Como fazer o controle de estoque da minha empresa?

Por Miriam Barros

Toda empresa tem como objetivo crescer e se desenvolver de forma saudável dentro do mercado.

Existem diversos caminhos a trilhar e pontos a aprimorar dentro da gestão de um empreendimento para que esse crescimento aconteça.

Um dos pontos que necessita de muita atenção e que é de extrema importância para atingir este objetivo é o controle de estoque.

Estudando e acompanhando o controle de estoque, é possível ter uma visão ampla do movimento de entrada e saída de produtos em seu negócio.

Essa visão auxilia no acesso às informações relacionadas às demandas de produtos específicos, além de proporcionar uma visão clara em relação ao lucro líquido ao final de cada mês contábil.

O controle de estoque é essencial para que possamos ter conhecimento da quantidade exata de produtos que a empresa necessita para atender a demanda que existe no mercado, sem gerar prejuízos com perdas ou sobras.

Por mais que esse conceito seja praticamente um senso comum, sabemos que o acompanhamento deste controle não faz parte da rotina de diversos empreendedores no Brasil.

E pode acreditar: o controle de estoque faz parte de uma cadeia muito maior de organização empresarial, sendo ele apenas um dos fatores a serem acompanhados.

Porém, se você se encontra em um momento em que não pratica nenhum acompanhamento ou investimento em sua organização logística e financeira, não se desespere!

Sempre é possível passar por transformações, basta querer e não desistir no meio do caminho. Por isso, esse texto pode te ajudar muito.

Isso porque, o controle de estoque oferece uma organização muito maior dos processos internos de uma empresa, resultando em eficiência de diversos setores.

Outro ponto importante é a diminuição de desperdícios (de energia e tempo) durante a gestão de seus recursos financeiros.

Por isso, se você decidiu aprimorar a organização interna da sua empresa agora, o controle de estoque pode ser um ótimo ponto de partida para alcançar seus objetivos a médio e longo prazo.

Nova call to action

Neste post, você vai ver...

Afinal, o que é Controle de Estoque?

O controle de estoque engloba diversas outras atividades: organização, planejamento e armazenamento de matéria-prima, produtos, equipamentos e ferramentas.

Este controle é mais voltado para empresas que trabalham com produtos (de fabricação própria ou revenda) e é uma peça imprescindível para que o empreendimento possa lucrar.

Mesmo assim, essa atividade tende a ser ignorada em muitas empresas, e muitas vezes isso se dá devido à falta de informação sobre como realizá-la.

Sendo o controle de estoque uma das peças fundamentais para sustentar um empreendimento, como se não bastasse, ele garante uma eficiência empresarial e redução de custos.

A ideia básica do controle de estoque é o monitoramento de produtos armazenados, para que as demandas sejam atendidas sem causar excessos ou prejuízos.

A gestão ideal do controle de estoque permite que os gestores possam prever o que deve ser comprado e reposto.

Este controle também garante uma redução de perdas por roubo ou por vencimento dos produtos, além de abrir espaço e argumentos para que seja possível acordar melhores condições de negociação com os fornecedores.

Se pararmos pra pensar na quantidade de trabalho que é monitorar TUDO o que entra e sai da empresa... Realmente, é muita coisa! Mas acredite, o esforço vale a pena, pois as vantagens são inúmeras!

Continue a leitura para entender os motivos pelos quais você PRECISA adotar o controle de estoque como uma atividade rotineira na sua empresa!

Para que serve o controle de estoque e quais são seus benefícios?

Para além de uma organização de seu espaço físico, o controle de estoque serve para melhorar a estrutura de sua empresa como um todo. Esta tarefa garante uma facilidade muito maior na gestão de boa parte dos seus ativos, além de tornar suas operações mais sólidas e precisas.

Quando pensamos, por exemplo, em diversos pontos de distribuição, as operações tendem a ficar cada vez mais complexas. Porém, mesmo que o trabalho pareça maior e exaustivo, a não realização dele (ou a má realização) pode causar danos difíceis de serem contornados no futuro. Estes danos podem, inclusive, custar caro para os gestores e a empresa como um todo.

