Contas a pagar: o que é e como melhorar o controle

Por Miriam Barros

Toda empresa tem essencialmente dois fluxos financeiros: contas a receber e contas a pagar, não é? O dinheiro que entra é, sem dúvida, o que mantém um negócio operando. No entanto, se uma empresa não consegue controlar bem os seus gastos, corre o risco de não continuar funcionando.

Sabe por quê? Quando a empresa não controla as contas a pagar e, assim, não sabe o quanto pode gastar ou atrasa o pagamento das suas contas, ela acaba sem saldo suficiente em caixa. Dessa forma, a empresa não consegue manter o fluxo de suprimento para atender bem os clientes. Mas, não é só isso.

Não ter um bom controle sobre as contas a pagar pode representar muitos outros perigos para as empresas. Como evitar que isso aconteça com sua empresa? O primeiro passo é entender realmente o que são contas a pagar e como elas interferem no seu negócio.

O próximo passo é aprender como melhorar o controle das contas a pagar na sua empresa. Por isso, preparamos este artigo. Nele, explicamos tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Vamos lá?

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O que são contas a pagar?

As contas a pagar são as obrigações financeiras que uma empresa assume com os seus fornecedores e parceiros comerciais e serão pagas num futuro próximo. Por exemplo, digamos que a sua empresa compra matéria-prima de um fornecedor e ao invés de pagá-lo no momento do recebimento do pedido, pague 30, 45 ou 60 dias depois.

Essa obrigação financeira deve entrar na balança patrimonial como contas a pagar. Mas, é válido ressaltar que o setor de contas a pagar não lida apenas com as faturas. Todas as despesas que devem ser pagas no curto prazo também são consideradas como contas a pagar, como prestação de serviço e impostos.

Além de folha de pagamento, empréstimos de curto prazo, compra de equipamentos e mercadorias, aluguel, contas de energia elétrica e de água, dentre outros. 

Por que você deve dar atenção às suas contas a pagar?

Manter o controle das contas a pagar é garantir que você está pagando suas dívidas em dia. Isso ajuda a manter um bom relacionamento com os fornecedores, o que pode ajudar a economizar dinheiro. Além disso, muitos deles oferecem descontos às empresas quando pagam suas contas antecipadamente.

Além de proporcionar uma economia, também evita gastos desnecessários como o pagamento de multas e juros decorrentes do atraso do pagamento. O processo organizado de contas a pagar ainda garante que todas as contas sejam rastreadas. Assim, você não corre o risco de perder prazos de pagamento.

Nem fazer um pagamento duas vezes, evitando perdas que poderiam prejudicar o saldo do caixa da sua empresa. Isso nos levaria a outro problema: como honrar as contas se não há dinheiro suficiente em caixa, resultado da falta de controle das contas a pagar? Viu como um problema leva a outro?

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Como melhorar o controle das contas a pagar?

Descubra como melhorar o controle das contas a pagar na sua empresa:

Crie um processo para o contas a pagar

O bom controle das contas a pagar começa com o planejamento dos processos. Dessa forma, há uma prevenção de erros, como pagamento duplicado, falta de pagamento e, até mesmo, o pagamento de mercadorias não recebidas ou compras não realizadas.

Portanto, crie um processo para o contas a pagar, o qual pode seguir o seguinte procedimento:

  • 1. Receber faturas do fornecedor/ prestador de serviço e compará-la com o pedido realizado e a mercadoria entregue/ serviço prestado;
  • 2. Enviar a fatura de pagamento para o setor financeiro para verificar se há erros e agendar o pagamento;
  • 3. Assim que o pagamento é realizado, marcar a conta como paga no sistema financeiro;
  • 4. Fazer a conciliação bancária para confrontar as informações com os registros de pagamento e recebimento.

Agende os prazos de pagamento

Para não perder nenhum prazo de pagamento e, com isso, correr o risco de pagar multas e juros, além de perder credibilidade com o fornecedor, agende os prazos de pagamento. Isso pode ser feito no próprio sistema do banco. Mas o ideal é que você também anote em sua agenda pessoal online.

Assim, você será notificado e pode conferir no mesmo dia se o pagamento foi realizado ou não. Nossa dica é automatizar lembretes para ser notificado dias antes do vencimento de uma conta. Pois, dessa forma, se você tiver dinheiro em caixa para pagar essa conta antecipadamente, então pode negociar um desconto.

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Negocie as datas de pagamento

Para garantir que você tenha saldo suficiente no caixa para honrar com as suas obrigações financeiras negocie estrategicamente os prazos de pagamento. E o que isso quer dizer? Você deve negociar as datas de pagamento de acordo com as entradas de receitas, ou seja, as contas a receber.

Para isso, analise constantemente seu fluxo de caixa e descubra em quais datas há uma boa entrada de dinheiro e anote essa informação. Então, converse com os fornecedores/ prestadores de serviço sempre que negociar um pedido ou uma ordem de serviço. Se você sempre está com suas contas dias, isso não será um problema.

 

Faça a conciliação bancária de cartões

Uma das melhores formas de evitar qualquer problema financeiro na empresa, principalmente com as contas a pagar, é através da conciliação bancária de cartões. Pois, como já vimos, a falta de dinheiro em caixa significa que você não tem condições para quitar suas dívidas.

Como a maioria dos pagamentos feitos hoje em dia é por meio de cartões de crédito e débito, você precisa fazer a conciliação bancária de cartões para saber exatamente o que vai receber e conhecer o valor repassado por data. Como fazer isso? Através de software de conciliação bancária, como o Confere.

 

Conte com um software de gestão financeira

Os softwares de gestão financeira são importantes aliados no controle das contas a pagar. Isso porque ele dá a você um controle completo sobre todas as contas da sua empresa. Nele, você pode registrar todas contas a pagar e receber alertas de prazos de vencimento.

Muitos softwares de gestão financeira possuem muitos outros recursos que vão ajudá-lo na gestão do seu negócio. Como, por exemplo, importação de notas fiscais XML integrado com o módulo de compras, controle de contas a receber, fluxo de caixa e controle de vendas.

Como vimos, não há dúvidas de que o processo de contas a pagar é essencial para manter as finanças do seu negócio saudável, não é? Por isso, não perca mais tempo e comece hoje mesmo a melhorar o controle das suas contas a pagar. Esperamos que nossas dicas possam ajudá-lo nessa tarefa.

Não se esqueça: um bom software de gestão financeira é indispensável para melhorar o controle das suas contas a pagar. Então, que tal conhecer o software de controle financeiro do Simples Agenda? Esse sistema oferece controle financeiro completo, além de outras funcionalidades como agendamento online e emissão de boletos bancários

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