Contas a Pagar: o que é, como organizar e controlar na sua empresa?

Por Miriam Barros

Manter as contas a pagar devidamente registradas é fundamental para a saúde financeira do seu negócio. Quanto mais controle você tiver sobre os números da sua empresa, melhor conseguirá geri-la. 

O empresário que não recolhe e analisa estes dados, não tem consciência da real situação da empresa. E sem dúvidas, é um erro se basear somente no fluxo de clientes e no número de vendas sem dar atenção aos gastos.

Por isso, uma boa gestão deve ter controle das contas a pagar e contas a receber, bem como uma visão ampla do setor financeiro, pois elas são fundamentais para analisar o crescimento do negócio e definir as estratégias que a empresa deve seguir.

Ter um controle sobre estas operações, te ajuda a antecipar e estimar as obrigações durante determinado período.

Além de evitar juros decorrentes de vencimentos, prever a margem de lucratividade e avaliar o saldo real em caixa.

Neste artigo, te mostraremos como organizar as contas a pagar da sua empresa, focando na eficiência e no sucesso do seu negócio.

Acompanhe a leitura!

O que são contas a pagar?

As contas a pagar são as obrigações financeiras da sua empresa. É tudo aquilo o que for necessário para o seu empreendimento se manter em funcionamento. 

Por exemplo: 

  • Salário de funcionários;
  • Compras realizadas com fornecedores;
  • Contas de água e de luz;
  • Empréstimos;
  • Serviços contratados;
  • Contribuições.

As contas a pagar também incluem impostos e obrigações fiscais. 

Em suma, elas representam tudo o que a empresa gasta em relação a manutenção, materiais e outros gastos, recorrentes ou não.

O controle de contas a pagar permite que o gestor consiga identificar as obrigações a pagar, evitar multas e juros, tornar prioridade alguns pagamentos (em casos de dificuldades financeiras), conciliar os saldos contábeis e verificar as obrigações que foram contratadas e ainda não foram pagas.

Manter esses compromissos em dia exige muita organização, uma vez que o volume de gastos pode ser alto, dependendo do setor da empresa. Os esquecimentos e a desorganização podem acarretar em juros abusivos em alguns casos. 

O processo de contas a pagar bem controlado melhora o relacionamento com os fornecedores, mantém a equipe engajada e livra o caixa da empresa da instabilidade.

 

Benefícios do controle das contas a pagar

Os benefícios de realizar um controle apropriado de contas a pagar são muitos, principalmente se você pensar que isso reflete diretamente no controle financeiro da sua empresa.

Alguns pontos a serem levados em consideração como recompensa pela atenção dada a esse controle são: 

  • Economia clara nos gastos da empresa – você não vai gastar mais do que ganha;
  • Identificar pagamentos que, com antecipação, oferecem descontos;
  • Ter consciência das obrigações financeiras da empresa (entradas e saídas) em um determinado período;
  • Honrar com suas obrigações financeiras e pagar contas em dia, evitando multas e juros;
  • Levantamento de saldo da empresa;
  • Possibilidade de negociar dívidas;
  • Manter um bom relacionamento com colaboradores, fornecedores, stakeholders e com o FISCO;
  • Acompanhamento das contas que não foram recebidas ou pagas;
  • Garantir um bom fluxo de caixa e capital de giro;

A partir desses pontos, fica claro que o controle de contas a pagar é essencial para a manutenção ideal da saúde financeira da empresa.

 

Diferença entre contas a pagar e contas a receber

O conceito de contas a receber trata de todo o dinheiro que entra na empresa – normalmente relacionado às vendas, restituições, estornos, retorno sobre investimentos, etc.

É importante que a quantia referente às contas a receber seja sempre maior do que as contas a pagar – assim, a empresa não fica no vermelho e consegue arcar com as suas obrigações financeiras.

É a partir deste controle que você tem conhecimento de pontos como: 

  • Datas e valores a pagar; 
  • Descontos concedidos; 
  • Créditos vencidos e períodos de atraso; 
  • Juros recebidos; 
  • Nível de concentração das vendas, 
  • Saldo contábil; 
  • Regularidade de pagamento dos clientes e inadimplência.

Manter o controle das contas a pagar é garantir que você está pagando suas dívidas em dia. 

