Checklist da Conciliação: 6 passos para não esquecer!

Por Miriam Barros

 

Existem diversas tarefas que fazem parte da rotina de empresas que buscam alcançar um bom controle financeiro.

Acompanhamento de fluxo de caixa e gestão de estoque, por exemplo, são algumas dessas tarefas.

A conciliação faz parte desse conjunto de atividades essenciais para que uma empresa possa, de fato, ter controle sobre tudo o que foi vendido internamente e se o valor das vendas foi, de fato, recebido.

Nesse artigo, nos dedicamos a destrinchar um checklist que criamos anteriormente para facilitar o processo de conciliação das empresas. Assim, você pode revisitar esse artigo ou o nosso checklist quantas vezes for necessário! Vamos lá?

Fluxo de Caixa Confere

1º passo: consolidar todas as vendas do mês

A primeira etapa consiste em reunir todas as vendas realizadas no mês. Se você possui um contador ou financeiro, é necessário enviar o resultado dessa consolidação para estes setores.

É de extrema importância tomar cuidado para não deixar passar nenhuma venda. Só assim é possível ter uma visão exata do que a sua empresa tem para receber. 

Uma boa tática é comparar o volume de vendas com meses anteriores e ver se sua empresa está vendendo mais no período vigente.

Lembre-se de sempre analisar essa situação com cautela. Muitas vezes, as empresas vendem menos em períodos específicos por trabalharem com produtos sazonais e também podem ser afetadas por cenários externos, como é o caso, por exemplo, da pandemia gerada pelo novo coronavírus Covid-19.

2º passo: validar as taxas aplicadas em cada transação

Se você vende com cartões, sabe que taxas diferentes são acordadas com cada operadora, para cada modalidade de pagamento (débito, crédito à vista e crédito parcelado).

É de extrema importância ter essas taxas registradas em algum lugar que seja de controle pessoal, para que você possa validar se elas estão sendo cobradas de forma correta.

Na Confere é muito comum nos depararmos com lojistas que são prejudicados por taxas abusivas sem saberem.

Por isso, fornecemos um espaço em nossa plataforma para que cada cliente cadastre suas taxas acordadas com cada operadora. Assim, nosso sistema garante que as taxas aplicadas foram corretas.

Caso uma taxa seja aplicada de forma indevida, o lojista sabe com tempo hábil para poder entrar em contato com sua operadora de cartão e ser ressarcido pela cobrança errada. Veja como funciona o nosso cadastro de taxas nesse vídeo:

 

Maquininhas Demo

3º passo: conciliação bancária

É necessário comparar o seu extrato bancário e ver se você, de fato, recebeu por tudo o que vendeu.

Esse processo se chama conciliação bancária e nós já escrevemos diversos artigos sobre essa tarefa, sua importância e como realizá-la de forma adequada.

A Confere também oferece essa modalidade de conferência: basta o lojista importar o extrato bancário em formato OFX em nossa plataforma e já conseguimos ver se tudo o que ele deveria receber foi de fato pago pela operadora de cartão!

4º passo: checar se houve antecipação de recebíveis

Algumas operadoras de cartão fecham contrato com lojistas com antecipação automática sem que eles saibam.

Essa antecipação automática é vendida de diversas formas sem que o nome "antecipação" seja de fato utilizado, e, por isso, muitos não sabem onde estão se metendo.

Quando uma operadora de cartão afirma que você recebe por suas vendas a crédito em 1 dia, significa que automaticamente você está antecipando todas as suas vendas.

O prazo de recebimento vendas a crédito, seja à vista ou parcelado, é de 30 dias. Abaixo disso, as taxas costumam ser abusivas para diversos lojistas.

Sempre deixamos claro que antecipação de recebíveis não é um recurso ruim de se fazer, desde que o cenário permita ou exija isso.

Antecipar vendas pode custar caro no futuro, mas, se a sua empresa precisa de capital de giro no momento atual, é uma saída a ser considerada.

