou jurídica).

Esta validação presencial serve, principalmente, para confrontar a veracidade dos dados apresentados pelo solicitante, a fim de evitar fraudes. Essa etapa não pode ser ignorada e o certificado só será emitido após o solicitante passar por ela.

O custo para emitir o seu Certificado Digital varia de acordo com a empresa certificadora que está à frente do processo. Algumas variáveis são o tipo e o período de validade do certificado. O ITI não regula estes valores.

Documentação necessária

e-CPF - Pessoas físicas

Requisitos:

- Presença física do titular do CPF,

- Apresentar documentos originais.

 

Documentos:

- Documento de identidade com fé pública em bom estado. A foto deve permitir a identificação do titular;

- CPF - dispensável se constar no documento de identidade;

- Identificação social (PIS, Pasep ou NIT) - obrigatório para Conectividade Social

- Cadastro Específico do INSS-CEI - OBRIGATÓRIO para Conectividade Social

- Permitida a inclusão de apenas um número de CEI por e-CPF;

- Título de eleitor, se informado no certificado.

 

Documentos de identidade aceitos com fé pública:

- Carteira emitida pela Secretaria da Segurança Pública;

- Carteira emitida por órgãos criados por lei federal, como: OAB, CRC, CRM, CRO e CREA;

- Carteira Nacional de Habilitação;

- Registro Nacional de Estrangeiros;

- Passaporte;

 

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e-CNPJ - Pessoas jurídicas:

Requisitos:

- Presença física do responsável pelo CNPJ conforme cláusula administrativa do contrato social. Estritamente necessária a presença do responsável que possua o CPF vinculado ao CNPJ da empresa na Receita Federal.

- Apresentar documentos originais que estejam registrados nos órgãos competentes.

 

Documentos:

[Relativos à pessoa jurídica]

- Documento oficial de constituição da empresa (contrato social, requerimento de empresário e todas as alterações. Em casos de alteração consolidada, somente esta e as posteriores);

- Documento com chancela digital só poderá ser aceito se houver a possibilidade de validação no site do órgão registrador;

- Cartão do CNPJ;

- Cadastro Específico do INSS (CEI) – opcional

- Documento de identidade com fé pública em bom estado e que a foto permita a identificação do titular;

- CPF - dispensável se constar no documento de identidade

 

[Relativo ao responsável: mesma pessoa no cadastro da RFB]

- Documento de identidade com fé pública em bom estado e que a foto permita a identificação do titular;

- CPF - dispensável se constar no documento de identidade;

 

Aceita-se como documento de identidade com fé pública:

- Carteira emitida pela Secretaria da Segurança Pública;

- Carteira emitida por órgãos criados por lei federal, controladores do exercício profissional, tais como: OAB, CRC, CRM, CRO e CREA;

- Carteira Nacional de Habilitação;

- Registro Nacional de Estrangeiros;

- Passaporte;

Fonte: Safeweb

Como tornar sua rotina de contador mais prática

As atividades do contador são inúmeras e esta publicação aborda apenas um dos diversos conceitos utilizados dentro da área.

Sabemos que quanto maior a carteira de clientes do contador, mais responsabilidades e demandas ele terá. 

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