Como fazer o controle de contas a pagar e receber na sua empresa

Por Miriam Barros

São diversos indicadores que podem demonstrar o sucesso de uma empresa no mercado. Mas todas elas precisam de um ponto essencial para atingirem sucesso dentro de suas áreas: o lucro. 

Uma empresa precisa lucrar para se desenvolver e crescer. Mas como saber se sua empresa está lucrando? São muitas atividades que fazem parte da rotina de controle financeiro de uma empresa, e uma delas é imprescindível: o controle de contas a pagar e a receber.

Apesar de se tratar de uma tarefa básica e facilmente automatizável, muitos gestores não otimizam esse controle e o resultado é o esperado: quem sofre diretamente com isso é a própria empresa.

Agora, vamos aos questionamentos: você sabe quanto a sua empresa vai receber na próxima semana? E no mês que vem? Você sabe quais são as contas que precisa pagar amanhã? E semana que vem?

Se você não sabe ao certo responder essas perguntas, é porque existe uma falha em seu controle de contas a pagar e a receber. Mas não se desespere! Estamos aqui pra te ajudar.

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Como o controle de contas a pagar e a receber pode ajudar a sua empresa

Os benefícios de realizar um controle apropriado de contas a pagar e a receber são muitos, se você pensar que isso reflete diretamente no controle financeiro da sua empresa.

Alguns dos principais pontos a serem levados em consideração como recompensa pela atenção dada a esse controle são: 

  • Economia clara nos gastos da empresa - você não vai gastar mais do que ganha
  • Identificar pagamentos que, com antecipação, oferecem descontos
  • Ter consciência das obrigações financeiras da empresa (entradas e saídas) em um determinado período
  • Honrar com suas obrigações financeiras e pagar contas em dia, evitando multas e juros
  • Levantamento de saldo da empresa
  • Possibilidade de negociar dívidas
  • Acompanhamento das contas que não foram recebidas ou pagas
  • Garantir um bom fluxo de caixa e capital de giro

A partir desses pontos, fica claro que o controle de contas a pagar e a receber é essencial para a manutenção ideal da saúde financeira da empresa. Vamos, agora, entender do que se trata afinal o "contas a pagar" e o "contas a receber".

Contas a pagar

As contas a pagar são as obrigações financeiras da sua empresa. Por exemplo: salário de funcionários, compras realizadas com fornecedores, contas de água, luz, empréstimos, serviços contratados, contribuições, enfim, tudo o que for necessário para a sua empresa se manter em funcionamento. 

As contas a pagar também incluem impostos e obrigações fiscais. Em suma, ela representa tudo o que a empresa gasta em relação a manutenção, materiais e outros gastos, recorrentes ou não.

O controle de contas a pagar permite que o gestor consiga identificar as obrigações a pagar, evitar multas e juros, tornar prioridade alguns pagamentos (em casos de dificuldades financeiras), conciliar os saldos contábeis e verificar as obrigações que foram contratadas e ainda não foram pagas.

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Contas a receber

O conceito de contas a receber trata de todo o dinheiro que entra na empresa - normalmente relacionado às vendas, restituições, estornos, financiamento, investimentos etc.

É importante que a quantia referente às contas a receber seja sempre maior do que as contas a pagar - assim, a empresa não fica no vermelho e consegue arcar com as suas obrigações financeiras.

É a partir do controle de contas a receber que você tem conhecimento das datas e valores a receber, descontos concedidos, créditos vencidos e períodos de atraso, juros recebidos, nível de concentração das vendas, saldo contábil, regularidade de pagamento dos clientes, inadimplência e formas de lidar com ela.

Como fazer o controle de contas a pagar e a receber

Apesar de ser uma tarefa relativamente simples, é muito comum encontrarmos erros no controle de contas a pagar e a receber. Quando isso acontece, a empresa é diretamente prejudicada por não possuir uma visão clara das receitas e despesas que ela possui.

A boa notícia é que existem formas de diminuir a margem de erros nesse controle: a automação dessa tarefa é uma boa saída para quem busca economizar tempo, focar na atividade principal da empresa e, ao mesmo tempo, ter um controle financeiro sólido e seguro do seu negócio.

Chegou a hora de aprender como realizar esse controle! Entender os passos é necessário para conseguir êxito em sua tarefa. 

 

1. Registrar todas as movimentações da empresa

Quando falamos de todas, aqui, são todas mesmo - sem exceção. Tudo o que entra ou sai do caixa da empresa deve ser registrado, seja gastos ou recebimentos grandes ou mínimos.

É através dessa tarefa que você consegue administrar outras atividades financeiras necessárias para o desenvolvimento da sua empresa, como controle de fluxo de caixa, acompanhamento de produtos e serviços com mais saída, controle de estoque, ciclo financeiro etc.

Em suma, é necessário realizar esse controle inicial para que outras diversas tarefas financeiras possam ser realizadas, pois elas dependem das informações adquiridas durante esse primeiro passo. 

Para alcançar o controle ideal de contas a pagar e a receber, é interessante que a empresa conte com a ajuda da tecnologia para ter esse controle de forma automática e, caso possua um sistema de gestão, que esse controle seja integrado a ele. 

Isso porque é muito comum, como comentamos anteriormente, que erros sejam cometidos durante o registro dessas informações.

