Contas a Pagar: o que é, como organizar e controlar na sua empresa?

Por Miriam Barros

Manter as contas a pagar devidamente registradas é fundamental para a saúde do seu negócio. Quanto mais controle você tiver sobre os números da sua empresa, melhor conseguirá geri-la. 

O empresário que não conhece os números do negócio não tem consciência da real situação da empresa. É um erro se basear somente no fluxo de clientes e no número de vendas sem dar atenção aos gastos.

Uma boa gestão deve ter controle das contas a pagar e a receber, bem como de todos os números do setor financeiro, pois eles são fundamentais para analisar o crescimento do negócio e definir as estratégias que a empresa deve seguir.

O controle das contas a pagar é um dos principais processos de gestão que controla, antecipa e estima as obrigações durante determinado período.

Além de evitar juros decorrentes de vencimentos, esse dado ajuda a prever a margem de lucratividade e avaliar o saldo real em caixa.

Fluxo de Caixa Contador

O que são contas a pagar?

As contas a pagar são todas as obrigações financeiras já assumidas pela empresa, como impostos, pagamento de funcionários e fornecedores, manutenção de equipamentos, contas de água, luz, internet, entre outras.

Essas despesas podem ser fixas, que ocorrem todos os meses, ou variáveis, que variam conforme a necessidade.

Manter esses compromissos em dia exige muita organização, uma vez que o volume de gastos pode ser alto, dependendo do setor da empresa. Os esquecimentos e a desorganização podem acarretar em juros abusivos em alguns casos. 

O processo de contas a pagar bem controlado melhora o relacionamento com os fornecedores, mantém a equipe engajada e livra a empresa do pagamento de multas e juros.

Como organizar e controlar as contas a pagar?

A primeira coisa para ter um bom controle de contas a pagar é fazer um levantamento de todas as obrigações financeiras, listando todas as contas, mesmo que os valores sejam irrisórios.

Isso é o básico para não se perder em meio a tantas informações e possibilita que visualize os pagamentos que precisa realizar.

Com a lista em mãos, é preciso anotar os principais detalhes de cada conta, como: data de vencimento, valor a ser pago, forma de pagamento, número da parcela e o que mais achar necessário.

Para as contas de valores fixos é fácil, para as variáveis, estipule um valor médio com base nas últimas contas e faça o registro.

Esse planejamento das contas a pagar deve ser realizado por um determinado período, normalmente mês a mês.

Para que esse processo seja eficiente, registre todas as contas a pagar e separe as contas da pessoa física e da pessoa jurídica.

Com esses dados listados é mais fácil ter o controle sobre os pagamentos, não perder os prazos e dar prioridade às contas mais urgentes.

Planilhas

Ferramentas para o controle de contas a pagar

Existem diversas ferramentas para realizar o controle das contas a pagar. A maneira mais simples é utilizar planilhas do Excel ou até um simples caderno.

Esse meio, embora não seja o ideal, é válido. Funciona bem para negócios com poucas obrigações, mas se torna mais difícil e passível a erros quando o fluxo se torna maior.

Outra ferramenta para controle financeiro é a adoção de um sistema mais robusto e automatizado, o ERP.

Um software de gestão online dá a você um controle completo sobre sua empresa. Muitas das operações são automatizadas, resultando em eficiência e praticidade.

Além dos inúmeros recursos que auxiliam no dia-a-dia do gestor, os sistemas ERPs possuem uma funcionalidade específica para as contas a pagar e a receber.

É possível gerenciar todo o fluxo de caixa, visualizar gráficos, históricos das movimentações financeiras, gerar relatórios e muitos mais.

Ao adotar um sistema ERP e treinar a equipe para usá-lo corretamente, várias tarefas manuais se tornam automatizadas aumentando a agilidade e segurança dos dados.

O sistema de gestão de contas a pagar é a melhor solução para um controle eficiente das obrigações e do financeiro em geral da empresa.

Geralmente esses sistemas contam com funcionalidades como integração com o módulo de compras. Dessa forma, todas as vezes que for realizado um registro de compra no sistema, será gerado automaticamente um pagamento no financeiro referente à compra realizada.

Você pode também anexar documentos e comprovantes junto com os pagamentos gerados pelo sistema. Dessa forma, tudo fica em um só lugar, facilitando a pesquisa e evitando que o documento se perca.

Com um sistema de gestão financeira você pode organizar facilmente seus pagamentos por planos de contas. Assim, poderá gerar relatórios específicos que facilitam o processo de controle financeiro da empresa.

Outra funcionalidade financeira que alguns softwares de contas a pagar permitem é a conciliação bancária de seus pagamentos. Dessa forma, se reduz o trabalho de digitação de pagamentos e confirmação das despesas. Basta exportar o arquivo OFX disponibilizado pelo banco e importa-lo no sistema.

Invista no controle financeiro do seu negócio e tenha todos os números da sua empresa à sua disposição para planejar a melhor ação para o sucesso.

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Ferramenta GRATUITA de Fluxo de Caixa - Controle suas entradas e saídas de forma simples!

Se você chegou até aqui, é porque busca o controle ideal das suas contas a pagar. O controle de fluxo de caixa é uma tarefa básica que toda empresa deve praticar.

Muitas pessoas utilizam planilha para fazer esse tipo de controle. Porém, por mais que as planilhas sejam ferramentas que podem quebrar um bom galho na sua rotina financeira, elas ainda estão passíveis de erros, além de tomarem muito tempo de quem precisa atualizá-las constantemente.

Pensando nisso, nós da Confere criamos uma ferramenta totalmente gratuita para que você possa controlar o seu fluxo de caixa de forma segura e sem dificuldades! 

Na ferramenta, você vai ter uma visão completa das entradas e saídas da sua empresa. Você poderá visualizá-las por dia ou mês.

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Você pode importar o seu extrato bancário na plataforma. Os dados de entradas e saídas serão automaticamente carregados e você poderá categorizar cada uma delas, para saber exatamente de que se trata cada lançamento.

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Você também pode cadastrar entradas e saídas de forma manual, ao inserir a data do recebimento, conta, categoria, título, valor do lançamento e uma breve descrição. Isso vai te ajudar a visualizar melhor o que cada movimentação indica!

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Também é possível cadastrar suas contas bancárias na plataforma. Basta preencher os dados do banco, agência, conta, saldo inicial, data do saldo inicial e de qual estabelecimento aquela conta é. Nós não temos acesso a sua conta, os dados são apenas para seu controle pessoal.

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A plataforma é totalmente gratuita e ideal para pequenas/médias empresas e contadores/assessores financeiros que desejam otimizar a sua rotina de trabalho! Para acessá-la, basta preencher o formulário dessa página e concluir o seu cadastro na ferramenta!

 

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