Conciliação de Recebíveis: o que é e como fazer 

Por Gatilho Digital

 

O volume de pagamentos com cartão de débito e crédito cresceu nos últimos anos.

Com isso, as empresas precisaram adaptar não apenas sua forma de recebimento, mas também o acompanhamento, registro e conciliação dos recebíveis.

Afinal, a medida que as opções de meios de pagamento crescem, as vendas tendem a crescer também! Ter controle de tudo o que entra e sai da empresa é essencial.

As operadoras de cartão de débito e crédito possuem um prazo de pagamento das vendas realizada pelos lojistas, que varia de acordo com a máquina de cartão e plano contratados.

Esse período médio de 30 dias gera incerteza para os empreendedores, que embora tenham a certeza que irão receber, não tem previsão do valor.

Saber quanto vai receber é de extrema importância para que o empreendedor possa se planejar para o futuro e pensar em possíveis investimentos. Sem essa ideia de projeção, o crescimento da empresa muitas vezes acaba sendo comprometido.

Grande parte das empresas desconhecem o sistema de conciliação de recebíveis, e acabam sofrendo com a ausência de controle, o que impacta diretamente na gestão financeira e estrutural do negócio.

Há diversas formas de controlar os recebíveis. Existem métodos manuais e automatizados. Os lojistas podem utilizar planilhas de acompanhamento ou sistemas de gestão.

As planilhas, apesar de serem eficazes, ainda fazem parte do espectro de atividades manuais que tomam tempo e, muitas vezes, não são tão seguras quanto os métodos automatizados.

Com essas soluções de conciliação de recebíveis é possível identificar e confirmar os valores referentes a cada compra, organizando os registros de saída, evitando assim a perda financeira.

Muitas empresas desconhecem esses métodos e processos. Diversos empreendedores não compreendem como aplicá-lo no negócio.

Pensando nisso, buscamos apresentar os benefícios da conciliação de recebíveis, esclarecendo algumas dúvidas e apresentando meios de introduzi-lo na gestão dos negócios.

Então, vamos entender finalmente o que é a conciliação de recebíveis? #ConfereAi! <3

previsão de recebiveis

Neste post, você vai ver:

O que é conciliação de recebíveis?

A conciliação de recebíveis é um método que possibilita controlar todos os processos relativos ao adquirente, como taxas, prazos e parcelas, por exemplo.

Por meio dela é possível verificação a situação da operação realizada por meio de cartão de crédito ou débito.

Além disso, esse processo identifica, verifica e valida as transações, comprovando se a transação foi realmente paga pela operadora de cartão.

Há dois meios de realização da conciliação de recebíveis: o processo pode ser realizado de forma manual ou automatizada.

O acompanhamento manual, por meio de planilhas, gera um maior custo, além de aumentar a margem de erro e possíveis divergências de informação.

Com a conciliação automatizada, as discrepâncias são muito menores! Além disso, a automatização ajuda a controlar o cancelamento de compras e a taxas cobradas pelas adquirentes.

Quais são as vantagens da conciliação de recebíveis para os negócios?

A conciliação de recebíveis oferece diversos benefícios aos lojistas. As principais vantagens oferecidas por esse método, são:

Identificação de problemas: com a conciliação de recebíveis é possível visualizar os processamentos de pagamento, descobrindo possíveis falhas;

Administração corporativa: a conciliação de recebíveis possibilita a identificação de possíveis fraudes internas, mau uso das ferramentas de cobrança e erros de procedimento.

Controle financeiro: com a conciliação de recebíveis é possível acompanhar os processos relativos a cada pagamento e venda, além dos estornos, substituição de método de pagamentos, antecipação de recebíveis, entre outros.

Qual a diferença entre a conciliação de recebíveis manual e automatizada?

O acompanhamento da conciliação de recebíveis é extremamente importante!

Se a sua empresa não possui nenhum sistema de acompanhamento dessas movimentações é preciso introduzi-los com urgência.

