Como controlar vendas no cartão de crédito: tudo o que você precisa saber!

Por Ricardo Cici

Ahhh como seria bom se o ambiente brasileiro fosse mais fácil não é mesmo? Cálculo de imposto pra cá, contas, taxas e alíquotas pra lá...

Como se não bastasse termos que controlar o que nossa empresa tem que pagar, é cada vez mais importante controlarmos o recebimentos também (e depois ainda dizem que ganhar dinheiro é fácil, rs!).

Se você vende com cartão de crédito frequentemente se depara com o dilema:

  • Quanto eu tenho pra receber hoje?
  • E nesse mês?
  • Será que tudo que eu vendo efetivamente entrou na minha conta? E quando?
  • As taxas das operadoras, elas estão todas corretas?

nazare

E se você usa “dinheiro vivo” nas compras do seu dia a dia? Se a sua resposta foi afirmativa, saiba que você é um dos últimos dos moicanos!

Hoje, por questões que envolvem desde a segurança até a praticidade, o uso de cartões de crédito e débito é cada vez mais comum.

Para se ter uma ideia, a Abecs (Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços), projeta um crescimento de 6,5% neste modelo de transação para 2017.

Neste sentido, disponibilizar opções de pagamento com cartão no seu estabelecimento é mais do que obrigatório nos dias de hoje.

Por isso, é necessário também manter um controle eficiente dos seus recebimentos com cartão e pagamentos através desta modalidade.

Neste artigo, vamos lhe explicar como fazer uma conciliação de cartões eficiente, visando aprimorar as rotinas do seu negócio. Acompanhe!

 

controle de cartões

Neste post, você vai ver:

O que é conciliação de cartões? Qual a importância no negócio?

Para que um empreendimento atinja um equilíbrio que lhe permita conquistar espaço em seu mercado e crescer de modo sustentável, todas as áreas da empresa precisam contar com um gerenciamento de qualidade.

No plano financeiro, o aumento do volume de vendas por meio de cartões exige dos negócios, consequentemente, um maior rigor no controle dos pagamentos e recebimentos via cartão.

Isso quer dizer que gerir tais entradas “à moda antiga”, ou seja, manualmente, com o acúmulo de filipetas e planilhas impressas é cada vez mais difícil.

Métodos manuais muitas vezes acabam favorecendo o retrabalho e as imprecisões no gerenciamento das vendas por meio de cartões de crédito e débito.

Depois de horas fazendo as planilhas ainda vêm aquela dúvida:

Será que tudo que eu fiz está realmente correto? Vou pegar uma amostra para analisar...

Tendo em vista a importância deste controle, o gestor financeiro deve fazer uso de processos e ferramentas que tragam maior agilidade, segurança e possibilitem uma melhora na projeção dos recebimentos futuros.

A seguir, demonstraremos as etapas essenciais que você deve levar em conta na hora conciliar pagamentos por meio de cartão.

Como fazer conciliação de cartões?

Antes de tudo, é necessário decidir de qual forma será feito o controle de conciliação de cartões. Os dois jeitos mais comuns de se realizar o controle são através de:

 

Vantagens e desvantagens de uma planilha de controle de cartão de crédito

A planilha possui pontos positivos como a ausência de custo (afinal, é só criar uma planilha!) e a rapidez para começar um controle inicial.

Além disso, o Excel tem a facilidade de ser conhecido por quase todo mundo, então todo mundo consegue lidar com ela.

As desvantagens de uma planilha é que é necessário colocar os dados todos os dias para que a planilha esteja em dia.

Além disso, dependendo do volume de vendas e do número de operadoras de cartão de crédito, gasta-se muito tempo apenas entrando nos portais das operadoras, colocando os dados na planilha e depois criando as fórmulas com as previsões de recebimentos e também com a checagem de taxas.

Por último, ainda há a necessidade de conferir no extrato bancário se a planilha está de acordo com o que entrou no banco e, caso haja alguma divergência, é muito difícil saber exatamente onde está o problema.

Isso porque as causas podem ter sido diversas (desde eventos como antecipações, cancelamentos de vendas, como pagamentos não efetuados ou até mesmo erros manuais na montagem da planilha.)

 

Vantagens e desvantagens de um sistema de conciliação de cartão de crédito

Os pontos positivos de um sistema automatizado para controle de vendas com cartões é a automação do processo de ponta a ponta - ou seja, a conferência de todas as transações realizadas desde a hora da venda até a entrada no banco.

Dessa forma, caso tenha qualquer tipo de divergência, seja transação não processada, divergência de taxa, pagamento postergado / não realizado, é possível saber exatamente quais foram as transações afetadas.

