Conciliação Bancária: o que é, como e por que fazer

Por Miriam Barros

Para manter a saúde financeira da sua empresa em dia, é de extrema importância que algumas ferramentas sejam implementadas em sua rotina.

Já falamos aqui no blog sobre a importância da ferramenta de fluxo de caixa, que acaba sendo primordial e uma fonte riquíssima de dados para outras análises financeiras do seu negócio.

O controle de fluxo de caixa é essencial para fazer registro de todas as entradas e saídas dos caixas da sua empresa. Porém, o trabalho não para por aí. 

É necessário comparar todas essas movimentações com o seu saldo bancário: isso é o que chamamos de conciliação bancária.

É a partir da conciliação bancária que você vai conseguir dar fim a diversas discrepâncias nos valores que, muitas vezes, ocorrem nas empresas.

A conciliação bancária permite que o gestor possa identificar diferenças entre os valores presentes no controle interno e o que de fato existe na conta bancária da empresa.

Essas diferenças são mais comuns do que se imagina e não representam, necessariamente, um desequilíbrio financeiro. Sabemos que é uma tarefa árdua e minuciosa lidar com dinheiro e com tantas operações bancárias em diversos meios de pagamento.

Neste artigo vamos te explicar o conceito de conciliação bancária, suas vantagens e como você pode aplicar da melhor forma na sua empresa!

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O que é Conciliação Bancária

A conciliação bancária é o controle das contas bancárias da empresa.

Ela consiste na conferência do saldo em conta com o extrato das movimentações financeiras realizadas em um período determinado.

Sendo assim, a conciliação bancária sempre necessita de duas fontes de dados: uma é a conta bancária em análise e o outro são os comprovantes de todas as movimentações feitas, seja ele como for (em sistema de gestão, em filipetas, enfim).

Cada empresa possui uma rotina diferente para realizar a conciliação bancária e isso é muito influenciado pelo porte do negócio, visto que dependendo do porte vai haver um número maior ou menor de movimentações financeiras.

Se a sua empresa tiver um fluxo de caixa movimentado, é interessante não acumular tantas movimentações para realizar a conciliação bancária.

Tente fazê-la de forma frequente, para estar em dia com o saldo da empresa.

Através da conciliação bancária você consegue visualizar veradeiros lucros que foram gerados, como também identificar gastos que podem ser cortados.

 

Como registrar movimentações financeiras

Existem diversas formas de registrar as entradas e saídas do seu negócio. Esse registro é de extrema importância, como já falamos, para que a conciliação bancária seja feita.

Se você realiza o registro das entradas e saídas de forma manual, saiba que você já deu o primeiro passo! O importante é registrar.

Porém, à medida que sua empresa cresce, se torna cada vez mais difícil acompanhar tudo isso de forma manual.

Muitas pessoas recorrem às planilhas financeiras, pois existem muitas que facilitam o uso de diversas ferramentas, como é o caso de fluxo de caixa e também de conciliação bancária. 

Utilizar planilha já é mais um passo adiante, visto que o registro das movimentações se torna mais ágil e de melhor visualização para o gestor. 

Ainda assim, planilhas contam com a possibilidade de erro humano na inserção de dados, além de tomarem bastante tempo de quem precisa fazer o cadastro de cada movimentação realizada.

Com o aumento de operações com cartão de débito, crédito, além de outros meios de pagamento como cheques, boletos e outras diversas ferramentas voltadas para pagar e receber fundos, ficou cada vez mais difícil realizar uma gestão financeira eficiente através de planilhas.

Isso porque é muito difícil encontrar uma planilha que faça todas essas tarefas.

Normalmente elas são feitas em diversas planilhas diferentes e o controle se complexifica pela quantidade de arquivos que o gestor precisa fazer para dialogar entre si.

Atualmente existem sistemas financeiros que conseguem unificar todo o seu controle, como é o caso da Confere.

Assim, é possível automatizar o seu fluxo de caixa, conectá-lo às suas maquininhas de cartão, comparar suas movimentações com seu saldo bancário e realizar sua conciliação bancária de forma muito simples.

Automatizar essas tarefas reduz muito o risco de inserir informações erradas no seu controle financeiro, além de diminuir a chance de necessitar de cheque especial, ou até mesmo de esquecer de pagar fornecedores, parceiros etc.

Vale ressaltar que muitas empresas não fazem conciliação bancária - e tá tudo bem!

Muitas empresas conseguem manter seu financeiro no azul sem exercer essa prática. Não realizar conciliação bancária não significa que sua empresa vá à falência.

Porém, a conciliação bancária é uma tarefa super indicada para qualquer empresa, independente do seu porte.

Imagine, por exemplo, que ao comparar o extrato do banco com as movimentações recentes, você percebeu que um pagamento que deveria entrar na conta acabou não entrando.

