12 dicas para manter um ambiente de trabalho agradável

Por Ricardo Cici

O sucesso de um negócio depende de diversos fatores: qualidade do produto, atendimento, estratégias e principalmente de uma equipe engajada e motivada. Para isso, a empresa precisa ter uma boa gestão de pessoas e promover um ambiente de trabalho agradável para todos.

É possível observar o clima organizacional pelo comportamento dos funcionários. Por exemplo, se durante a jornada de trabalho o colaborador faz diversos intervalos com grandes pausas e não vê a hora do expediente terminar, você precisa ficar atento!

Outro indicativo que as coisas não andam bem é quando você percebe que os funcionários estão se preparando para ir embora 30 minutos antes de acabar o dia de trabalho.

Diante desta situação, os gestores possuem o dever de pensar em estratégias para fortalecer o clima corporativo. Isto é, buscar entender o que motiva estes comportamentos.

Sua equipe pode estar insatisfeita com a remuneração, sobrecarga de trabalho ou mesmo estar interessada em um modelo híbrido de trabalho.

Na verdade, é possível listar diversas variáveis para um bom clima organizacional, o que evidencia a complexidade do assunto.

Pensando nisso, preparamos esta lista com algumas dicas valiosas sobre como tornar o ambiente de trabalho mais agradável!

Acompanhem!

 

 

12 dicas para manter um ambiente de trabalho agradável

A seguir, listamos 12 dicas para você aplicar na sua empresa com objetivo de manter um ambiente de trabalho agradável.

As dicas vão desde gestão de pessoas, decoração e infraestrutura do local a comunicação interna.

Continue a leitura e veja como sua empresa pode se beneficiar focando na saúde mental e na construção de um espaço acolhedor para os seus funcionários!

 

1. Local divertido

Foi o Google, Facebook e outras empresas do mundo "pontocom" que levaram essa prática para o estado da arte.

Estas empresas observaram que os colaboradores se dedicavam mais em um ambiente divertido, com pequenas pausas para relaxar e com a opção de trabalhar a céu aberto. 

Deste modo, transformaram os escritórios em locais adaptados para seus funcionários, e o ambiente 'cool' ganhou a atenção do mundo.

Locais organizados, divertidos e que inspiram a criatividade têm a capacidade quase mágica de fazer com que os funcionários se dediquem muito mais de forma saudável.

Por isso, pensar em cores do local, disposição das mobílias e que tipos de infraestrutura terá nos escritórios, é aproveite esse “truque” ao seu favor!

Vale pontuar que você não precisa ser igual a uma dessas empresas citadas, e que pequenas modificações podem transformar seu escritório em um ambiente muito mais aconchegante e inspirador.

Consulte as demandas dos seus funcionários, pesquise com especialistas e crie uma boa experiência para as rotinas.

Um móvel mal escolhido, por exemplo, pode não só causar poluição visual, como também influenciar na postura e ergonomia dos funcionários que o utilizam. 

Por exemplo uma cadeira do seu escritório. Quando não é confortável, pode causar alguns problemas, como problemas de coluna, falta de conforto, entre outros.

A iluminação também é outro aspecto importante, pois um ambiente mal iluminado ou com iluminação excessiva pode gerar problemas de visão, nervosismo e baixa produtividade. 

Desta forma, analisar a luz adequada para cada ambiente não é nada complicado, mas requer atenção, uma vez que até a própria cor da parede pode influenciar diretamente o comportamento das pessoas. 

Nesse sentido, é preciso estudar como funcionam as cores na decoração do ambiente empresarial e investir em alguns dispositivos.

Pensando nestes aspectos físicos que possuem influência psicológica e na produtividade e humor dos seus funcionários, separamos também algumas dicas para implementar na organização do ambiente de sua empresa.

 

Estude a impressão que o ambiente vai transmitir 

O segmento do seu negócio influencia diretamente em todo o projeto de decoração, pois desenvolve a visão que você quer projetar aos envolvidos.

Por isso, tenha em mente qual imagem você deseja passar para os seus colaboradores e clientes que visitam seu espaço. 

A partir disso, será possível criar um design diferenciado e adequado às suas necessidades.

Por exemplo, se você deseja transmitir uma imagem mais sofisticada, deve trabalhar com itens clássicos elaborados em cima da modernidade; se o foco for a inovação, a aposta são os itens criativos e coloridos em cada espaço.

