Como fazer Conciliação Bancária na sua empresa!

Por Ricardo Cici

Nenhum negócio sobrevive ao competitivo mercado empresarial brasileiro por muito tempo sem uma boa gestão.Fazer a conciliação bancária e ter todos os números da sua empresa na ponta do lápis é essencial para sobreviver no Brasil.

Segundo especialistas, inclusive, a falta de gestão profissional é uma das principais ameaças para as PMEs.

Dentre os principais pontos a serem considerados no gerenciamento de uma companhia, é preciso levar em conta todas as questões financeiras e de controle interno que permitem a uma organização atingir o tão desejado equilíbrio orçamentário.

Em nosso último artigo, explicamos um importante processo inerente a gestão financeira: a conciliação e o controle de vendas no cartão de crédito.

Agora, visando oferecer outro conteúdo relevante para você e seu negócio, lhe forneceremos um passo a passo sobre como fazer conciliações bancárias. Vamos lá?

 

conferencia de vendas

Neste post, você vai ver:

O que é conciliação bancária

Antes de começarmos, é importante definir do que se trata a conciliação bancária.

Pois, a conciliação bancária é uma ferramenta de extrema importância para a gestão financeira de uma empresa, independentemente de seu tamanho.

Em linhas gerais, a conciliação bancária nada mais é do que a relação entre os controles financeiros internos de um negócio e as movimentações da conta ou das contas de uma empresa.

Na prática, nada mais é do que você comparar o seu sistema de gestão, a sua planilha ou o seu caderno com o extrato do seu banco em um determinado período!

Ou seja, é neste momento que o lojista compara, de lado a lado, todas as despesas, recebimentos e o saldo disponível da empresa.

Assim, é possível conferir se as movimentações realizadas foram de fato efetivadas, e se existem divergências nos resultados apresentados.

Suponha, por exemplo, que você deseja avaliar se as entradas e saídas do negócio estão de acordo com o saldo de seu banco.

É através do processo de conciliação bancária que você consegue traçar comparativos entre esses dados e mensurar se está tudo dentro dos conformes na gestão financeira da empresa.

Dessa forma, você garante que o controle da sua empresa está correto e não cai na armadilha de achar que tem uma quantia de dinheiro disponível e quando vai ver no banco... Cadê?

Diversos empreendedores dependem dessa tarefa para evitarem prejuízo, principalmente se recebem por cartões de crédito ou débito e boletos.

Nestes casos, os valores arrecadados das vendas ou das prestações de serviço caem na conta bancária da pessoa jurídica.

Através da conciliação é possível, então, conferir se o crédito esperado de fato caiu em sua conta.

Levando este benefício em consideração, já fica mais do que clara a importância de realizar conciliação bancária dentro de qualquer empresa.

Afinal, ter conhecimento do que de fato entrou em sua conta bancária e se você realmente recebeu por suas vendas, é essencial para o desenvolvimento de qualquer empreendimento.

 

A importância do processo de conciliação bancária

A conciliação bancária é uma ação crucial e corriqueira dentro do dia a dia de qualquer departamento financeiro.

Como dissemos, seu principal intuito é o de analisar se há inconsistências ou se todos os dados do controle interno (entradas e saídas de capital) estão batendo.

Especialmente quando tratamos de estabelecimentos que lidam com muitas vendas diárias provenientes de diferentes fontes (cartões de crédito, débito, pagamento a vista, boleto bancário), a conciliação bancária é uma ferramenta indispensável e capaz de prover cenários financeiros diários, semanais, mensais, anuais ou mesmo de um período específico.

Dessa forma, você garante que sempre terá capital disponível para realizar as suas operações cotidianas, ou para o cumprimento de obrigações, como faturas de fornecedores, empréstimos, financiamentos bancários etc.

Outro grande benefício entregue pela conciliação bancária é o controle de fraudes internas.

Através dessa atividade, é possível saber se a quantia depositada em sua conta foi menor do que o esperado, ou se alguns cheques recebidos não foram descontados.

Pensando em curto prazo, a conciliação bancária pode parecer um esforço extra que, para quem não tem tanto tempo disponível, pode ser irrelevante.