Isso ajuda a manter um bom relacionamento com os fornecedores e contribuirá para a economia direta de dinheiro

Além disso, você evitará gastos desnecessários com multas e juros decorrentes do atraso do pagamento

O processo organizado de contas a pagar ainda garante que todas elas sejam rastreadas. Assim, você não corre o risco de perder os prazos e prejudicar seu caixa.

Como organizar e controlar as contas a pagar?

A primeira coisa para ter um bom controle é fazer um levantamento de todas as obrigações financeiras, listando todas as contas, mesmo que os valores sejam irrisórios.

Isso é o básico para não se perder em meio a tantas informações e possibilita a visualização dos pagamentos que precisam ser realizados.

Com a lista em mãos, é preciso anotar os principais detalhes de cada conta, como: data de vencimento, valor a ser pago, forma de pagamento, número da parcela e o que mais achar necessário.

Para as contas de valores fixos é fácil, para as variáveis, estipule um valor médio com base nas últimas contas e faça o registro.

Esse planejamento deve ser realizado por um determinado período, normalmente mês a mês.

Para que esse processo seja eficiente, registre todas as contas e separe as de pessoa física e de pessoa jurídica, assim é mais fácil ter o controle sobre os pagamentos, não perder os prazos e dar prioridade às contas mais urgentes.

Quer melhorar o controle das contas a pagar? Continue lendo e descubra como aplicar boas práticas para aplicar na sua empresa.

Crie processos claros para a gestão das contas a pagar

O bom controle das contas a pagar começa com o planejamento dos processos, como já mencionamos.

Dessa forma, há uma prevenção de erros, como pagamento duplicado, falta de pagamento e, até mesmo, o pagamento de mercadorias não recebidas ou compras não realizadas.

Portanto, crie um processo organizado para a gestão das contas a pagar, o qual pode seguir o seguinte procedimento:

  1. Receber faturas do fornecedor/prestador de serviço e compará-la com o pedido realizado e a mercadoria entregue/serviço prestado;
  2. Enviar a fatura de pagamento para o setor financeiro para verificar se há erros e agendar o pagamento;
  3. Assim que o pagamento é realizado, marcar a conta como paga no sistema financeiro da empresa;
  4. Fazer a conciliação bancária para confrontar as informações com os registros de pagamento e recebimento.

Agende os prazos de pagamento

Para não perder nenhum prazo de pagamento e correr o risco de pagar multas e juros, além de perder credibilidade com o fornecedor, agende-os. Isso pode ser feito no próprio sistema do banco. 

Mas o ideal é que você também anote em sua agenda pessoal online.

Assim, você será notificado e poderá conferir no mesmo dia se o pagamento foi realizado ou não. Nossa dica é automatizar lembretes para ser notificado dias antes do vencimento de uma conta. 

Pois, dessa forma, se você tiver dinheiro em caixa para pagar essa conta antecipadamente, então pode negociar um desconto.

 

Negocie as datas de pagamento

Para garantir que você tenha saldo suficiente para honrar com as suas obrigações financeiras, negocie estrategicamente os prazos de pagamento. 

Isso significa que você deve negociar as datas de pagamento de acordo com as entradas de receitas, ou seja, as contas a receber.

Para isso, analise constantemente seu fluxo de caixa, descubra em quais datas há uma boa entrada de dinheiro e mantenha um controle contínuo.

 

Faça a conciliação bancária de cartões

Uma das melhores formas de evitar qualquer problema financeiro na empresa, principalmente com as contas a pagar, é através da conciliação bancária de cartões

Pois, como já vimos, a falta de dinheiro em caixa significa que você não tem condições para quitar suas dívidas.

Como a maioria dos pagamentos feitos hoje em dia é por meio de cartões de crédito e débito, você precisa fazer a conciliação bancária de cartões para saber exatamente o que vai receber e conhecer o valor repassado por data. 

Você pode fazer isso por meio do software de conciliação bancária da Confere, que oferece uma série de benefícios para você, incluindo:

  • Verificação de todas as taxas de cartão;
  • Controle de vendas integrada ao seu sistema financeiro;
  • Otimização de tempo e redução de custos com processos;
  • Sincronização dos dados de cartões em uma única plataforma;
  • Mais organização para a sua gestão financeira.