Além disso, os conciliadores de cartão de crédito integram automaticamente com as operadoras e sincronizam diariamente todos os dados das operadoras (tanto de vendas e pagamentos).

Dessa forma, não é necessário colocar manualmente os dados no sistema, já que ele está sempre atualizado.

E, por último, os conciliadores de cartão também confrontam com o extrato bancário se os recebimentos efetivamente entraram na conta, reduzindo o tempo para conferência dos cartões que manualmente pode ser de horas, para minutos.

As desvantagens são o custo, já que não existe conciliador grátis no mercado, e o tempo para ativação da integração automática - as operadoras de cartão levam um certo tempo para começar a enviar os arquivos para os conciliadores.

Entretanto, com o avanço da tecnologia, já é possível encontrar conciliadores de cartão com preços bem acessíveis para pequenas empresas - diferente de 3~5 anos atrás.

Implementando a conciliação dos pagamentos em cartões de débito e crédito

Chegou o momento de abordarmos como fazer uma conciliação de cartão de crédito e débito propriamente. Tal processo envolve quatro pontos principais:

  • Cadastro dos tipos de recebimento;
  • Registro dos recebimentos;
  • Análise das bandeiras de cartões;
  • Dimensionamento dos ganhos.

Além destas questões, alguns fatores complementares podem lhe auxiliar a economizar tempo e a profissionalizar o controle das entradas via cartão em sua empresa.

Continue a leitura para entender em detalhes cada uma destas etapas.

 

Cadastrando todos os tipos de recebimento

O plano do cadastro dos tipos de recebimento envolve, basicamente, a listagem de quais opções de pagamento você irá oferecer e através de qual cartão isso será feito.

Hoje o mercado trabalha com as opções de débito à vista, crédito e crédito parcelado à curto ou longo prazo.

A ação de cadastrar seus tipos de pagamento é crucial pois cada cartão conta com diferentes taxas administrativas, de acordo com a operação realizada para a compra. Veja abaixo uma tabela demonstrativa:

Taxas Planilha

(Controle de taxas via Planilha Excel - Clique para ampliar)

 

Taxas Confere

(Registro e controle de taxas via Confere Cartões - Clique para ampliar)

 

Taxas Confere

(Relatório de taxas via Confere Cartões - Clique para ampliar)

 

É importante salientar ainda que o cadastro dos tipos de recebimento é uma etapa pré-venda, posterior a definição do contrato de recebimento.

Há diversas opções de contrato disponíveis no mercado atual (Paypal, PagSeguro, bancos tradicionais etc.) e você deve avaliar qual das opções traz um melhor custo-benefício para você e seu negócio.

 

O registro dos recebimentos em cartões

Após o alinhamento das etapas anteriores às vendas, é preciso lançar ou acompanhar todos os registros de todas as suas entradas provenientes do uso de cartões. Dentre os dados necessários neste registro, dê especial atenção para os seguintes pontos:

  • Data em que venda foi realizada;
  • Valores transacionados;
  • Bandeira do cartão;
  • Operação realizada (débito, crédito, crédito parcelado);
  • Taxa de administração do cartão;
  • Valor líquido recebido.

Caso a operação realizada tenha sido de parcelamento, inclua também:

  • Número de parcelas (caso você disponibilize a opção de parcelamento);
  • Valor parcelado a ser recebido;
  • Data para o pagamento da primeira parcela.

Veja abaixo o exemplo de um registro de pagamento controlando as vendas através de uma planilha gratuita que oferecemos:

Transações Planilha

(Controle de transações via Planilha - Clique para ampliar)

É bem provável que você considere complexa uma tabela como essa quando for analisar as projeções de entrada do seu negócio.

Por isso mesmo, é fundamental contar com uma solução que lhe forneça um controle de todo o fluxo de suas vendas via cartão, organizando tais dados em uma única plataforma e lhe provendo de informações como os resultados mês a mês ou dentro de um específico período.

Vendas Confere

Vendas Confere

(Controle de transações via Confere Cartões - Clique para ampliar)

 

Poder contar com informações como essa lhe permitirá ter uma base mais segura para o controle financeiro de seu negócio de modo integral, possibilitando assim, que você realize, por exemplo, comparativos com suas entradas, saídas e contas a pagar.

 

Planilha Controle de cartões

 

Por dentro das operadoras e bandeiras dos cartões

Outra métrica interessante para realizar uma conciliação eficiente dos cartões de crédito e débito pode ser desenvolvida através da análise dos extratos de cada operadora/bandeira que você disponibiliza como forma de pagamento em seu negócio.