 

Defina a mobília

O mobiliário é o responsável por adequar o espaço de acordo com as necessidades da empresa, por isso, ele precisa de um ótimo planejamento.

É importante ter uma estética agradável, funcional e mostrar muita praticidade. Dessa forma, muitos detalhes e móveis podem não ser indicados. 

Uma dica geral interessante é investir em móveis claros – que se adequam a iluminação de diferentes ambientes – e que favorecem uma boa postura e conforto. 

Se quiser investir em detalhes diferenciados, utilize vidros e espelhos, que trazem beleza e sofisticação. Detalhes em plástico podem ajudar a dar um ar mais descontraído ao ambiente.

 

Iluminação 

A iluminação é uma peça-chave para um ambiente de trabalho agradável.

Afinal, um espaço bem iluminado é tudo! E, por mais que não pareça, esse é um dos pontos mais fortes na decoração de uma organização.

Isso porque a iluminação consegue mostrar cada detalhe especial, apresentando a beleza do ambiente.

Com um projeto bem elaborado, a imagem transmitida fica ainda mais fundamental.

Nesse momento, as luzes claras são indicadas, pois, além de serem ecologicamente sustentáveis, promovem amplitude para o ambiente.

Cuidado, no entanto, com o excesso ou a falta de iluminação dos espaços. Aqui, o segredo é o equilíbrio! 

 

Pesquise as cores

Você sabia que as cores podem transmitir emoções e até simular algumas ações humanas? Pois é, isso não é um mito!

Inclusive, existem vários estudos que comprovam a influência das cores nas sensações. Por exemplo:

  • Cores mais quentes, como o laranja e amarelo, despertam apetite, por isso, é a melhor opção para restaurantes;
  • O azul transmite credibilidade e é comum o seu uso em escritórios de advocacia e contabilidade;
  • Já o verde, transmite tranquilidade e harmonia, por essa razão é comum vê-lo em ambientes médicos.

A dica especial é escolher as cores que mais representam o seu empreendimento, mas sem deixar de dar atenção para a influência que a cor exerce no ambiente.

 

Acessórios 

Utilizar acessórios mais criativos é outra possibilidade na decoração de ambientes empresariais, sem perder a seriedade nesses espaços.

Estamos falando de elementos que ajudam a representar a personalidade da empresa e as novas tendências do design.

Quando se cria um ambiente mais leve, são os objetos em seu interior que desenham a sua imagem.

Tapetes, quadros, puffs, porta-retratos e até a instalação câmera de segurança precisam ser elaborados em cima do conceito que se deseja criar.

confere-cartao-google Google San Francisco

 

2. Estimular a integração entre as pessoas

“As pessoas se relacionam com outras pessoas, não com instituições”.

Por mais profissional que você seja, temos certeza de que pode citar um colega de trabalho que virou um amigo, alguém com quem teria contato mesmo fora do horário comercial.

Essas conexões emocionais, inclusive, podem ser determinantes para a decisão de um funcionário permanecer por mais tempo em sua empresa.

Por vezes, mesmo com um salário mais alto e uma proposta de crescimento promissora, colaboradores buscam continuar em negócios nos quais se sentem acolhidos e cultivaram boas relações.

Estimular a integração dos funcionários, nesse sentido, é uma grande estratégia para manter sua equipe unida.

Além disso, são as pessoas que fazem a empresa existir, e, por isso, uma boa relação entre elas é a chave para um clima organizacional sem crises.

confere-cartoes-happy-hour

3. Comunicação interna

Para deixar claro os objetivos, apresentar metas, incentivar os colaboradores, as empresas podem recorrer a comunicação interna.

Essa comunicação, muitas vezes feita por meio de campanhas e informativos, tem como intuito manter todos os funcionários informados e deixá-los unidos em um objetivo.

Esse é um comportamento não usual para muitas empresas, mas somente com uma comunicação pensada ao público interno é possível tornar os processos mais transparentes e, consequentemente, reter e atrair novos talentos.

A comunicação interna é também uma grande aliada da gestão de pessoas, pois seu papel é muito mais amplo do que o ato de enviar e-mails informativos ou comunicados.

A comunicação interna, em resumo, institui estratégias de comunicação, sendo um veículo de fala e escuta da empresa.