 

1. MAIS ECONOMIA E MENOS GASTOS DESNECESSÁRIOS

O controle de estoque eficiente permite que o gestor possa identificar os produtos que estão em falta. Identificar isso antes do estoque zerar pode evitar perda de possíveis vendas, visto que alguns produtos têm mais procura que outros.

O mesmo pode acontecer no caminho oposto: algumas mudanças podem ajudar a reduzir desperdício de dinheiro, pois a partir do acompanhamento de estoque, é possível perceber produtos que não possuem tanta saída e, por isso, não precisam ser repostos com a mesma agilidade dos produtos citados no cenário anterior.

Dessa forma, o gestor compreende o fluxo de produtos internos da empresa e pode organizar de forma mais palpável o próprio estoque, não ficando para trás de concorrentes que possam oferecer algo que, por falta de controle, acabou faltando no próprio estoque.

 

2. MAIS ASSERTIVIDADE NAS VENDAS!

É importante, para todo empreendedor, conhecer seus concorrentes.

Oferecer produtos que estão em falta na concorrência pode virar um diferencial competitivo para sua empresa!

Muitas vezes, devido a falta de controle de estoque, vendedores realizam vendas e descobrem, posteriormente, que o produto vendido sequer existia em seu estoque.

Esse cenário causa um atraso de operações grande, visto que o produto pode demorar para ser reposto.

O problema não pára por aí: como, então, explicar essas condições para um cliente que já efetivou a compra?

A solução, para este, provavelmente será procurar o produto nos concorrentes, já que você não pode ofertá-lo.

E isso significa o que já sabemos: menos venda, menos lucro para a empresa.

A boa notícia é que esse caso só acontece se o controle de estoque não for uma atividade realizada na rotina da gestão da empresa.

Caso esse seja seu caso, bom... Chegou a hora de mudar! ;)

Além de controlar o fluxo de materiais da empresa, o controle de estoque auxilia no acompanhamento do desempenho dos setores financeiro, comercial e administrativo.

É através deste controle que podemos prever o que precisa ser comprado e organizar todo o planejamento da organização.

O controle de estoque vai mostrar exatamente quais são os produtos mais procurados e em que momento do mês ocorrem mais vendas deles.

Da mesma forma, é possível ter conhecimento de quais produtos vendem menos ou são sazonais (mais procurados em épocas específicas).

A partir dessa noção, podemos criar estratégias de vendas e compreender melhor quem é nosso consumidor!

 3. MAIOR PLANEJAMENTO PARA PEDIDOS AOS FORNECEDORES

A partir do momento que temos consciência do fluxo de produtos de nosso empreendimento, sabemos quais materiais devem ser comprados, e quando.

Tendo em mente a visualização do seu fluxo de produtos, é possível se planejar com antecedência para iniciar os pedidos com fornecedores.

Com antecedência, você pode acordar preços mais justos.

Pedidos feitos em cima da hora custam caro e esse custo pode ser evitado se houver organização interna suficiente para tal.

A economia de gastos desnecessários pode se transformar em possíveis investimentos futuros!

 

 4. PRECIFICAÇÃO ADEQUADA DE PRODUTOS E OFERTAS

Tendo conhecimento da demanda e sazonalidade dos produtos, é possível se organizar e se planejar para criar ofertas "imperdíveis" em momentos distintos.

Muitas vezes, para tentar se livrar de estoque parado, empreendedores dão descontos extravagantes em produtos que resultam, apenas, em prejuízo.

O planejamento e execução de uma boa precificação está diretamente relacionado à oferta e demanda do mercado para produtos específicos.

Por isso, ter propriedade para precificar produtos e criar ofertas requer um acompanhamento constante do estoque de sua empresa.

 Planilha controle de estoque

O controle de estoque para as pequenas e médias empresas

Por possuir um empreendimento pequeno, muitos empreendedores tratam o controle de estoque como uma tarefa opcional, não tão necessária.

A lógica de funcionamento e as vantagens oferecidas pelo controle de estoque rotineiro se aplica a todos os tipos de empreendimentos.

Todo lojista está propício a sofrer prejuízos significativos, ocasionados por diversos fatores.

Porém, a partir do momento em que os esforços são voltados para o controle de tudo o que entra e sai da sua empresa, certamente as chances de pagar caro por falta de organização são menores.