 

Planilha de Contas a Pagar

Com a planilha de Contas a Pagar, você vai discriminar os pagamentos com vencimento no dia, pagamentos a vencer e vencidos. 

Também vai poder preencher os dados de fornecedor, descrição de item, valor da parcela a ser paga no mês atual.

Veja o que mais há na planilha:

  • Impressão: tabela para ser impressa com controle de contas a pagar do mês vigente;
  • Instruções: aba com todas as instruções de uso da sua planilha de contas a pagar;
  • Tabela por mês: a mesma tabela distribuída por todos os meses do ano;
  • Dados dos pagamentos: espaço para inserir dados de fornecedor, descrição de item, valor da parcela a ser paga no mês atual, data do vencimento da parcela do mês atual, data efetiva de pagamento da parcela em questão.

Conte com um software de gestão financeira

Os softwares de gestão financeira são importantes aliados no controle das contas a pagar. 

Isso porque ele dá a você um controle completo sobre todas as contas da sua empresa. 

Nele, você pode registrar todas contas a pagar e receber alertas de prazos de vencimento.

Muitos softwares de gestão possuem outros recursos que vão ajudá-lo na administração do seu negócio incluindo, por exemplo: 

  • Importação de notas fiscais XML integrado com o módulo de compras; 
  • Controle de contas a receber, 
  • Fluxo de caixa;
  • Controle de vendas.

Entre as ferramentas existentes para realizar o controle das contas a pagar, a maneira mais simples é utilizar planilhas do Excel ou até um simples caderno.

Esse meio, embora não seja o ideal, é válido. Funciona bem para negócios com poucas obrigações, mas se torna mais difícil e passível a erros quando o fluxo se torna maior.

Outra ferramenta para controle financeiro é a adoção de um sistema mais robusto e automatizado, o ERP.

Um software de gestão online dá a você um controle completo sobre sua empresa. Muitas das operações são automatizadas, resultando em eficiência e praticidade.

Além dos inúmeros recursos que auxiliam no dia-a-dia do gestor, os sistemas ERPs possuem uma funcionalidade específica para as contas a pagar e a receber.

É possível gerenciar todo o fluxo de caixa, visualizar gráficos, históricos das movimentações financeiras, gerar relatórios e muitos mais.

Ao adotar um sistema ERP e treinar a equipe para usá-lo corretamente, várias tarefas manuais se tornam automatizadas aumentando a agilidade e segurança dos dados.

O sistema de gestão de contas a pagar é a melhor solução para um controle eficiente das obrigações e do financeiro em geral da empresa.

Geralmente esses sistemas contam com funcionalidades como integração com o módulo de compras. 

Dessa forma, todas as vezes que for realizado um registro de compra no sistema, será gerado automaticamente um pagamento no financeiro referente à compra realizada.

Você pode também anexar documentos e comprovantes junto com os pagamentos gerados pelo sistema. Assim, tudo fica em um só lugar, facilitando a pesquisa e evitando que o documento se perca.

Com um sistema de gestão financeira você pode organizar facilmente seus pagamentos por planos de contas. Assim, será possível gerar relatórios específicos que facilitam o processo de controle financeiro da empresa.

Outra funcionalidade financeira que alguns softwares de contas a pagar permitem é a conciliação bancária de seus pagamentos, reduzindo o trabalho de digitação de pagamentos e confirmação das despesas. Basta exportar o arquivo OFX disponibilizado pelo banco e importá-lo no sistema.

Invista no controle financeiro do seu negócio e tenha todos os números da sua empresa à sua disposição para planejar a melhor ação para o sucesso.

Controle suas entradas e saídas de forma simples!

Se você chegou até aqui, é porque busca o controle ideal das suas contas a pagar. O controle de fluxo de caixa é uma tarefa básica que toda empresa deve praticar.

Muitas pessoas utilizam planilha para fazer esse tipo de controle. Porém, por mais que as planilhas sejam ferramentas que podem quebrar um bom galho na sua rotina financeira, elas ainda estão passíveis de erros, além de tomarem muito tempo de quem precisa atualizá-las constantemente.

Bônus: 3 ferramentas exclusivas para um planejamento financeiro eficaz

Agora que você já conhece as principais operações financeiras e dicas para otimizá-las, que tal conferir 3 ferramentas para impulsionar de vez seu planejamento?