E a comunicação interna consegue ainda:

  • Aumentar a produtividade dos funcionários e dos processos;
  • Diminuir o turnover, ou seja, a rotatividade de funcionários;
  • Aumentar a satisfação, contribuindo para um ambiente de trabalho saudável;
  • Facilitar a troca de conhecimento e integração entre os colaboradores, otimizando o trabalho em equipe;
  • Dar credibilidade e transparência a empresa;
  • Alinhar missão, visão e valores da empresa com os funcionários, assim como suas expectativas de crescimento profissional;
  • Minimizar os ruídos de comunicação;
  • Estimular o propósito dos funcionários e da organização, criando espaço para tirar dúvidas e dar sugestões.

Para fazer uma comunicação interna, a empresa pode utilizar canais como:

4. Plano de Carreira

É muito importante para qualquer profissional visualizar para onde ele está indo e saber se está no caminho certo.

É exatamente por isso que um dos principais diferenciais das grandes empresas é o chamado “plano de carreira”.

Isso não quer dizer que todas as empresas precisam entregar um plano concreto de carreira. O importante é que os colaboradores estejam cientes de como podem crescer dentro da corporação.

Desse jeito, a carga de trabalho e de responsabilidades ganham significado e os funcionários conseguirão ver um propósito nas ações que estão realizando.

 

5. Promover cursos e workshops

Pessoalmente, acredito que essa seja uma das sacadas mais geniais para empresas que desejam atrair profissionais altamente rentáveis e promissores.

Promover cursos e workshops demonstra investimento no crescimento profissional de seus colaboradores e todos almejam trabalhar em um lugar que os valorizem.

Muitas vezes, nem mesmo boas propostas financeiras se sobrepõem à oferta de treinamentos que a empresa oferece para o desenvolvimento contínuo.

Isso mesmo! As pessoas preferem trabalhar em um lugar onde ganham menos, mas crescem profissionalmente do que em um lugar que pague um bom salário, mas que deixe suas carreiras estagnadas.

Ao investir em formação e desenvolvimento, a empresa só tem a ganhar, pois contará com profissionais mais comprometidos, mais estimulados e bem treinados.

Infelizmente, muitos acham que investir na educação de seus colaboradores é uma forma de “treiná-los para o mercado” e acabam perdendo a grande oportunidade de formar funcionários altamente produtivos.

Isso impacta diretamente na oferta de produtos e serviços e perspectivas de crescimento, uma vez que não há equipe especializada para realizar grandes passos.

 

6. Treinamento nas habilidades necessárias

Esse item se confunde bastante com o anterior, mas não se engane: treinar habilidades e investir em capacitação são duas práticas diferentes.

Ao oferecer cursos de formação, a empresa investe em habilidades genéricas e forma profissionais capazes e pensadores críticos.

Agora, ao investir em treinamento das habilidades necessárias, a empresa garante que seus colaboradores terão as qualidades específicas exigidas pela sua ocupação.

Dentre as habilidades específicas estão:

  • Como operar um sistema;
  • Como operar uma máquina;
  • Procedimentos operacionais.

Profissionais bem treinados tendem a ter mais facilidade e sucesso na execução de seus serviços, sinônimos de maior produtividade e maior satisfação.

 

 

7. Objetivo bem definido – para a empresa e para o profissional

Uma característica muito interessante dos melhores profissionais do mercado é que todos possuem metas bem definidas e são comprometidos com elas.

Eles sabem o que a empresa espera de seus serviços e sabem onde ela pretende chegar.

Ter esses objetivos bem fundamentados em suas mentes facilita as decisões e orienta se estão no caminho certo.

Profissionais sem um objetivo ficam literalmente perdidos e desestimulados e nem sabem o porquê.

Por isso é muito importante que as empresas sejam claras em relação ao que se espera de cada um e em relação ao que se espera de seus próprios resultados.

É como um GPS: se você não colocar o destino – o lugar onde pretende chegar – não há como o GPS tomar decisões e te orientar o caminho.

 

 8. Feedbacks sinceros

Para que o funcionário saiba exatamente o que a empresa espera dele e onde a ela pretende chegar com a sua ajuda, ele precisa receber feedbacks sinceros sobre seus serviços.

São esses feedbacks os responsáveis pelos ajustes de rota durante o caminho.

Eles mostram que a empresa está constantemente avaliando o serviço, mas que, acima de tudo, está intimamente envolvida com o aperfeiçoamento de cada um.

