Entenda a importância de ter um conciliador de cartões em seu ERP/Sistema de Gestão

Por Miriam Barros

A tecnologia se tornou uma grande aliada dos processos de uma empresa. E toda empresa, para que possa crescer de forma saudável, precisa realizar seu controle financeiro quase que de maneira infalível.

Porém, quando pensamos em falhas, sabemos que a chance de ocorrência delas é maior em atividades realizadas por humanos. Os métodos são muitos e, no fim das contas, o setor financeiro acaba se afogando em planilhas, anotações, filipetas, papéis e o que mais existir de arcaico para realizar tarefas diárias.

Muitas vezes a empresa pode até possuir um sistema de gestão. Porém, caso ele não ofereça uma ferramenta de conciliação de cartões, esta é uma das atividades que será realizada de forma manual e, consequentemente, corre o risco de enfrentar falhas em sua realização.

Como falamos no início do artigo, a tecnologia é uma das maiores aliadas do universo empresarial. Por isso, é importante saber que mesmo ainda existindo muitas empresas que realizam seu controle financeiro de forma manual, a automação já faz parte da realidade de muitos negócios que colhem ótimos frutos com esse investimento.

Chamamos de investimento porque, apesar de representar um gasto inicial para a empresa, a adoção de ferramentas de automação tendem a se pagar muito rápido, a partir dos resultados que entregam com o controle automatizado.

Esse controle, quando utilizado um sistema de gestão, afeta as mais diversas áreas de uma empresa: vendas, estoque, financeiro, marketing etc. Neste artigo, vamos focar na importância de unir um ERP a um Conciliador de Cartões, para tornar a leitura menos extensa e mais direcionada.

Nova call to action

Conciliação de cartões eficiente

A conciliação de cartões é uma atividade financeira que deveria ser realizada em qualquer empresa que possua maquininhas para vender em cartão. Porém, sabemos que pelo tempo limitado e orçamento reduzido de diversas equipes, essa tarefa acaba ficando em segundo plano dentro de muitas organizações.

Então, vamos visualizar o mundo ideal: aquele em que existe braço e tempo disponível para realizar a conciliação de cartões.

Para fazer a conciliação de cartões, o gestor precisa contar com dados financeiros confiáveis, consisos e seguros. Como comentamos, essa conciliação pode ser feita de forma manual, com a utilização de planilhas e anotações (o que requer muito tempo e atenção de quem vai realizar a tarefa) ou de forma automática, com um conciliador de cartões.

A maneira automatizada garante diversos benefícios: maior consistência nos dados, automação da tarefa, rastreamento de taxas aplicadas a cada venda, acompanhamento de cancelamentos e chargebacks... Ou seja, já percebemos que o controle automatizado vai muito além do que uma planilha pode oferecer.

Vamos destrinchar os pontos que comprovam os benefícios oferecidos por um conciliador de cartões. Confere aí:

Economia de tempo e maior agilidade

Sabemos que existem empresas de diversos tamanhos. Se uma empresa utiliza apenas 2 maquininhas de cartão POS, concluímos que é possível realizar o controle sem que seja necessário um sistema de gestão. Porém, pense comigo: você já foi em um restaurante que aceita, praticamente, todas as bandeiras? Que, no caixa, possui 5, 6 ou mais maquininhas de cartão?

Cada vez mais as operadoras estão tentando reunir todas as funcionalidades de maquininhas em poucos instrumentos, mas ainda assim muitos lojistas acabam trabalhando com várias. 

Nestes casos, são centenas ou milhares de vendas por dia, diversas operadoras e bandeiras diferentes, cada uma com uma taxa acordada para cada tipo de transação... Para realizar esse controle manualmente, o gestor precisaria visitar o portal de todas as operadoras que possui e contar com a assertividade dos dados que a própria operadora mostra. O quão confiável isso seria?

Concluímos que, além de tomar muito mais tempo, essa atividade requer atenção dobrada de quem a realiza pois, cada cálculo errado pode resultar em um cenário irreal da empresa.