Sem a conciliação bancária, a possibilidade da falta desse recebimento passar em branco seria grande.

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Vantagens de fazer conciliação bancária

Como já comentamos, gestão financeira eficiente exige ferramentas financeiras eficientes!

Mas, para que você se convença de que já passou da hora de realizar conciliação bancária com frequência na sua empresa, eu vou te dar uma forcinha. 

A seguir, as vantagens da conciliação bancária!

 

Controle de movimentações

A partir da conciliação bancária, você pode ter mais controle sobre todas as movimentações financeiras da empresa: as que já ocorreram e as que estão previstas!

Assim, fica mais fácil de rastrear pagamentos que deveriam entrar e não entraram, e o que pode ser esperado do mês seguinte (principalmente se você realiza um controle de fluxo de caixa eficiente).

 

Monitoria de taxas bancárias

São muitas taxas aplicadas em cada transação financeira. Muitas dessas taxas são automaticamente cobradas pelos bancos e muitas vezes são ignoradas no controle financeiro.

A conciliação bancária permite que você consiga monitorar essas cobranças e manter os lançamentos de taxas sempre atualizados através do extrato bancário.

 

Planejamento financeiro

Controlar o fluxo de caixa e realizar a conciliação bancária de forma correta permite que o gestor acompanhe o saldo em caixa da empresa e consiga visualizar o caixa em períodos futuros.

Com essa projeção de caixa, é possível planejar ações e tomar decisões mais assertivas, que não extrapolam o orçamento da empresa e não criam o risco de deixar o caixa do negócio no vermelho.

Todo empreendedor gosta de ver sua empresa crescer, mas só é possível planejar investimentos e expansões a partir de um acompanhamento verdadeiro e conciso do caixa da empresa, com o cadastro ideal de seus recebimentos e saídas.

 

Maior controle de erros e fraudes

É importante se certificar de que a sua empresa e o banco estão na "mesma página". 

Toda empresa pode ser vítima de cobranças fraudulentas e é a partir da consulta de seu extrato bancário que essas fraudes podem ser melhor detectadas. 

Reiteramos a importância de automatizar a conciliação bancária e o controle de fluxo de caixa na sua empresa, porque a unificação dessas ferramentas reduz a chance dessas fraudes não serem detectadas.

Planilhas

Como manter em dia sua conciliação bancária

Vamos ver o nível de excelência da sua gestão financeira: você sabe qual é o saldo da conta-corrente da sua empresa hoje? Sabe quanto de recebimentos vai entrar no mês que vem? E quem são os clientes que costumam pagar em dia?

Se você souber responder cada uma dessas perguntas, parabéns! Você não está tão distante assim da rotina financeira do seu negócio.

Porém, caso não saiba, é hora de começar a mexer os pauzinhos para mudar esse cenário, né?

A seguir, algumas dicas de como você pode melhorar a gestão financeira do seu negócio!

 

Registrar todas as movimentações

O hábito de anotar todas as movimentações financeciras da empresa deve existir, seja ele feito em papel, planilha ou sistema financeiro.

Obviamente que existem formas melhores e piores de realizar esse controle, mas o registro das informações é ESSENCIAL. É através desse acompanhamento que você consegue visualizar momentos futuros do caixa da sua empresa.

 

Definir frequência de controle

É importante que exista um bom cronograma a ser seguido para que o controle de fluxo de caixa e a conciliação bancária sejam sempre feitos na mesma frequência.

Isso vai entregar ao gestor dados essenciais para que os resultados das comparações sejam iguais. Se esse controle não for feito, a conciliação bancária nunca vai bater.

Você pode definir a periodicidade desses controles de acordo com o fluxo de movimentações do seu negócio. É importante evitar o acúmulo de conciliações a serem feitas!

 

Guardar comprovantes

Ao finalizar sua conciliação bancária, você precisa arquivar todas as informações que dizem respeito a ela.

Isso porque é através desses arquivos que você consegue comprovar movimentações, pagamentos de taxas indevidas e outras quitações.

Se você realiza a conciliação bancária em dia, você possui mais ferramentas em mãos para questionar cobranças indevidas e erros contábeis com contadores, gerentes de bancos e clientes que estão em situação de inadimplência. Leia este artigo para saber como lidar com clientes inadimplentes!

 

Automatizar tarefas financeiras

Já comentamos que é importante realizar o controle financeiro de uma empresa, seja como for.

Caderninho, planilha, tudo é válido. Porém, se você consegue automatizar esse controle, você e sua empresa ganham como um todo!

É através de sistemas financeiros que você consegue unificar o controle de fluxo de caixa, conciliação bancária, vendas em cartão e outros meios de pagamento, controlar contas a pagar e a receber e muito mais.

Assim você vai ter acesso a informações sólidas e muito úteis para a contabilidade da sua empresa.

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