Em resumo, a antecipação deve ser feita após estudar cautelosamente o cenário em que sua empresa se encontra, sem deixar ela sem capital para quitar as contas necessárias do mês seguinte.

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5º passo: verificar os valores de ajustes e aluguéis de maquininhas

Outra cobrança que afeta muitos lojistas sem que eles percebam são as cobranças de aluguel de maquininha e ajustes realizadas pelas operadoras.

Tenha registrado todos os acordos feitos com cada operadora de cartão, pois os casos de clientes lesados por esse "erro" de cobrança são inúmeros.

Existem maquininhas que não cobram aluguel: uma vez paga, ela é sua. Essa pode ser uma forma de cortar um dos valores recorrentes a se acompanhar em sua empresa.

6º passo: conferir vendas dos portais com o seu sistema de gestão

Para realizar a conciliação, sabemos que são necessárias duas fontes de informação, afinal, é um comparativo a ser feito.

Caso você possua um sistema de gestão, será necessário conferir cada venda registrada no portal de cada operadora de cartão que você utiliza com o que o seu sistema deu baixa. Essa é uma forma minimamente automatizada, visto que muitas pessoas fazem esse controle manualmente.

Ainda assim, para alguns negócios, são muitos os portais de operadoras a serem visitados e isso pode tomar um tempo grande do responsável por essa conferência.

Na Confere, você consolida as informações dos portais de todas as maquininhas em um só lugar. Isso já facilita o seu trabalho, mas não paramos por aí: também fazemos integração com sistemas de gestão. Assim, tudo é feito de forma automática e cruzamos as informações de seus portais com o seu sistema de caixa. Magnífico, sim ou claro? :)

Ferramenta GRÁTIS de Fluxo de Caixa e Conciliação Bancária

Você chegou aqui, certamente, em busca de uma melhoria na sua rotina de controle financeiro. Uma das tarefas essenciais para isso é o controle de fluxo de caixa, que muitas pessoas ainda realizam por meio de planilhas.

Porém, por mais que as planilhas sejam ferramentas que podem quebrar um bom galho na sua rotina financeira, elas ainda estão passíveis de erros, além de tomarem muito tempo de quem precisa atualizá-las constantemente.

Pensando nisso, nós da Confere criamos uma ferramenta totalmente gratuita para que você possa controlar o seu fluxo de caixa de forma segura e sem dificuldades! 

Na ferramenta, você vai ter uma visão completa das entradas e saídas da sua empresa. Você poderá visualizá-las por dia ou mês.

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Você pode importar o seu extrato bancário na plataforma. Os dados de entradas e saídas serão automaticamente carregados e você poderá categorizar cada uma delas, para saber exatamente de que se trata cada lançamento.

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Você também pode cadastrar entradas e saídas de forma manual, ao inserir a data do recebimento, conta, categoria, título, valor do lançamento e uma breve descrição. Isso vai te ajudar a visualizar melhor o que cada movimentação indica!

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Também é possível cadastrar suas contas bancárias na plataforma. Basta preencher os dados do banco, agência, conta, saldo inicial, data do saldo inicial e de qual estabelecimento aquela conta é. Nós não temos acesso a sua conta, os dados são apenas para seu controle pessoal.

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A plataforma é totalmente gratuita e ideal para pequenas/médias empresas e contadores/assessores financeiros que desejam otimizar a sua rotina de trabalho! Para acessá-la, basta preencher o formulário dessa página e concluir o seu cadastro na ferramenta!

Conclusão

Agora que você já sabe quais são os passos necessários para realizar a conciliação dentro da sua empresa, basta sentar e pensar em qual a periodicidade que isso deve ser feito. Diariamente? Semanalmente? A cada mês? Fica a seu critério, pois cada empresa funciona de uma forma. ;)

Aqui está o nosso checklist de forma visual, para você salvar e revisitar quando quiser!

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