Por isso, a partir do momento em que se trabalha com qualquer tipo de mercadoria, é extremamente necessário ter controle da movimentação dela dentro da empresa.

Isso significa saber o que deve ser comprado, o que deve ser reposto, quando deve ser comprado, quando deve se criar promoções, quando é propício fazer queima de estoque, quando deve-se negociar com fornecedores etc.

Como fazer o controle de estoque

Se você chegou até aqui, muito provavelmente identificou que o controle de estoque é uma atividade que precisa ser aderida em sua empresa.

Por isso, fizemos um passo a passo para que você consiga administrar seu estoque de forma eficaz e em equilíbrio com os diversos setores da empresa!

 1. CRIE UM INVENTÁRIO

Para criar um inventário, é preciso listar todos os produtos que estão estocados e a quantidade de cada um deles.

Este documento deve ser revisado e atualizado constantemente. Dessa forma, você terá controle de tudo o que sai de sua empresa.

A medida em que os produtos entram e saem, registre todas as datas de movimentação.

 

 2. PREPARE SUA EQUIPE

É necessário que a equipe esteja preparada para gerir o estoque da empresa.

Nesse caso, direcionar a liderança para uma pessoa é interessante para que esta seja responsável pelo acompanhamento do controle e monitore todas as movimentações que ocorrerem.

 

 3. ESTABELEÇA UM LIMITE PARA PERDAS

Mesmo diante de um controle rígido, a chance de ocorrer perdas de mercadorias existe.

Por isso, defina um limite para estes casos. O ideal é manter-se dentro da meta estipulada para que os prejuízos não sejam maiores.

 

 4. BUSQUE UM EQUILÍBRIO PARA O SEU ESTOQUE

Como comentamos anteriormente, o controle de estoque auxilia no conhecimento de quantidade de produtos existentes e em falta.

O ideal é que estes produtos permaneçam em constante equilíbrio, sem sobrar ou faltar.

Através do controle de estoque, você terá acesso à rotatividade de produtos internos, o que permite, junto ao seu inventário, que o equilíbrio seja estabelecido.

 

 5. LIVRE-SE DE PRODUTOS PARADOS

Alguns itens não têm tanta saída quanto outros, principalmente em épocas específicas.

A estratégia, portanto, deve estar voltada para que estes itens sem tanta procura não fiquem estagnados, ocupando espaço que poderia ser ocupado por itens de maior procura e, consequentemente, que geram mais vendas.

Para se livrar destes produtos, é necessário promovê-los, estudar os possíveis descontos e promoções a serem aplicados em cima de cada item para fazê-los sair do estoque.

 

 6. CALCULE OS CUSTOS DE ESTOQUE

Estocar produtos requer custos que estão relacionados ao espaço utilizado e à equipe que será responsável por cuidar do estoque.

Por isso, é bom avaliar os custos para se adequarem a realidade da sua empresa e, consequentemente, tornar o controle ainda mais eficiente.

 

 7. INVISTA NO CUIDADO DA ENTREGA DE SEUS PRODUTOS

No momento em que um pedido é realizado, o produto deve ser separado e preparado para ser entregue ao cliente.

É importante ter muito cuidado nesse momento para evitar que produtos defeituosos sejam entregues.

Também é importante atentar aos produtos errados e entregues fora do prazo, pois estas são falhas que marcam a experiência de clientes de forma negativa.

Dicas para gerenciar o estoque

A medida em que a empresa cresce, o controle de estoque torna-se cada vez mais complexo.

Se imaginarmos empresas com filiais, essa complexidade tende a aumentar, e é necessário estipular quantos centros de distribuição esta empresa terá e como os itens serão entregues.

Estes centros devem ser considerados filiais da empresa, possuindo um gerenciamento interno, mas fazendo parte de sua matriz.

Para pequenos e médios empreendedores, com empresas de porte menor, é necessário apenas definitir como o espaço físico será organizado e como será feita a entrega e o recolhimento de novas peças e produtos.

- Os produtos inacabados devem ser separados no início do estoque. Os finalizados, mais longe. Resumindo: é importante separar os produtos por fases.

- Para empresas que fazem vendas casadas, é importante agrupar produtos de forma que estes estejam próximos.

