Controle de vendas parceladas: como gerenciar de modo eficiente?

Por Miriam Barros

O controle dos recebimentos de vendas, inclusive parceladas, estabiliza a dinâmica financeira empresarial, pois garante tomadas de decisões estratégicas baseadas na realidade do negócio.

O controle de vendas é uma etapa importante do fluxo de caixa, outra das chaves para o sucesso de uma empresa. 

Afinal, assim a loja evita perder dinheiro e mantém também suas contas em dias, fortalecendo a relação com fornecedores.

Independentemente do tamanho ou tipo de negócio, a organização do controle financeiro e administrativo precisa ser efetuada rotineiramente.

Esse é um trabalho complexo se feito manualmente, sobretudo para lojas que possuem um alto volume de vendas – que, inclusive, podem se perder nesse controle. 

As vias de papéis, planilhas complexas, diversas contas bancárias, taxas e números podem ser um desafio para o empreendedor.

Entretanto, com o apoio da tecnologia, é possível buscar caminhos mais eficientes para o controle de vendas à vista ou parceladas.

Neste artigo, mostramos como é possível abandonar de vez o controle de vendas e recebimentos feitos manualmente.

Acompanhe a leitura e veja como otimizar esse processo na sua loja, mantendo a saúde financeira do negócio fora de riscos desnecessários.

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O controle de vendas no e-commerce

Estar ciente dos produtos que saem, dos valores a receber e das contas a pagar, permite ao lojista estabelecer metas reais e mitigar problemas futuros.

Pense, por exemplo, no comércio eletrônico. As vendas online cresceram em ritmo acelerado nos últimos meses. 

Ao longo de 2020, o comércio digital cresceu 75%, representando 11% das vendas do varejo brasileiro, segundo o índice SpedingPulse.

Por mais que o cenário seja fértil para negociações, o valor vendido por meio de cartão de crédito e débito, e boleto bancário não é recebido no mesmo momento da compra.

Em média, os boletos demoram três dias úteis para identificar o pagamento. Vendas no débito caem na conta no dia seguinte, e no crédito, o valor depende das parcelas.

Assim, o controle adequado das vendas não dá somente uma visão panorâmica das realidade financeira da loja, mas também permite verificar se a operadora de cartões repassou corretamente os valores.

Por isso, logo abaixo, listamos alguns pontos importantes que um e-commerce ou loja física precisam ficar de olho no âmbito da gestão financeira.

Pontos de atenção na gestão financeira

Antes de abordarmos o controle de vendas parceladas em si, é interessante destacarmos três pontos que devem fazer parte da gestão financeira do seu negócio. 

São questões gerais que, se aplicadas, reduzirão as possibilidades de desequilíbrio financeiro de uma empresa. Confiram:

 

Tenha ciência da realidade financeira da loja

A gestão de uma loja, seja ela online ou física, necessita contar com planejamento para entradas e saídas que influenciam diretamente, por exemplo, no controle de estoque e relacionamento com fornecedores.

Tal planejamento só pode ser feito com acompanhamento contínuo que gere previsibilidade. 

Assim verifica-se com precisão, por exemplo, se a loja receberá o suficiente para cobrir seus custos.

Somente com a antecipação destas informações é possível fazer um gerenciamento de crise, buscar um fornecedor mais barato ou negociar prazos.

Para começar, você pode usar planilhas. Aqui você pode conferir duas opções grátis:

Planilha de Controle de Vendas;

Planilha de Conciliação de Cartões.

No entanto, como veremos mais à frente, o ideal é que, a medida em que sua empresa for crescendo, o ideal é investir na automatização dos processos de controle de vendas e outras operações financeiras.

 

Tome decisões de acordo com suas finanças

Toda ação importante de uma empresa – de marketing, investimentos, contratações, etc. – precisa ser bem programada, caso contrário, o risco de desequilíbrio é significativo.

Imagine um cenário em que uma empresa, por exemplo, amplia sua área de marketing e gera investimentos em mídias pagas ou promoções.

Sem um olhar clínico sobre os recebimentos futuros para cobrir os novos gastos, o caixa pode ser impactado negativamente, e até não conseguir se recuperar.

Isso vale também para investimentos em novas plataformas, produtos ou expansão: assim, a importância do controle de vendas perpassa toda a realidade de um negócio. 

 

Crie um banco de dados financeiros

Outro ponto que podemos listar é o acompanhamento de perto da preferência dos métodos de pagamento dos clientes e gerar insights a partir deles.

Entender o perfil de consumidor, neste sentido, é uma mina de ouro. A partir destas informações, a loja consegue personalizar ofertas e aumentar as vendas. 

Além disso, em caso de atraso de recebimento de compras parceladas, você pode notificá-los e até lembrá-los do vencimento, o que melhorará o controle de vendas do seu negócio. 

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O que define um controle de vendas parceladas eficiente?

Em um controle preciso, antes de tudo, será necessário conferir se as vendas foram processadas pela operadora e  se as parcelas foram creditadas na conta.

Nesse processo, analise também se as taxas de serviços da operadora de cartão estão conforme acordado.

E claro, lembre-se de certificar se o recebimento está atualizado no site da operadora e se foi efetuado corretamente.

Sim, são muitas informações, especialmente para quem começou a empreender agora, e se divide em diversas áreas de um negócio (físico ou loja virtual).

