De forma geral, todo tipo de controle é de extrema importância para a organização. Seja quantitativo ou qualitativo, os controles ditam o andamento atual dos negócios e as modificações necessárias para melhorias futuras.
Muitas empresas, principalmente as de pequeno porte, não possuem organização dos processos de controle financeiro e administrativo, o que acaba atingindo diretamente o estoque e as vendas da empresa.
Não apenas o controle de entrada e saída monetária e de mercadoria; com o controle de vendas, é possível mensurar aquisições, montantes no capital de giro, capital permanente e efetividade das vendas.
O método utilizado para registrar, administrar e gerir as vendas efetuadas pela empresa é essencial para mostrar não apenas o que está sendo vendido, mas quanto e para quem está sendo vendido.
Por meio dessa análise, é possível extrair informações para análise de fluxo de caixa, ranking dos produtos mais relevantes e perfil dos clientes.
O acompanhamento das vendas possibilita a mensuração e análise dos indicadores da saúde administrativa e financeira da empresa.
Pensando nisso, buscamos apresentar algumas dicas de como controlar as vendas, além do passo a passo de como desenvolver uma planilha de Controle de Vendas prática e simples!
Antes de mostrar o passo a passo de como desenvolver uma planilha de vendas, separamos algumas dicas de como manter o controle das vendas. Veja a seguir:
1 - Mantenha o Registro das Vendas
O registro das vendas é de extrema importância para o andamento do negócio.
Por isso, toda venda deve ser registrada, para fins fiscais, controle do fluxo de caixa e análises gerais.
Esse registro pode ser realizado por meio de softwares, ou até mesmo em registro em planilhas simples.
2 – Realize um Mapa de Vendas
O mapa de vendas permite identificar, em um período de tempo determinado, o que foi vendido, para quem a venda foi realizada e a entrada monetária em caixa.
3 – Crie um Banco de Dados
Com o desenvolvimento de um controle de vendas, é possível criar um banco de dados dos clientes, permitindo fazer propostas customizadas, mostrando uma rede de clientes fidelizados, mantendo a marca no mercado específico, determinando assim o público-alvo.
Agora que você já conhece a importância do controle de vendas e as informações primordiais para o andamento do seu negócio, separamos um passo a passo de como realizar uma planilha rápida e simples para que você possa controlar as vendas da sua empresa!
#ConfereAi:
1º Passo: Criar o Cabeçalho
O cabeçalho é o primeiro passo para a estruturação da planilha. É a partir dele que definimos as informações que serão inseridas nela.
Para iniciar, é preciso inserir em cada coluna os títulos devidos. As informações que precisam conter na planilha de vendas são: título, data, número do documento (nota), histórico (mercadoria vendida), valor (total), condição de pagamento (V para pagamentos à vista e P para pagamentos a prazo), desconto, valor líquido, nome do vendedor, percentual de comissão e valor da comissão:
Criando o cabeçalho
2º Passo: Formatar Colunas
Simples e rápida, a formatação das colunas deve ser realizada com o formato necessário, para que não seja preciso repetir o processo no momento da inserção de dados.
Basta formatar a coluna “Data” no formato que desejar (completa ou abreviada); a coluna “Nota” como número; as colunas “Valor Líquido e Valor da Comissão” como moeda; e as colunas “Desconto e Comissão” como Percentual:
Formatando colunas
3º Passo: Formatar as Colunas com Cores
A formatação das colunas com cores é necessária para que as informações fiquem mais claras.
O Excel oferece uma variedade de cores, sendo possível escolher a que mais se encaixa para a empresa. Para uma melhor visualização, é importante fazer uma mesclagem de cores entre as linhas:
Colorindo a tabela
4º Passo: Coluna Desconto - Criar e Inserir a Fórmula SE
Agora vamos inserir as primeiras fórmulas.
Na coluna será preciso utilizar a fórmula SE para aplicar o desconto sobre a venda. Para isso, vamos supor que a empresa oferece sempre um desconto de 5% nas vendas à vista, e nenhum desconto quando a venda é a prazo.
Com o SE é possível criar uma fórmula que faça automaticamente, esse cálculo, com a simples identificação da condição de venda. Para isso, vamos usar a função SE estabelecendo a condição de que, se a venda for à vista, o desconto será de 5% e, se a venda for a prazo, nenhum desconto, ou Zero.
Basta fazer a fórmula na primeira célula da coluna “Desconto” e copiar para todas as outras da mesma coluna. Assim como na imagem abaixo:
Aplicando condições de desconto
5º Passo: Coluna Líquido - Criar Fórmula para Procurar o Valor Líquido se Houver Desconto
Para criara uma fórmula adequada para essa função é muito simples: basta aplicar a fórmula SOMA na coluna “Líquido”, pegando o valor da venda (D3) e deduzir o valor do desconto (D3*F3). Utilizando sempre as regras matemáticas, pois o Excel respeita essas regras:
Criando fórmula para valor líquido
6º Passo: Coluna Comissão - Criar Fórmula para Calcular a Comissão
Utilizando a função SE, agora com uma fórmula um pouco mais complicada, na coluna “Comissão” vamos estabelecer que, se a venda for à vista e houver na coluna E a letra V (venda à vista), a comissão do vendedor é de 10%; se houver a letra P (venda a prazo) a comissão será de 5% e se não houver nada, a coluna ficará vazia (para que nada apareça na coluna, é só colocar como último argumento um espaço em branco, entre aspas (“ “)).
Criando fórmula para calcular comissão
7º Passo: Coluna V.Comissão - Insira a Fórmula para Calcular a Comissão do Vendedor
Na coluna “V. Comissão”, é necessário usar a função SE novamente. Com ela, estabeleceremos o seguinte critério: mostrar ZERO se na coluna “% Comissão” nada houver, e calculando se houver algum número:
Inserindo a fórmula para calcular a comissão do vendedor
Para calcular os totais das linhas “Vendas”, ‘Valor líquido” e “Comissões”, basta utilizar a fórmula SOMASE. Para isso, na última linha da planilha, você vai escolher a função SOMASE para cada uma dessas colunas e selecionar todas as linhas acima dela para buscar os valores.
Se você seguiu todos os passos corretamente, a sua planilha de controle de vendas está pronta! Veja o modelo da planilha completa abaixo:
Planilha pronta!
Gostou desse passo a passo? Se você estiver com alguma dúvida, entre em contato conosco! Aproveite também para navegar por nosso blog, aqui você vai encontrar diversos conteúdos que podem ser muito úteis para a gestão financeira do seu negócio. :)
