8 dicas para melhorar o seu controle de estoque!

Por Miriam Barros

Sabemos que a gestão do estoque é um processo essencial para empresas que querem continuar crescendo.

Isso porque, seja em relação à matéria-prima ou à produtos finais, é necessário ter em mãos os itens que movimentam o fluxo financeiro da empresa.

Pensando nisso, trouxemos algumas dicas importantes para quem deseja ter um controle melhor de estoque, garantindo redução de prejuízo e aumento de vendas!

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1. Compre os produtos na medida certa

O cuidado com a compra de produtos é extremamente importante, principalmente quando falamos de mercadorias que são carro-chefe nas empresas.

Produtos de grande procura devem estar sempre em reposição, mas isso não significa que devamos comprar itens em numerosas quantidades, sem o devido planejamento.

Muitas vezes, trabalhar com um estoque pequeno é o ideal para conseguir gerir ele da melhor forma.

Além de evitar desperdícios, o espaço físico necessário para guardar as mercadorias torna-se menor.

Aqui, aproveitamos para citar uma metodologia chamada "manufatura enxuta", baseada no sistema "puxado" (pull).

Neste sistema, a lógica instaurada é a de que a demanda puxa a linha de produção.

Consequentemente, quando existe demanda de certa compra de matéria-prima, ela se adequa em relação à demanda do produto final.

Obviamente, a compra dos produtos (sejam finais ou matéria-prima) deve ser planejada e feita com antecedência, para evitar casos em que o cliente procure pelo produto e não encontre em sua empresa, sendo forçado a buscar nas concorrentes.

A partir desse sistema, a empresa trabalha com estoques reduzidos, tornando a sua gestão mais simples e reduzindo desperdícios de mercadorias.

Empresas que trabalham com períodos de maior venda (estoques sazonais) precisariam se adaptar ao período de maior demanda. Mas a lógica é a mesma, desde que o planejamento seja feito com antecedência.

Uma ótima dica para quem deseja manter o estoque pequeno é trabalhar em uma relação sadia com seus fornecedores. Falaremos mais sobre isso a seguir!

2. Utilize um sistema digital para registrar todas as entradas e saídas de produtos

Aqui no blog, já escrevemos alguns textos sobre como é importante manter-se atualizado e buscar a automação para diversas tarefas que muitas pessoas ainda fazem de forma manual.

O ganho de tempo e segurança são os maiores benefícios que a automação pode trazer para a vida do empreendedor, que já tem que lidar com diversos outros processos diariamente.

No controle de estoque, isso não seria diferente.

Através de um sistema de gestão de estoque, você pode registrar todos os produtos que entram e saem da empresa de forma fácil e rápida.

Planilhas são interessantes, principalmente quando o assunto é conter gastos.

Porém, quando pensamos em um sistema automatizado, o "gasto" se transforma em investimento, visto que planilhas estão passíveis de erros humanos e podem causar um grande prejuízo no futuro, por descuido e falta de atenção.

Um sistema automatizado garante maior segurança e consistência nos dados, além de facilitar o acompanhamento da movimentação de mercadorias dentro do estoque da empresa.

Planilha controle de estoque

3. Faça inspeções frequentes do estoque

Mesmo ao adotar um sistema automatizado para gerir seu controle de estoque, falhas  sempre podem ocorrer.

Produtos podem entrar sem serem cadastrados, mercadorias podem perder prazo de validade, registros de itens errados e por aí vai.

Por isso, é interessante adotar uma rotina de inspeção de estoque para evitar que estas falhas tomem grandes proporções e prejudiquem toda a operação da empresa.

Estas inspeções podem ser semanais, mensais, semestrais ou até mesmo diárias. Tudo depende do segmento da empresa e dos cuidados dos gestores.

Por isso, adeque a inspeção às necessidades da empresa e você terá um resultado muito mais preciso de acompanhamento de estoque.

4. Cuidado ao fechar contratos!

Os setores comercial e de controle de estoque devem estar em constante diálogo para poder alinhar os contratos que serão fechados.

A finalidade é garantir a segurança da empresa, principalmente em relação à contratos que exigem pronta-entrega.

Afinal, imagine a seguinte situação: você vai em uma loja, passa horas escolhendo o que deseja levar e quando finalmente decide por um produto, descobre que não existe nenhum dele em estoque.