Erros humanos são mais comuns do que erros cometidos por máquinas, visto que se trata de uma tarefa minuciosa e repetitiva. Por isso, automatizar esse controle é a saída ideal para quem deseja, de fato, obter sucesso nele.

Se os seus setores internos forem integrados, fica mais fácil ter controle de tudo o que ocorre na empresa - desde vendas até a saída de produtos no estoque, logística, o que precisa ser reposto etc.

Com a integração de setores, essas informações são atualizadas de forma unificada e o que se ganha é agilidade, assertividade e prática no dia a dia.

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2. Saiba cobrar clientes inadimplentes

É muito comum que aconteçam atrasos em pagamentos de compromissos pelos seus clientes.

O controle de contas a receber é diretamente afetado por essa prática e é importante saber como cobrá-los para que haja menos descumprimento possível dessas obrigações.

Com o tempo, você consegue perceber os tipos de clientes que possui e aqueles que já costumam atrasar seus pagamentos.

Busque dar mais atenção a estes, com cobranças recorrentes, antes do prazo de pagamento, para lembrá-los da importância de honrar com seus compromissos.

É importante não fazer com que o cliente se sinta ameaçado ou pressionado. Faça isso de forma discreta, sem que ele sinta que você está sendo abusivo em seu contato.

Você pode oferecer formas de parcelamento de dívida e outras maneiras que possam ajudá-lo a arcar com o que deve.

O intuito, aqui, é aumentar as chances de recebimento e manter seu caixa fora do vermelho.

Lembre-se de organizar as datas corretas para cobrar os clientes. Isso vai garantir que você não deixe de cobrar ninguém.

Uma forma de evitar inadimplência e garantir o fluxo de receitas na empresa é incentivar pagamentos à vista. O incentivo pode partir de vantagens oferecidas para aqueles que conseguem pagar antecipadamente pelo que você ofereceu.

A vantagem disso vai além de minimizar a inadimplência: você acaba por fidelizar clientes também!

 

3. Controle o seu fluxo de caixa

O fluxo de caixa se trata de outra ferramenta extremamente importante para realizar o controle financeiro de qualquer empresa. Assim como é comum nos depararmos com erros no controle de contas a pagar e a receber, com o fluxo de caixa não é diferente.

O controle de fluxo de caixa deve ser feito em períodos curtos, de preferência todos os dias. E não são todos os gestores que costumam realizar essa tarefa rotineiramente.

Quando o período se estende, dependendo do fluxo de entradas e saídas da empresa, esse controle se torna mais complexo e passível de erros.

Realizar esse controle diariamente demanda um tempo que muitas vezes a equipe não possui. Por isso, mais uma vez, é importante automatizar tarefas que são facilmente automatizáveis.

A Confere oferece uma plataforma completamente gratuita e online para controle de Fluxo de Caixa. Nela, você pode importar o extrato da conta da empresa e a plataforma vai, automaticamente, identificar todas as entradas e saídas que ocorreram.

A partir disso, você classifica cada movimentação e mantém seu controle em dia!

 

4. Acompanhe seu estoque

Existem alguns pontos que precisam de atenção no controle de estoque, pois eles podem causar grandes confusões na hora de controlar as contas a pagar e a receber. 

O principal deles são as mercadorias paradas. As mercadorias devem ser liberadas por ordem de compra - o que evita que produtos saiam da validade ou sejam comprados demasiadamente sem necessidade.

Isso tudo gera problemas graves no controle de contas a pagar e receber.

É necessário registrar a data e o valor exato das compras feitas para alimentar o estoque, pois sem isso não tem como saber a margem de lucro que cada item provém, muito menos compreender o seu ciclo operacional.

Um controle de estoque sólido conta com o registro de todas as compras realizadas, o que facilita e MUITO o controle de contas a pagar e a receber.

 

5. Divida os centros de custo

Para controlar melhor as contas a pagar e a receber, busque separá-las em categorias que vão dividir as receitas e despesas em centros de custo.

Isso pode ser feito por filial, por setor ou de qualquer outra forma que te ajude a ter um maior controle sobre em que categoria cada movimentação se encaixa. Por exemplo: Marketing, Comercial, Desenvolvimento, Logística etc.

 

6. Use a tecnologia a seu favor

Como comentamos anteriormente, o controle de contas a pagar e a receber é uma ferramenta que afeta diretamente outras ferramentas importantíssimas para o controle financeiro de uma empresa.

Por isso, falhas nesse controle podem ser gravíssimas para um negócio e é importante, o quanto antes, evitar que elas venham a acontecer.

Contar com a tecnologia para isso é essencial, afinal, existem diversas soluções no mercado que foram criadas justamente para realizar essas tarefas de forma automática, rápida e segura.

A Confere é uma delas: somos um novo conceito de Gestão Financeira Centralizada - uma plataforma em que é possível controlar todo o financeiro de uma empresa em um só lugar.

Com a Confere é possível acompanhar, controlar e conciliar vendas em cartão, antecipações, cancelamentos & chargebacks, monitorar taxas aplicadas por operadoras de cartão, controlar fluxo de caixa, controlar as contas a pagar e a receber e extrair relatórios completos para futuras análises que vão te ajudar a tomar decisões assertivas para o seu negócio.

Conheça a nossa solução e entenda como podemos ajudar no controle financeiro da sua empresa!

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