Porém, realizando este controle durante longos períodos (meses, anos) vai ficar perceptível a quantidade de perdas que podem ser evitadas com esta prática.

É importante salientar, também, que se o acompanhamento das entradas e saídas possuem valores errados, consequentemente o gestor financeiro vai basear-se em cálculos errados, resultando em estratégias que podem gerar prejuízos futuros para a empresa.

Valores que não condizem com a realidade resultam em falhas no acompanhamento do fluxo de caixa da empresa, e isto pode se tornar um problema grave a médio ou longo prazo, colocando em risco o futuro do empreendimento.

Já pensou se chega no dia de um pagamento e não tem dinheiro no banco?

Os juros no Brasil são exorbitantes! (Já não basta todas as contas e todos os impostos...)

Outra questão a ser pontuada são os prejuízos recorrentes que podem acontecer quando não se acompanha o extrato bancário com frequência.

Isso costuma acontecer quando existem taxas cobradas em cima de serviços prestados por bancos e operadoras.

Por exemplo, quando se contrata o serviço de uma adquirente (o que possibilita, para o varejista, aceitar cartão em seu estabelecimento), taxas diversas são cobradas para diferentes tipos de transação.

Com uma certa recorrência, estas taxas tendem a mudar sem nenhum aviso prévio, resultando em um gasto extra para o empreendedor, que muitas vezes não tem conhecimento da cobrança indevida.

A conciliação bancária permite um acompanhamento mais efetivo em relação a estes valores que, muitas vezes, são cobrados sem que o empreendedor perceba.

E, por mais que algumas vezes a diferença entre estes valores seja pequena, quando analisamos em um período maior, vemos que uma boa quantia de dinheiro foi gasta em vão.

Quantia, esta, que poderia se transformar em investimentos futuros para a empresa.

Ou seja, a conciliação bancária pode ser uma ferramenta atrelada diretamente ao planejamento estratégico da empresa, permitindo uma visão mais detalhada de todas as despesas e lucros do estabelecimento.

O resultado? Uma ferramenta indispensável de controle, capaz de te guiar para planejar e construir o seu negócio de acordo com os objetivos traçados para ele!

 

Planilha Conciliacao Bancaria

Como fazer Conciliação Bancária

Agora que já entendemos a importância e a definição de conciliação bancária, vamos verificar como fazer a conciliação bancária e de que modo ela deve ser implementada na cultura de uma empresa.

Confira o passo a passo:


REGISTRO DIÁRIO DE MOVIMENTAÇÕES

O primeiro passo para uma conciliação bancária completa e eficaz consiste em registrar, todos os dias, quais foram as movimentações de entrada e saída de suas contas.

Neste processo, leve em conta tudo: desde pequenas taxas cobradas pelos bancos, até a entrada de volumes mais substanciais.

Exemplos de movimentações financeiras: pagamentos de fornecedores, contas fixas, recebimentos de clientes, pagamentos de salários, impostos, tarifas bancárias etc.

Por isso, é de extrema importância se dedicar a criar este hábito: ele será internalizado, cada vez mais, se for uma tarefa realizada diariamente. Ou seja, seu comprometimento é necessário para que a conciliação bancária seja efetiva e gere resultados!

Você deve guardar notas fiscais, recibos, extratos, comprovantes de depósitos, pagamentos e transferências bancárias. Isso servirá como prova para os casos de identificação de valores que não caíram em sua conta.

Dessa forma, você estará fazendo o controle interno do caixa da sua empresa, registrando diariamente as entradas e saídas de dinheiro, além do seu saldo bancário.

Uma dica: É muito importante que caso você registre os lançamentos de acordo com a data de movimentação de caixa deles.

Por exemplo, se você fez uma venda hoje no crédito, você registrará a entrada desse capital apenas daqui a 30 dias.

Se você assinou um plano de Internet para a sua empresa, você já deve fazer a previsão desse débito todo dia 10 por exemplo... E assim, sucessivamente. Esse controle garante que você respeite os prazos de pagamento e evite pagar multas por atraso.