É uma experiência que muitas pessoas já vivenciaram e nós garantimos: não é legal, nem para o cliente, nem para o lojista.

Por isso, também encorajamos a adoção de um sistema de gestão integrada para facilitar o diálogo entre todas as áreas e o equilíbrio dos processos internos da empresa.

Este sistema será extremamente útil na hora de fechar contratos de pronta-entrega, sem que sua vida se torne muito mais difícil por causa disso.

5. Saiba separar bem os produtos

Se você adotar as principais práticas de separação, certamente vai facilitar muito o trabalho da gestão de estoque em sua empresa.

Padronize as mercadorias

Através da padronização, sua gestão de estoque torna-se mais eficiente e organizada, além de reduzir muito a probabilidade de falhas no processo.

A padronização serve, portanto, para agilizar a separação de itens em categorias distintas.

 

Saiba aproveitar o espaço que tem

O espaço em que suas mercadorias estarão dispostas deve ser organizado de forma que seja fácil separá-las e encontrá-las futuramente.

Organize os itens por grupos de relevância para o seu negócio, separando aqueles que tem maior fluxo daqueles que possuem baixa procura.

 

Organize suas categorias

Não existe uma regra para separação de itens. Você pode preferir separá-los por tamanho, similaridade, enfim, os fatores são muitos.

O que é importante é adotar um padrão para si e integrar toda a sua equipe para que conheçam bem as categorias criadas dentro da empresa, de forma que elas sejam sempre bem respeitadas.

6. Cuidado com desvios e roubos

Para evitar futuras perdas financeiras, é importante prevenir-se de roubos e desvios.

Por isso, acompanhe todas as cargas que chegam de perto. É importante ter câmeras no estoque para ter um controle maior, visto que muitas vezes o fluxo de mercadorias é grande no estoque.

Voltamos a falar do sistema de gestão e sua importância nesse aspecto, pois ele diminui drasticamente as probabilidades de isso acontecer.

7. Crie programas para diminuir as perdas

Praticamente todas as empresas sofrem com perdas no estoque. Por isso, se este for o seu caso, não se desespere e saiba que você não está só.

Porém, existem formas de buscar diminuir consideravelmente estas perdas.

São processos válidos de serem instaurados, visto que perdas causam prejuízos para qualquer lojista.

Para realizar este controle, algumas medidas precisam ser tomadas:

- Acompanhar o volume de mercadorias compradas e recebe-las com cuidado

- Prestar atenção às datas de validade das mercadorias

- Criar regras para a gestão do estoque

- Usar um sistema de gestão para auxiliar no controle

- Criar um inventário do seu estoque e atualizá-lo com frequência

- Estipular métricas e indicadores para controlar os resultados

 

Planilha Controle de cartões

8. Reabasteça de forma atenta e inteligente

O reabastecimento de estoque é um dos processos que pode gerar muito prejuízo para o lojista.

A falta de atenção para as diversas medidas a serem tomadas no controle de estoque leva a cometermos equívocos em relação à quantidades e tipos de produtos a serem comprados, com fins de reabastecimento.

Se o controle de estoque não for uma atividade corriqueira na empresa, a probabilidade de não ter conhecimento dos itens que possuem mais ou menos demanda é grande.

Também existem empresas que possuem um fluxo de mercadorias diferenciado, com uma demanda muito voltada para sazonalidade.

Por isso, ter conhecimento profundo do estoque e da demanda de seus produtos é essencial para reabastece-lo de maneira inteligente e funcional.

É importante, também, estudar o comportamento do consumidor que costuma comprar em seu negócio.

A partir deste estudo, você vai compreender quais são os itens que tem mais procura e despertam mais interesse das pessoas.

Isso, inclusive, pode servir de insight para pensar em novos produtos a serem comercializados em sua empresa.

É importante possuir mercadorias à pronta-entrega que os seus concorrentes normalmente não teriam nas prateleiras. Isso resulta em mais vendas e mais destaque em relação à concorrência.

Porém, ao mesmo tempo, devemos evitar ao máximo manter produtos que tem pouca saída no estoque.

Além de ocuparem espaço físico de produtos que poderiam estar sendo vendidos em maior quantidade, o prazo de validade vai, em algum momento, chegar ao fim. E isso, obviamente, é prejuízo para o empreendedor.

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