Controle de caixa: o que é e como implementar na sua empresa

Por Miriam Barros

O controle de caixa é uma prática que deve estar no centro do dia a dia de uma empresa que preza pela sua saúde financeira e pelo seu sucesso.

Isso porque, é justamente fazendo esse controle de caixa que o empresário vai ter noção, diariamente, de quanto dinheiro a empresa realmente dispõe para investir e para saldar os custos com funcionários, fornecedores e parceiros.

É claro que o controle de caixa não influi somente no dia a dia da empresa. Ele também influi em como as finanças da empresa vão estar em uma semana, um mês e até, um ano.

Por isso, assim como a gestão de estoques, gestão de pessoas, gestão de vendas, dominar as técnicas de controle de caixa é essencial quem possui uma empresa e deseja ver ela se projetando para o futuro.

Essa gestão ajuda o empresário a monitorar as entradas e as saídas de dinheiro da empresa e a controlar os períodos em que esse fluxo acontece no caixa. Isso evita de acontecer aquele caso clássico de o empresário só perceber que a empresa está sem dinheiro no caixa na hora de fazer algum pagamento vultuoso.

Embora não pareça, é bastante comum que isso aconteça. Na verdade é bem fácil:

O empresário não faz o controle de caixa do seu negócio e, de repente, aparece um fornecedor com um bom produto mas que só aceita pagamentos à vista. Sem pensar duas vezes o empresário recorre ao caixa e acerta o pagamento do fornecedor.

O que o empresário pode não ter levado em conta é que na hora de vender esses produtos recém comprados, ele não vai receber o valor à vista, já que, provavelmente seus clientes vão preferir pagar parcelado, mesmo que para isso paguem algum juro.

Resultado: a empresa pagou um valor vultoso à vista ao fornecedor mas vai receber um pedaço desse dinheiro de volta só daqui a 60 dias, ou mais.

Se você não tiver um bom capital de giro para cobrir os custos de sobrevivência da sua empresa em períodos assim, negociar dessa forma, sem o controle de caixa devido, pode representar a morte da sua empresa.

Vamos adiante. Vamos entender o que é essa gestão:

Nova call to action

O que é controle de caixa

O controle de caixa é a gestão que monitora e controla as entradas e saídas de dinheiro de um negócio. Essas entradas e saídas também recebem o nome de fluxo de caixa, por representar justamente isso, um fluxo. O controle de caixa monitora esse fluxo de dinheiro, garantindo que o empresário e seus contadores saibam exatamente de onde vem, para onde está indo e o quanto fica de dinheiro no caixa.

Essa gestão impede que o empresário e seus sócios se enganem quanto aos recursos da empresa e ajuda a manter o controle financeiro dela. Isso porque, a prática não deixa passar nenhum ganho e nenhuma despesa, por mínimos que sejam, já que a soma desses valores pequenos pode se tornar gigante lá na frente.

Dependendo do tamanho da empresa, esse controle de caixa pode começar pelo velho caderninho, ou mesmo, por planilhas feitas justamente para isso mas, com o tempo e com o crescimento das vendas e da própria empresa, essa controle fica mais complexo e muitos empresários preferem investir em um bom sistema de gestão para fazer esse controle automaticamente.

Planilha Conciliacao Bancaria

Controle de caixa: como fazer

O controle de caixa é simples de se fazer quando se entende que ele possui uma estrutura básica. Sabendo o que cada um dos itens representa, fica fácil de se fazer a gestão de cada um deles, seja manualmente seja em uma planilha. Os itens que compõem um controle de caixa são:

Recebimento

Neste item estão incluídos todas as entradas de todos os valores no caixa da empresa. Todo recurso financeiro que a sua empresa recebe, seja vindo de vendas, aplicações, adiantamento de parcelas, aluguel de peças etc se encaixam nessa categoria.

 

Pagamentos

Aqui entram os gastos e investimentos da sua empresa. Ou seja, o dinheiro que sai do caixa. Aqui entram todos o custos fixos e os custos variáveis da sua empresa, como gastos com aluguel, contas de luz, de água, internet, pagamento de salários e fornecedores, enfim, todos os valores que saem das mãos da empresa e vão para as mãos de outros.