Este acompanhamento detalhado de todas as movimentações de entrada e saída junto ao seu extrato bancário vai permitir que você identifique dados divergentes, na hora da conferência entre os números e as datas.

Caso estes erros sejam encontrados, você deve buscar imediatamente sua correção, para evitar burocracias maiores.



CONFERÊNCIA DE SALDOS
Em seguida, é preciso validar se os saldos do controle interno (tanto o inicial, quanto o final) conferem com as informações do extrato bancário.

A forma mais comum é através da comparação do arquivo do banco, geralmente no formato OFX ou PDF, com o seu sistema interno.

 

extrato-bancario

arquivo-ofx
conciliacao-bancaria
Exemplo: Extrato e arquivo OFX banco Itaú

 

Verificação de Detalhes

Extrato na mão, controle interno na outra... Ao que devemos ficar atentos para fazer uma boa conciliação bancária?

  • Qual é o saldo inicial e saldo final previsto? Bate com o realizado?
  • As datas estão conferindo? Tudo o que estava previsto para entrar e para sair na conta, efetivamente entrou?
  • Os valores foram todos lançados de modo correto no controle financeiro da empresa?
  • Existe algum lançamento que não estava identificado, seja do seu controle interno ou do extrato bancário?

Com esse checklist você conseguirá fazer uma conciliação bancária eficiente!

Bônus: Se você conseguir agrupar os lançamentos por categorias, você terá uma visão ainda melhor sobre sua empresa.

Dessa forma você conseguirá saber por exemplo, onde está o seu maior custo (É no custo das mercadorias? Nas despesas fixas? Nas despesas com funcionários? Impostos?)

Realizando Eventuais correções

Finalmente, caso tenha sido localizada alguma inconsistência na etapa anterior, é hora de aplicar a devida correção nos dados de modo que todos os lançamentos do controle interno reflitam a realidade das finanças do negócio.

Lembrando que notas fiscais, boletos, extratos e comprovantes devem ser guardados para futuro lançamento contábil.

 

Diferenças entre Banco X Controle Interno

Caso tenha alguma divergência entre os registros do seu controle interno e banco, procure olhar os documentos originais de cada lançamento.

Erros comuns que podem acontecer são erros de digitação na hora da inclusão do dado, duplicidade de venda, multa/desconto por atraso não previsto, entre outros.

 

Transações não processadas ou não compensadas

Caso você faça vendas por cartão, atente-se ao fato de que podem haver transações que não foram processadas totalmente (mesmo com o comprovante sendo impresso na máquina).

Para isso, é importante que você faça a conciliação entre o seu sistema de vendas e o extrato das operadoras.

Além disso, pode haver também atraso no pagamento das suas vendas por parte das operadoras de cartão de crédito.

Verifique se isso acontece e entre em contato com a sua operadora para corrigir as pendências.

O mesmo vale para cheques: caso você ainda aceite cheques em seu estabelecimento, verifique se todos os cheques foram compensados na data correta.

 

Taxas e débitos imprevistos

Caso você faça vendas por cartão, também é necessário realizar o controle das taxas cobradas pelas operadoras. Todas as taxas foram cobradas corretamente?

Além disso, confira se todas as tarifas bancárias (como TED ou DOC) estão previstas no seu controle interno.

Alguns impostos sob operações, como IOF (Caso você tenha feito alguma operação internacional ou alguma aplicação financeira) também pode gerar diferenças na hora de conferência do saldo.

 

Antecipação de recebíveis

As vantagens da automatização de conciliações bancárias

Você já deve ter percebido que, embora essencial, a tarefa de realizar conciliações bancárias é um tanto minuciosa e, dependendo do método utilizado para a conferência dos dados, ela pode tomar bastante tempo e gerar retrabalho.

A boa notícia é que hoje o mercado já dispõe de soluções e ferramentas digitais que otimizam o processo de conciliação bancária, tornando a rotina de departamentos financeiros muito mais ágil e eficiente.