Agora imagine se, além de possuir um sistema de gestão para os diversos pontos de venda, esse mesmo restaurante que citamos possuísse um conciliador de cartões integrado à sua frente de caixa. 

Todas as vendas realizadas seriam conferidas no sistema e ele teria visão de seus recebimentos futuros de forma muito mais simples, o que possibilitaria possíveis investimentos em seu negócio.

Maquininhas Demo

Mudança de foco e prioridade para outras atividades

Com um conciliador automático de cartões integrado a um sistema ERP, é possível deixar para trás todo o acúmulo de filipetas, o cadastro de cada informação em planilha e todo o trabalho penoso que é controlar essas vendas em cartão.

Assim, o gestor fica responsável apenas por monitorar a atividade da plataforma para ter certeza de que as operadoras estão realmente pagando pelo que foi vendido. Tudo isso de forma automática!

Em casos de divergências, o conciliador de cartões já acusa os dados errados, cabendo ao gestor o processo de contatar a operadora e resolver possíveis pendências.

Decisões mais assertivas

Para que uma empresa possa crescer, ela precisa de investimentos em sua estrutura, equipe e em seus processos internos. Porém, sabemos que não é possível realizar investimentos sem o devido planejamento, pois muitas vezes gastos impensados podem comprometer o capital de giro da empresa. 

O capital de giro é um elemento essencial para que os processos internos de uma empresa continuem fluindo. Este montante serve para custear as atividades do negócio e arcar com custos de matéria-prima, fornecedores, salário de funcionários etc.

A agilidade operacional de um conciliador de cartões automático entrega uma vantagem enorme para gestores e empreendedores que podem trabalhar com dados seguros e, consequentemente, compreender melhor o cenário financeiro da empresa.

Com essa disposição de dados, é possível tomar decisões mais assertivas, com mais cautela e segurança.

Por isso, sabemos que quando se trata de segurança de dados e informações financeiras, o ideal é entregar esse controle a uma plataforma voltada para assumir esse trabalho, o que diminui bastante as chances de erros humanos no processo.

Mais agilidade para o setor financeiro

Neste post estamos nos atendo a falar da conciliação de cartões. Porém, o setor financeiro não realiza apenas essa tarefa. Além disso, existem diversas outras, entre elas: conciliação bancária, monitoramento de chargebacks, identificação de duplicidades, controle de antecipações, cálculo de taxas cobradas por operadoras de cartão... 

É bom salientar que boa parte das atividades que citamos acima está relacionada ao recebimento de cartões. Outras modalidades de pagamento existem no mercado e precisam também ser controladas.

A depender do tamanho da equipe, mais de uma pessoa fica responsável por essas tarefas, o que acaba ocupando braços que poderiam estar se dedicando à tarefas que não são automatizadas tão facilmente.

Ou seja: ao contratar um conciliador de cartões, é possível liberar as pessoas que anteriormente eram responsáveis por isso para que foquem em outras atividades mais complexas e que precisam da análise e do olhar humano.

A eliminação desse trabalho operacional acaba potencializando outros processos e tornando os colaboradoras cada vez mais eficientes e com foco em outras atividades proveitosas e frutíferas para a empresa.

Parceria Confere

Confere Cartões + seu Sistema de Gestão

Confere é uma plataforma de conciliação de cartões e conciliação bancária que entrega o melhor controle de vendas em cartões do mercado. De fácil integração, é possível ter a Confere trabalhando de mãos dadas com um Sistema de Gestão.

Quando integrada a um Sistema de Gestão, a Confere permite que a conferência de vendas seja 100% automática, ao receber dados do seu PDV.

Assim, fica ainda mais fácil ganhar tempo para focar em outras atividades enquanto você tem a certeza de que está, de fato, recebendo por tudo o que vendeu. Quando alguma inconsistência surge, a própria plataforma acusará a necessidade de reavaliação dos dados dispostos.

Por isso, se você possui um Sistema de Gestão e está certo de que a funcionalidade de conciliação de cartões pode ser de grande valia, basta indicar o seu sistema ou ERP aqui