 

Saldo anterior

O saldo que restou no caixa no período anterior. Ou seja, se vocẽ fez o seu controle de caixa no dia anterior, então o saldo é o valor que resultou da subtração do valor total dos pagamentos pelo valor total dos seus recebimentos. Por exemplo:

 

No dia anterior, no final do dia, você fez o seu controle de caixa e percebeu que a sua empresa somou R$ 50 mil em recebimentos. No mesmo dia, os pagamentos somaram R$ 35 mil. Para saber o seu saldo basta fazer:

R$ 50,000 - R$ 35,000 = R$ 15,000

Ou seja, o seu saldo final naquele dia foi de R$ 15 mil. Esse saldo deve constar no controle de caixa do dia seguinte, afinal esse é o dinheiro REAL que a sua empresa tem em caixa. Esse deve ser o seu saldo inicial do dia seguinte.

Simples a estrutura, não é? Vale lembrar que essa estrutura serve mesmo só para aqueles empresários que vão fazer o controle de caixa usando o caderninho, já que as planilhas para isso, geralmente encurtam o caminho e um bom programa de gestão faz tudo isso de forma automática.

 

Planilha Fluxo de Caixa

Como fazer controle de caixa

Agora que você já sabe a estrutura de um controle de caixa fica fácil fazer o seu próprio controla na sua empresa. Para isso, basta seguir estas dicas simples que a gente separou:

 

Categorize suas despesas

Analise todo o seu fluxo de caixa e separe todas as despesas. Separe todas as despesas com fornecedores, despesas com funcionários, despesas com contas da empresa. Assim, você vai saber sempre o montante de recurso que está indo para cada uma dessas áreas diariamente, mensalmente e anualmente.

 

Categorize seus ganhos

Mesmo esquema da sica acima. Separe e categorize todos os seus ganhos, como, ganhos por pagamentos à vista, ganhos de pagamentos no crediário, cartão, ganhos de investimentos etc.

Como a ideia, além de saber o que acontece diariamente com o dinheiro da sua empresa é ter o controle sobre esse dinheiro, você vai saber de onde vem a maior parcela desse dinheiro. Isso possibilita que você possa reinvestir parte desse dinheiro para aumentar a efetividade dessa área e lucrar ainda mais.

 

Escolha o período

Escolha de que período a que período que o seu controle de caixa vai abranger e de quanto em quanto tempo ele vai ser feito. Esse espaço de tempo pode ser diário, semanal, mensal e anual, mas observe, quanto maior o período de tempo menor é o seu controle sobre o seu caixa.

Por isso, a recomendação é que você faça o seu controle de caixa todos os dias, no final do expediente. A tarefa não dura mais do que meia hora, mas seus resultados geram tranquilidade e segurança.

 

Registre o que você ainda tem para receber

Ter esse controle é bem importante. Você deve ter listados os valores e as datas das contas que a empresa ainda tem para receber e o provável jur que elas vão gerar.

Essa gestão ajuda você a ter mais folga nos seus planejamentos financeiros futuros, uma vez que você vai poder ter uma previsão dos recursos que você vai ter em caixa em cada época.

Esses lançamentos futuros podem ajudar você, por exemplo, a negociar com fornecedores a entrega de algum lote de mercadorias que vai poder ser pago adiante, quando esses recursos chegarem aos cofres da empresa.

 

Aperfeiçoe

Nenhuma gestão é perfeita e cada técnica se aplica de uma maneira específica a cada empresa.

Por isso, vá ajustando todas as dicas e práticas que a gente ensinou aqui à realidade do dia a dia do seu negócio. Inclusive o próprio controle de caixa deve ser aperfeiçoado no seu cotidiano, passando a incluir novos números e métricas e absorvendo novas despesas.

A regra é simples: é o empresário quem sabe o que serve e o que não serve para a sua empresa.