Com a Confere, Software de Conciliação Bancária, por exemplo, é possível realizar a previsão de pagamentos das operadoras de cartão com o extrato bancário e garantir que os valores efetivamente entraram na conta. Veja algumas outras vantagens de uma conciliação automatizada:

 

Maior controle e previsibilidade das movimentações financeiras

Com um controle automatizado das conciliações bancárias, é possível monitorar as entradas e saídas do negócio de modo imediato, aumentando assim a eficiência da gestão financeira como um todo.

Além disso, você mantém a previsibilidade na sua gestão financeira e evita qualquer tipo de surpresa!

Ninguém aqui quer tomar susto na hora de conferir o extrato, não é mesmo?

 

Recebimentos Confere 01

Recebimentos Confere 01

Confere: visão sólida de todos os recebimentos por períodos diversos

 

Redução de falhas e de retrabalho

A conciliação bancária não fica sujeita aos erros dos processos manuais.

Dessa forma, a automatização contribui inclusive para a redução de custos, seja em virtude de imprecisões financeiras que afetam a gestão do negócio, seja devido a redução do uso de planilhas e de horas profissionais.

Você ganha agilidade e precisão na sua gestão financeira.

Recebimentos Confere 02

Conciliação bancária automática super ágil e concisa: é na Confere!

 

Otimização do tempo

Tempo é dinheiro, certo?

Conforme já frisamos acima, uma das principais vantagens da automatização de uma conciliação bancária é poder eliminar um tempo excessivo em todas as etapas que envolvem o processo.

O resultado disso é uma mais produtividade nas áreas que estariam encarregadas desta tarefa específica.

O tempo economizado é voltado para outras atividades, tornando os processos internos da empresa mais ágeis e precisos, de acordo com os resultados levantados pela conciliação bancária automática.

 

RELATÓRIOS DETALHADOS E ASSERTIVOS

Com a Confere, além de ter um controle muito maior das movimentações financeiras da empresa, a consistência dos dados apresentados é de extrema importância para investimentos futuros.

Através de relatórios detalhados, o empreendedor (ou gestor, a depender de quem utiliza a plataforma) tem acesso a um cenário sólido da saúde financeira da empresa, podendo se planejar para traçar estratégias baseadas em dados reais e em constante atualização.

Além de se tornar uma atividade muito mais ágil, o controle financeiro da empresa evolui em diversos aspectos, tornando sua gestão muito mais simples e assertiva.

Relatorios Confere 01

Relatorios Confere 02

Confere: relatórios detalhados de recebimentos, vendas, cancelamentos & chargebacks, antecipações, ajustes e taxas erradas!

 

Concentração no core business

Por fim, principalmente quando falamos de pequenos negócios, é natural que os sócios desempenhem múltiplas funções dentro das rotinas de gestão.

Com uma solução eficiente para a conciliação bancária, é possível dar mais atenção para outros aspectos do negócio, como o desenvolvimento de novos produtos e serviços, além de investimentos pontuais para a evolução da empresa como um todo.

 

Controle Financeiro: A chave para a sobrevivência da sua empresa

Ter informações mais assertivas e de qualidade na sua empresa garantirá não apenas que os seus relatórios, utilizados para as tomadas de decisão, serão muito mais confiáveis, mas também contribuirá para que os seus indicadores financeiros, como Fluxo de caixa, DRE e Balanço Patrimonial, estejam em dia (Facilitando inclusive o dia a dia do seu contador!)

Um ponto curioso é que, em 2016 no Brasil, segundo relatório do Sebrae, os três principais motivos para a sobrevivência das empresas depois de 2 anos são:

  • Aperfeiçoar sistematicamente seus produtos e serviços às necessidades dos clientes (95%).
  • Estar sempre atualizado com respeito às novas tecnologias do seu setor (89%).
  • Realizar um acompanhamento rigoroso da evolução das receitas e das despesas ao longo do tempo (74%).

Por isso, não deixe de adotar esse tipo de controle dentro da sua rotina empresarial. Alie a isso também o suporte de bons profissionais e sistemas automatizados para o seu controle e você estará a um passo à frente para o sucesso da sua empresa.

Então, que tal começar hoje mesmo a melhorar as rotinas financeiras de sua empresa?

Tem alguma dúvida? Entre em contato conosco!

 
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