Conciliação de cartões: passo a passo de como fazer  

Por Ricardo Cici

Com a modernidade, o uso de cartões de débito e crédito aumentou consideravelmente, tornando-se um meio de pagamento essencial para os estabelecimentos.

E com o aumento da demanda, consequentemente, surgiram diversas máquinas de cartão e métodos de controle de vendas.

Muitos estabelecimentos não conseguiram acompanhar essa expansão massiva e acabaram perdendo o controle.

Mesmo com o avanço da tecnologia, diversos negócios sofrem com o controle manual de pagamentos recebidos com cartão de crédito e débito, acabando por expor a empresa a riscos de perda.

As vendas com cartão de crédito sofreram aumento desde 2015, quando o crescimento atingiu 9%, comparado ao ano anterior, segundo os dados da Associação Brasileira de Empresas de Cartões de Crédito (Abecs).

O controle dos lançamentos a crédito e débito é essencial para os negócios! Mas, não é uma tarefa fácil.

Os lojistas precisam controlar as compras à vista e parceladas, cancelamentos de compras e estornos de cartões de diversas bandeiras.

Porém, muitos desconhecem a conciliação de cartões automática, e buscam fazer esse trabalho manualmente.

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Imagens reais do empreendedor que desconhece a conciliação de cartões automática

Com a venda de cartões de débito e crédito de diversas bandeiras, e nas mais variadas formas de pagamento, é preciso conciliar os cartões! 

Pensando nisso, buscamos apresentar o que é a conciliação de cartões e, o passo a passo de como implementar esse método tão simples e eficaz na organização.

Antes de apresentar o passo a passo, buscamos responder 2 perguntas pertinentes: o que é conciliação de cartões e quais são os benefícios da conciliação de cartões para os negócios? #ConfereAi:

controle de cartões

Neste post, você vai ver:

O que é a Conciliação de Cartões?

A conciliação de cartões é a verificação da situação da operação realizada por meio de cartão de crédito ou débito, tendo como objetivo principal verificar e validar se a transação foi realmente paga pela operadora de cartão.

Existem dois meios de realizar a conciliação de cartões: ela pode ser feita de forma manual ou automatizada.

Por mais que seja comum o acompanhamento manual da conciliação, os custos, riscos de erros e possíveis divergências de informação são muito menores quando realizados de forma automatizada.

Além disso, a automatização ajuda a controlar o chargeback (cancelamento de compras) e a taxas cobradas pelas adquirentes.

Quais são os benefícios da conciliação de cartões para os negócios?

  • A conciliação de cartões tem diversas funções para os negócios, sendo beneficiária para acompanhamento e controle de vendas. Seus principais benefícios são:
  • Checar se os valores repassados pelas operadoras do cartão estão corretos;
  • Verificar se as taxas administrativas, previamente negociadas, são as cobradas;
  • Conferir quantos cancelamentos de venda ocorrem por dia, e como eles ocorrem;
  • Apontar em quantos cancelamentos de vendas o vendedor terá direito ao ressarcimento;
  • Identificar o surgimento de compras invalidadas;
  • Controlar as antecipações de recebíveis;
  • Mostrar quanto o lojista tem a receber futuramente pelas vendas atuais.

Agora que você já compreendeu a importância da conciliação de cartões e os benefícios de sua aplicação nos negócios, separamos o passo a passo de como aplicar esse método. Vem com a gente!

1º Passo: Introduza e utilize planilha ou sistema automático de controle

Se a sua empresa não possui nenhum sistema de acompanhamento da conciliação de cartões ou perde muito tempo com essa função, é preciso modificar os métodos utilizados.

É possível realizar o controle da conciliação por meio de planilhas, porém, será preciso registrar cada papelzinho de venda, o que demanda muito tempo dos seus funcionários, além de aumentar a probabilidade de erros no preenchimento.

Para a realização da conciliação de cartões manual, é preciso ter um processo que organize e armazene todas as movimentações financeiras, gerindo o tempo de inserção da informação nas planilhas.

Mas, também é possível automatizar esse processo!

A conciliação de cartões automática possibilita a análise completa, rápida e prática de todas as vendas com cartão, sendo mais ágil e eficaz do que a manual.

Além disso, possibilita que a equipe tenha um ganho de produtividade essencial.

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Power Rangers em ação!

2º Passo: Acompanhe as taxas por bandeira/operadora

Um dos erros mais recorrentes no controle financeiro e operacional é a falta de acompanhamento das taxas cobradas pelas operadoras de cartão

Muitos lojistas desconhecem ou não controlam o valor das taxas das transações por bandeira/operadora.

O acompanhamento e controle das taxas cobradas é um dos passos mais importantes na conciliação de cartões.

Isso porque as taxas cobradas influenciam no preço final do produto e no fechamento do caixa e, muitas vezes, elas são cobradas sem que o empreendedor tenha conhecimento disso.

3° Passo: Arquive e confira as Filipetas

As filipetas são essências para conferência dos extratos. Sem elas fica mais difícil conferi-los.

Qualquer falta, erro ou falha no registro das vendas por parte da adquirente só poderá ser comprovada e confirmada por meio desses comprovantes.

Por isso, é extremamente importante registrar e arquivar cada um deles!

4° Passo: Realize o controle do extrato bancário

Para realizar uma conciliação completa é preciso controlar os extratos bancários

Além de reunir os extratos da máquina de cartão e de cada operadora, é imprescindível verificar constantemente se o saldo inicial e final do controle interno corresponde com o extrato bancário. 

Com isso, é possível constatar se todos os pagamentos foram de fato creditados na conta conforme esperado e evitar surpresas negativas.

5° Passo: Realize o controle financeiro uma vez por semana

Realizar o controle financeiro semanalmente é imprescindível para solucionar rapidamente possíveis divergências.

Além disso, evita o acúmulo de registro das transações, e ajuda a sanar as divergências com agilidade.

O acompanhamento constante do fluxo de transações permite a diminuição das perdas financeiras, o que, convenhamos, é o que todo empreendedor deseja na vida!

6° Passo: Faça a finalização diária

A conciliação de cartões automática possibilita a realização de uma conciliação diária fácil e ágil.

A plataforma permite a visualização de todas as movimentações, acoplando os dados das transações de cada operadora em um único ambiente, facilitando o apontamento das divergências.

7° Passo: Realize o controle financeiro dos recebíveis

Para ter uma melhor visualização do faturamento, recebimentos, cancelamentos e antecipações é preciso realizar o cruzamento das vendas realizadas.

 Esse método permite acompanhar as taxas cobradas pelas operadoras com precisão, possibilitando ao lojista uma visão clara de todas as entradas e saídas de caixa.

8° Passo: Centralize as informações

Com o sistema de conciliação de cartões é possível consolidar dados, reunindo informações de vendas realizadas, precisão de recebimento e recebimentos, ocorridos de diferentes operadoras de cartão e de diversos períodos, em um mesmo lugar. 

Dessa forma, a solução permite que o lojista tenha uma visualização sistêmica de toda a rotina financeira do negócio em um único lugar.

 

Viu como é extremamente necessário e crucial para qualquer empresa fazer a conciliação de cartões com os quais trabalha?

Este acompanhamento garante um controle financeiro maior do seu negócio, além de poupar tempo que pode ser utilizado para outras questões, como planejamentos financeiros a médio e longo prazo.

Ver a sua empresa crescer nunca foi tão fácil! Se quiser saber mais sobre a solução ideal de conciliação de cartões para sua empresa, fale conosco ou solicite uma demo!

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