- Atualize sempre o seu inventário! Comentamos sobre a importância deste processo no tópico anterior, mas é importante sempre reforçar.

- Os registros de movimentação de estoque devem ser feitos no momento em que eles acontecem. Isso evita falhas humanas no processo que podem gerar custos altos lá na frente.

Antecipação de recebíveis

Quais são as consequências para quem não realiza controle de estoque na empresa?

Até o momento, listamos os benefícios de realizar controle de vendas para uma empresa, além de enumerarmos alguns erros que não podem ser cometidos neste controle.

Como você já pode ter percebido, esta atividade é essencial para tratarmos de um dos fatores mais importantes de qualquer empreendimento: o produto que está sendo ofertado.

Sem o devido acompanhamento de estoque, as chances de vivenciar prejuízos frequentemente são grandes.

Por isso, a iniciativa de ter uma contabilidade sólida dos produtos estocados, sua organização e uma melhor distribuição desses itens, certamente resulta em um impacto financeiro positivo para o empreendimento.

Além de melhorar a saúde financeira da empresa, os processos internos são otimizados a medida em que esse controle se fortifica.

Sem o devido controle, os gatos de manutenção aumentam, os gestores precisam fazer reposições desnecessárias, não conseguem fazer acordos positivos com fornecedores e acabam prejudicando, por último, a relação com os seus clientes, ocasionando perda de vendas.

Agora eu te pergunto? Vale a pena continuar não investindo neste controle?

Aqui estão alguns pontos válidos de serem levantados para que você compreenda claramente como a falta de controle de estoque prejudica o seu negócio:

 1. A EMPRESA VAI PASSAR A GASTAR MAIS

Todo processo está sujeito a falhas, porém, a falta de atenção no acompanhamento do inventário pode causar um prejuízo grande para a sua empresa.

Sem o devido controle, diversos itens podem ser danificados, destruídos ou invalidados com o passar do tempo.

A falta de controle de desvios de produtos, roubos e furtos também pode levar à redução do estoque sem que você saiba, de fato, o que aconteceu.

Ao mesmo tempo, a probabilidade de gastar com itens desnecessários para compor o acervo só resulta em mais desperdício de dinheiro que poderia estar voltado para investimentos em outros setores do seu negócio.

 

 2. SEUS CLIENTES RECEBERÃO UM SERVIÇO RUIM

Para que qualquer empresa seja bem quista pelo seu público, é necessário criar um bom relacionamento com os clientes.

Isso se aplica à diversas etapas do processo de venda: pré e pós.

A partir do momento que um cliente recebe um produto danificado, ou recebe entrega fora do prazo, esta relação começa a ficar desgastada.

A falta de controle de estoque pode fazer com que você não tenha produtos que os clientes desejam, por pura falta de organização. Algumas vendas perdidas neste processo custam muito caro!

Uma outra possibilidade dentro desta questão é o possível acúmulo de produtos que foram trocados por clientes, já que não se realiza um acompanhamento e registro das informações das mercadorias estocadas.

 

 3. FALTA DE PLANEJAMENTO

Gestores que realizam um controle de estoque de qualidade são sempre capazes de satisfazer seus clientes, atendendo a todos os pedidos de encomendas realizados.

Caso não exista nenhum controle voltado para o monitoramento destes recursos, a consequência é a falta de tempo para se planejar antecipadamente.

Os estoques são montados de última hora, não existindo uma avaliação rígida da sazonalidade e saída de produtos.

Através de um controle efetivo, é possível reconhecer em quais produtos devemos investir sem que as mercadorias fiquem paradas no estoque, ocupando espaço sem necessidade.

Concluindo

A leitura foi longa, mas, se você chegou até aqui, significa que está preparado para gerir seu estoque a partir de agora!

Esperamos que a publicação tenha sido útil para abrir sua mente para a necessidade de aderir ao controle de estoque em sua empresa.

Lembre-se que alguns esforços parecem exaustivos à primeira vista, mas os frutos que eles são capazes de prover são inúmeros.

Neste caso, estamos falando de uma prática que vai otimizar diversos processos internos de seu empreendimento, desde a logística, até o financeiro e seu time de vendas.

Por isso, planeje-se e invista em mudanças significativas para transformar a organização de sua empresa em um modelo inspirador para novos empreendedores!

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