A conciliação manual, contudo, é mais trabalhosa e demorada. Para realizar esse processo é preciso desenvolver planilhas para registro dos dados, registrando cada papelzinho de venda, o que demanda muito tempo dos seus funcionários.

A prática de conciliação manual por planilhas também aumenta a probabilidade de erros no preenchimento.

Para obter êxito no processo manual é preciso organizar e armazenar todas as movimentações financeiras, e gerir o tempo de inserção da informação nas planilhas.

O sistema de conciliação de recebíveis automático é integrado diretamente com as operadoras, o que possibilita a análise completa, rápida e prática de todas as vendas.

Preciso, rápido e eficaz, viabiliza a definição de um processo simples, facilitando o trabalho e aumentando a produtividade da equipe.

 

dinossauroCenas reais de um empreendedor ao ver a quantidade de dados que precisa inserir manualmente em planilhas.

Com a conciliação de recebíveis, é possível acompanhar as taxas por bandeira/operadora?

A falta de acompanhamento das taxas cobradas pelas operadoras gera diversos problemas no controle financeiro e operacional.

Não conhecer e controlar as taxas por transação é um dos principais motivos pelos quais os lojistas buscam a conciliação de recebíveis.

Com a conciliação de recebíveis é possível identificar os valores das taxas das transações por bandeira/operadora.

Isso facilita a operação dos negócios, auxiliando a definição do preço final do produto e ajudando no fechamento do caixa, pois os mesmos são influenciados diretamente pelas taxas aplicadas.

Como é possível conferir as informações contidas nos extratos dos recebíveis?

O arquivamento das filipetas é essencial para conferência dos extratos.

Esses papeizinhos facilitam a verificação, possibilitando a identificação de qualquer falta, erro ou falha no registro das vendas por parte da adquirente.

Além disso, somente com esses comprovantes é possível constatar e confirmar divergências de informações internas e externas.

 

Planilha Controle de cartões

Para realizar a conciliação de recebíveis é preciso controlar os extratos?

O controle dos extratos bancários é essencial para a realização da conciliação de recebíveis.

Para realizar esse processo, é preciso reunir os extratos da máquina de cartão de cada operadora, pois somente com eles é possível verificar se o saldo inicial e final do controle interno correspondem com o extrato bancário.

Esta prática possibilita a constatação de todos os pagamentos que foram de fato creditados na conta conforme esperado.

Para realizar a conciliação de recebíveis é preciso fazer algum tipo de controle financeiro?

O controle financeiro diário, semanal ou mensal é imprescindível para o andamento dos negócios.

Além disso, o acompanhamento constante do fluxo de transações permite a diminuição das perdas financeiras, evitando o acúmulo de registro das transações.

Dessa forma, o controle financeiro ajuda a realizar a conciliação de recebíveis com precisão e a sanar as divergências com agilidade.

É preciso realizar a conciliação de recebíveis diariamente?

Os métodos de conciliação de recebíveis manual ou automático precisam ser administrados diariamente, para que não haja perda ou divergência das informações.

Fácil e ágil, a plataforma automatizada permite a visualização de todas as movimentações, além de acoplar os dados das transações de cada operadora em um único ambiente, o que facilita o apontamento das vendas e identificação das divergências.

Como fazer o controle financeiro dos recebíveis?

Com o cruzamento das vendas realizadas, é possível ter uma melhor visualização do faturamento, recebimentos, cancelamentos e antecipações. 

Isso permite acompanhar as taxas cobradas pelas operadoras com precisão, possibilitando ao lojista uma visão clara de todas as entradas e saídas de caixa.

 Controle de chargebacks

 

Esperamos que a leitura tenha sido bastante esclarecedora para sanar suas possíveis dúvidas sobre o assunto tratado. Caso queira falar mais sobre isso e conhecer formas mais fáceis e rápidas de realizar a conciliação de reebíveis, entre em contato conosco ou solicite uma demo!

Confira também nosso artigo: "Antecipação de recebíveis: como funciona, taxas e onde fazer".