Planilhas financeiras

Acompanhar um planejamento financeiro de perto não é uma tarefa fácil. 

Entretanto, há ferramentas e tecnologias que auxiliam este processo, automatizando e otimizando sua execução.

Para um negócio que está começando, as planilhas de acompanhamento podem ser uma opção interessante. 

Nós preparamos duas planilhas de controle exclusivas:

Fluxo de Caixa conectado às suas máquinas de cartão 

Nossa ferramenta de fluxo de caixa se conecta diretamente com todas as suas maquininhas de cartão, atualizando diariamente os dados de todas as vendas.

Você também pode cadastrar lançamentos e categorizar cada entrada e/ou saída de forma simples, de acordo com a empresa.

Além disso, é possível filtrar períodos específicos para fazer análise de seu caixa e visualizar o fluxo de recebimentos e despesas por semana ou mês.

Ou seja: por meio dela, o controle de vendas será muito mais minucioso e, o melhor, automatizado!

Veja outras vantagens dessa ferramenta inovadora:

  • Controle seu fluxo de caixa com categorias próprias do seu negócio;
  • Acompanhe vendas e despesas administrando contas a pagar e receber;
  • Tenha a sinalização de quando cada parcela de venda vai cair na sua conta;
  • Aproveite também um fluxo de caixa com cálculo automático dos principais indicadores financeiros;
  • Conte com a centralização dos dados de todas as suas vendas em qualquer meio de pagamento.

Acompanhar corretamente os principais indicadores do seu negócio faz parte do conjunto de práticas de um bom controle financeiro.

A Confere calcula automaticamente esses indicadores para você pela ferramenta de fluxo de caixa. 

Assim, você saberá os resultados com vendas, custos variáveis, despesas fixas, investimentos operacionais e entradas e saídas não-operacionais: ou seja, um controle de toda a sua área financeira de modo simples e efetivo!

As vendas também aparecem detalhadas com data, descrição, forma de pagamento, bandeira, tipo, quantidade de parcelas e valor total. 

Isso facilita a verificação uma por uma quando esses valores forem recebidos.

Você também pode cadastrar todas as suas contas a pagar e alterar o status para acompanhar se sua empresa está arcando com suas obrigações financeiras.

A plataforma é totalmente gratuita e ideal para pequenas/médias empresas e contadores/assessores financeiros que desejam otimizar a sua rotina de trabalho! 

Para acessá-la, basta preencher o formulário desta página e concluir o seu cadastro na ferramenta!

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Controle automatizado e conferência das máquinas de cartões

A Confere Cartões disponibiliza ainda uma ferramenta completa que sincroniza diariamente todos os dados das suas maquininhas, tanto das vendas quanto dos recebimentos.

Em um único lugar, é possível visualizar as suas informações de vendas com cartões de todas as suas máquinas e de todos os CNPJs.

Se você trabalha com uma, duas, três ou mais maquininhas, tudo bem! Nós centralizamos todas as informações de vendas na mesma plataforma.

Os recebimentos líquidos e previsões são comparados com extrato bancário, verificando se de fato tudo foi pago corretamente pelas operadoras de cartão.

Fora isso, pode-se cadastrar as taxas acordadas com cada operadora, e automaticamente o sistema calcula se o valor aplicado está correto.

Por fim, relatórios de recebimentos, vendas, cancelamentos e chargebacks, antecipações, taxas, despesas e ajustes podem ser exportados.

Essas operações também podem ser filtradas por estabelecimento, caso tenha mais de um na plataforma. 

Selecione período, operadora, bandeira de cartão, dados bancários ou o tipo de transação que desejar.

Temos certeza que, com isso, o controle de suas vendas parceladas ou à vista via cartões será muito mais eficiente!

 

 

Conclusão

A gestão de contas a pagar não é uma tarefa simples, mas ela pode ser prática e eficaz, utilizando planilhas, por exemplo, ou softwares.

Independentemente do método utilizado, a organização é essencial para que a gestão consiga fazer uma administração segura, estratégica e baseada em dados.

Assim como as demais operações, o processo de controle das contas a pagar é indispensável para manter as finanças do seu negócio fora da zona de risco. Dito isso, aposte em boas ferramentas para organizar com eficiência a sua empresa e bons negócios!