A boa notícia é que a tecnologia, hoje, é uma aliada dos empreendedores!

A Confere, por exemplo, possui uma série de soluções que melhorarão o controle de vendas parceladas em sua loja. Veja!

Fluxo de Caixa conectado às suas máquinas de cartão 

Nossa ferramenta de fluxo de caixa se conecta diretamente com todas as suas maquininhas de cartão, atualizando diariamente os dados de todas as vendas.

Você também pode cadastrar lançamentos e categorizar cada entrada e/ou saída de forma simples, de acordo com a empresa.

Além disso, é possível filtrar períodos específicos para fazer análise de seu caixa e visualizar o fluxo de vendas e despesas por semana ou mês.

Ou seja: por meio dela, o controle de vendas parceladas será muito mais minucioso e, o melhor, automatizado!

Veja outras vantagens dessa ferramenta inovadora:

  • Controle seu fluxo de caixa com categorias próprias do seu negócio;
  • Acompanhe vendas e despesas administrando contas a pagar e receber;
  • Tenha a sinalização de quando cada parcela de venda vai cair na sua conta;
  • Aproveite também um fluxo de caixa com cálculo automático dos principais indicadores financeiros;
  • Conte com a centralização dos dados de todas as suas vendas em qualquer meio de pagamento.

Acompanhar corretamente os principais indicadores do seu negócio faz parte do conjunto de práticas de um bom controle financeiro.

A Confere calcula automaticamente esses indicadores para você pela ferramenta de fluxo de caixa. 

Assim, você saberá os resultados com vendas, custos variáveis, despesas fixas, investimentos operacionais e entradas e saídas não-operacionais. Ou seja: um controle de toda a sua área financeira de modo simples e efetivo. 

As vendas também aparecem detalhadas com data, descrição, forma de pagamento, bandeira, tipo, quantidade de parcelas e valor total. 

Isso facilita a verificação uma por uma quando esses valores forem recebidos.

Você também pode cadastrar todas as suas contas a pagar e alterar seu status para acompanhar de perto se sua empresa está arcando com suas obrigações financeiras.

Controle e conferência das máquinas de cartões automatizado

A Confere Cartões disponibiliza ainda uma ferramenta completa que sincroniza diariamente todos os dados das suas maquininhas, tanto das vendas quanto dos recebimentos.

Em um único lugar, é possível visualizar as suas informações de vendas com cartões de todas as suas máquinas e de todos os CNPJs.

Se você trabalha com uma, duas, três ou mais maquininhas, tudo bem! Nós centralizamos todas as informações de vendas na mesma plataforma.

Os recebimentos líquidos e previsões são comparados com extrato bancário, verificando se de fato tudo foi pago corretamente pelas operadoras de cartão.

Fora isso, pode-se cadastrar as taxas acordadas com cada operadora, e automaticamente o sistema calcula se o valor aplicado está correto.

Por fim, relatórios de recebimentos, vendas, cancelamentos e chargebacks, antecipações, taxas, despesas e ajustes podem ser exportados.

Estes também podem ser filtrados por estabelecimento, caso tenha mais de um na plataforma. 

Selecione período, operadora, bandeira, dados bancários ou o tipo de transação que desejar.

Temos certeza que, com isso, o controle de suas vendas parceladas ou à vista via cartões será muito mais eficiente!

Como garantir o recebimento de vendas parceladas?

No contexto atual do mercado, os pagamentos com cartões são fundamentais para o crescimento das vendas.

Entretanto, ao contrário de um pagamento via boleto ou PIX, as compras parceladas estão sujeitas ao chargeback.

Basicamente, este é um processo de estorno, quando o titular de um cartão contesta uma compra junto ao seu banco.

Pensando no e-commerce, o chargeback se tornou um desafio para as lojas virtuais devido ao crescente número de fraudes, mas também pode ser causado por falhas na gestão da loja online.

E isso porquê, a solicitação de contestação de fatura pode ser causada por diversos fatores, como:

  • Falhas na entrega;
  • Informações incompatíveis entre o que está no site e o recebimento do cliente;
  • Falta de qualidade dos produtos;
  • Avarias;
  • Mal atendimento.

Dentro do ambiente de negócios brasileiro, uma venda pode ser cancelada em até 180 dias pelo cliente, gerando um gargalo, sobretudo, para o e-commerce.

O extenso prazo para o cancelamento de uma transação deixa as compras parceladas imprevisíveis - o período só passa a contar após a quitação da última parcela.

Este é um bom exemplo para mostrar a importância do acompanhamento contínuo e o controle detalhado do fluxo de caixa e de vendas parceladas.

Conclusão: automação é o segredo

A automação de processos é um passo importante para você deixar as operações da sua empresa mais eficientes.

As planilhas manuais, no geral, são muito complexas e, na correria do dia a dia, podem acabar virando um obstáculo para a sustentabilidade financeira do seu negócio.

O acompanhamento do fluxo de caixa, aliás, deve ser rotina constante, pois, como vimos, a falta de visão financeira do negócio pode causar sérios problemas.

Assim, não deixe de buscar o apoio da tecnologia para otimizar e automatizar o controle de recebimento de vendas, especialmente as parceladas, e potencializar os resultados do seu e-commerce!

Loja online gratuita Confere Shop

Este texto foi escrito por João Barros.