Por meio da Confere, é possível saber exatamente todos os dados referentes as operadoras de cartão que você utiliza, de modo que você possa avaliar, sem erros, o quanto tem a receber com cada uma das administradoras.

Confere

(Controle integrado de Operadoras via Confere Cartões - Clique para ampliar)

 

Dimensione seus recebimentos

Por fim, um bom controle dos recebimentos de cartão de crédito e débito deve incluir, obviamente, um dimensionamento acurado e sem falhas das entradas provenientes destes mesmos cartões.

Só assim, será possível, por exemplo, avaliar quando você precisará antecipar seus recebimentos ou de que modo a disponibilização destas opções de pagamento tem impactado na receita de sua empresa.

Avaliar a projeção de seus recebimentos é objetivo final de qualquer conciliação de cartões e contribuirá para o controle financeiro de seu negócio como um todo.

 

Algumas dicas para otimizar o controle de vendas com cartões

Gostou do que leu até aqui? Então veja o bônus que preparamos, com dicas para você otimizar ainda mais o controle de suas vendas com cartões de crédito e débito.

Monitore as taxas dos cartões

Para evitar qualquer imprecisão no desconto das tarifas cobradas pelas bandeiras de cartão que você oferece como forma de pagamento, não deixe de checar todas as transações realizadas no seu estabelecimento.

Você pode fazer esse processo de duas maneiras:

  1. A mais comum é através de amostragem. Você seleciona dias aleatórios e transações aleatórias do seu estabelecimento e faz o cálculo manual da taxa cobrada. Caso você encontre alguma divergência, é importante saber qual o NSU daquela transação para poder solicitar o ressarcimento junto à sua operadora.
  2. Você pode contar com uma solução automatizada como o Confere para fazer a checagem de todas as suas transações. Dessa forma, você economiza tempo e eficiência ao processo.

Taxas Confere

(Checagem automática de taxas via Confere Cartões - Clique para ampliar)

 

3 motivos para utilizar uma automatização nas conciliações de pagamento

Fazer uma conciliação detalhada como a que propomos aqui seria quase impossível e possivelmente estaria sujeita a erros, caso fosse realizada manualmente.

Por isso, listamos três situações que sinalizam que é o momento correto para optar por uma ferramenta que possa concentrar toda a gestão dos recebimentos e automatizar os processos envolvidos neste gerenciamento:

 

1. Quando você gasta mais que 4 horas para fazer a sua conciliação mensal

Se para você atualizar as suas planilhas de vendas com cartões e fazer a conciliação bancária você demora mais que 4 horas na semana, atenção:

Você pode estar sofrendo do mal de TMCR.

Trabalho Manual Chato e Repetitivo!

Rs, apenas uma brincadeira.

Mas pare para pensar, se toda semana você passar 4 horas (ou mais) para fazer apenas a conferência das informações, são 208 horas no ano que você gasta apenas para se certificar que os dados estão corretos.

São 208 horas que você gasta para fazer a produção do dado, sendo que o certo seria você gastar tempo analisando o resultado e pensando o que você pode fazer para melhorar aqueles resultados!

 

2. Quando você faz a conferência por amostragem

Quando o volume de movimentações financeiras na empresa passa de um certo limite, fica inviável fazer todo o conferimento manualmente.

Qual o comportamento mais comum nessas situações?

Fazer a conciliação por amostragem. Sortear algumas transações em dias aleatórios para fazer o conferimento.

Pare para pensar. Você realmente está seguro daqueles dados ali ou a amostragem é apenas um conforto para aquela situação? Automatizar os dados é a solução.

 

3. Quando você quer aumentar a produtividade da sua equipe financeira

Se na sua empresa você possui funcionários dedicados para fazer este tipo de tarefa, o efeito é o mesmo. Quanto mais tempo eles gastarem com essa tarefa, menos disponíveis estarão para contribuir com outras atividades essenciais para a empresa.

Além do ganho de tempo, você garante mais produtividade ao seu (ou da sua equipe) gerenciamento financeiro.

Dessa forma, ao invés de gastar tempo produzindo os dados, você passará a maior parte do tempo analisando o dado e tomando as decisões estratégicas do negócio.

Utilize a tecnologia a seu favor

Agora que você já sabe como fazer a conciliação de cartões em seu negócio, tenha em mente que a tecnologia e a inovação são aliadas dos empreendedores quando tratamos da otimização de tempo, melhoria nos processos e eliminação de erros.

Tem alguma dúvida? Na sua empresa a realidade também é essa? Comente e nos conte quais os desafios na sua empresa!

ps: Com a Confere Cartões, você pode trazer todos estes ganhos para a conciliação de cartões em sua empresa. Que tal começar hoje mesmo? Entre em contato conosco!

 

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