Contas a Pagar: o que é, como organizar e controlar na sua empresa?

Por Miriam Barros

Manter as contas a pagar devidamente registradas é fundamental para a saúde do seu negócio. Quanto mais controle você tiver sobre os números da sua empresa, melhor conseguirá geri-la. 

O empresário que não conhece os números do negócio não tem consciência da real situação da empresa. É um erro se basear somente no fluxo de clientes e no número de vendas sem dar atenção aos gastos.

Uma boa gestão deve ter controle das contas a pagar e a receber, bem como de todos os números do setor financeiro, pois eles são fundamentais para analisar o crescimento do negócio e definir as estratégias que a empresa deve seguir.

O controle das contas a pagar é um dos principais processos de gestão que controla, antecipa e estima as obrigações durante determinado período.

Além de evitar juros decorrentes de vencimentos, esse dado ajuda a prever a margem de lucratividade e avaliar o saldo real em caixa.

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O que são contas a pagar?

As contas a pagar são todas as obrigações financeiras já assumidas pela empresa, como impostos, pagamento de funcionários e fornecedores, manutenção de equipamentos, contas de água, luz, internet, entre outras.

Essas despesas podem ser fixas, que ocorrem todos os meses, ou variáveis, que variam conforme a necessidade.

Manter esses compromissos em dia exige muita organização, uma vez que o volume de gastos pode ser alto, dependendo do setor da empresa. Os esquecimentos e a desorganização podem acarretar em juros abusivos em alguns casos. 

O processo de contas a pagar bem controlado melhora o relacionamento com os fornecedores, mantém a equipe engajada e livra a empresa do pagamento de multas e juros.

Como organizar e controlar as contas a pagar?

A primeira coisa para ter um bom controle de contas a pagar é fazer um levantamento de todas as obrigações financeiras, listando todas as contas, mesmo que os valores sejam irrisórios.

Isso é o básico para não se perder em meio a tantas informações e possibilita que visualize os pagamentos que precisa realizar.

Com a lista em mãos, é preciso anotar os principais detalhes de cada conta, como: data de vencimento, valor a ser pago, forma de pagamento, número da parcela e o que mais achar necessário.

Para as contas de valores fixos é fácil, para as variáveis, estipule um valor médio com base nas últimas contas e faça o registro.

Esse planejamento das contas a pagar deve ser realizado por um determinado período, normalmente mês a mês.

Para que esse processo seja eficiente, registre todas as contas a pagar e separe as contas da pessoa física e da pessoa jurídica.

Com esses dados listados é mais fácil ter o controle sobre os pagamentos, não perder os prazos e dar prioridade às contas mais urgentes.

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Ferramentas para o controle de contas a pagar

Existem diversas ferramentas para realizar o controle das contas a pagar. A maneira mais simples é utilizar planilhas do Excel ou até um simples caderno.

Esse meio, embora não seja o ideal, é válido. Funciona bem para negócios com poucas obrigações, mas se torna mais difícil e passível a erros quando o fluxo se torna maior.

Outra ferramenta para controle financeiro é a adoção de um sistema mais robusto e automatizado, o ERP.

Um software de gestão online dá a você um controle completo sobre sua empresa. Muitas das operações são automatizadas, resultando em eficiência e praticidade.

Além dos inúmeros recursos que auxiliam no dia-a-dia do gestor, os sistemas ERPs possuem uma funcionalidade específica para as contas a pagar e a receber.

É possível gerenciar todo o fluxo de caixa, visualizar gráficos, históricos das movimentações financeiras, gerar relatórios e muitos mais.

Ao adotar um sistema ERP e treinar a equipe para usá-lo corretamente, várias tarefas manuais se tornam automatizadas aumentando a agilidade e segurança dos dados.

O sistema de gestão de contas a pagar é a melhor solução para um controle eficiente das obrigações e do financeiro em geral da empresa.

Geralmente esses sistemas contam com funcionalidades como integração com o módulo de compras. Dessa forma, todas as vezes que for realizado um registro de compra no sistema, será gerado automaticamente um pagamento no financeiro referente à compra realizada.

Você pode também anexar documentos e comprovantes junto com os pagamentos gerados pelo sistema. Dessa forma, tudo fica em um só lugar, facilitando a pesquisa e evitando que o documento se perca.

Com um sistema de gestão financeira você pode organizar facilmente seus pagamentos por planos de contas. Assim, poderá gerar relatórios específicos que facilitam o processo de controle financeiro da empresa.

Outra funcionalidade financeira que alguns softwares de contas a pagar permitem é a conciliação bancária de seus pagamentos. Dessa forma, se reduz o trabalho de digitação de pagamentos e confirmação das despesas. Basta exportar o arquivo OFX disponibilizado pelo banco e importa-lo no sistema.

Invista no controle financeiro do seu negócio e tenha todos os números da sua empresa à sua disposição para planejar a melhor ação para o sucesso.

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