O feedback tem a função de instruir o funcionário e contribuir com sugestões em prol de seu crescimento profissional que, por sua vez, vão resultar em melhorias para a empresa.

Além disso, esta é uma valiosa ferramenta para gerenciar crises, evitando que o local de trabalho chegue em situações irreversíveis, tanto de entrega de atividades como de relação entre funcionários.

 

9. Flexibilidade de espaço e horário

Nem todos os negócios conseguem oferecer flexibilidade no horário e no ambiente de trabalho.

Um garçom em um restaurante ou um vendedor de loja, por exemplo, precisam estar disponíveis em lugares e horários determinados.

No entanto, quem trabalha em escritório, a flexibilidade de espaço e horário pode ser um luxo alcançável.

As empresas notaram um grande aumento de produtividade ao focar o trabalho nos momentos mais produtivos de cada um.

Pode ser que você renda mais na parte da manhã, mas seu colega de trabalho renda mais à noite.

Assim como quem prefere chegar uma hora mais tarde – e sair uma hora mais tarde – para conseguir fugir do trânsito, ou quem prefira chegar mais cedo, depois de deixar seus filhos no colégio.

Dar a liberdade para o funcionário gerenciar seus próprios horários e ambientes permite que cada um otimize suas jornadas de trabalho, o que potencializa a produtividade.

Com o aumento considerável de liberdade, diminui a capacidade de supervisão dos líderes. É por isso que o aumento da flexibilidade sempre acompanha um aumento de cobrança de resultados.

O home office, instituído como uma medida sanitária com o início da pandemia de coronavírus, apesar do momento de instabilidade, teve bons resultados de performance.

Uma pesquisa mostra que mais de 58% das pessoas entrevistadas se sentem mais produtivas neste modelo de trabalho.

 

9. Comunicação interna

Para deixar claro os objetivos, apresentar metas e incentivar os colaboradores, as empresas podem recorrer a comunicação interna.

Essa comunicação, muitas vezes feita por meio de campanhas e informativos, tem como intuito manter todos os funcionários informados e deixá-los unidos em um objetivo.

Esse é um comportamento não usual para muitas empresas, mas somente com uma comunicação pensada ao público interno é possível tornar os processos mais transparentes e, consequentemente, reter e atrair novos talentos.

 

10. Trabalho voluntário

Poucas coisas no mundo unem mais as pessoas do que ajudar aos outros e, pensando na integração dos funcionários, essa pode ser uma valiosa estratégia.

Ao apoiar ativamente ONGs, a empresa mostra que está realmente comprometida em melhorar a vida da comunidade, o que lhe confere notoriedade.

Quando eu digo “apoiar ativamente ONGs” quero dizer que a ajuda vai além de depósitos financeiros.

Falo de doação de tempo e esforços de todo o time. Nada melhor para unir o time do que uma BOA CAUSA.

Esta, inclusive, pode ser uma das propostas de valor da empresa para conquistar funcionários talentosos para o seu negócio.

 

11. Cobrar resultados

A partir do momento em que a empresa faz a sua parte ao criar um ambiente agradável para o desenvolvimento do trabalho, ela ganha o direito de cobrar por resultados.

Cobrar os resultados também mostra que ela está séria em seus ideais e objetivos e, bem como como a forma com que espera que o funcionário alcance as metas que lhe foram atribuídas.

É o momento de ser duro e profissional, mas sempre mostrando que aposta no funcionário que está recebendo tal função, pois todos estão no mesmo barco e remando na mesma direção.

Vale pontuar que essa cobrança precisa vir junto de uma análise crítica, buscando investigar o que fez o funcionário entregar as metas ou não.

Deste modo, a empresa nunca ficará passiva diante dos dados, e a partir deles poderá agir em outras situações ou com funcionários novos.

 

 

12. Comemorar as conquistas

O último, mas não o menos importante dos itens. Não existe nada mais frustrante do que lutar com unhas e dentes, dar o sangue por um propósito e, quando alcançado, não acontece nada.

É importante que as empresas mostrem para seus colaboradores o quanto estão felizes pelo esforço que fizeram e que estão orgulhosos disso. Portanto, comemore as vitórias!

Comemorações dão reforço positivo e transformam-se em novos objetivos.

Você não precisa fazer uma grande festa todo mês, mas pode dar um agrado em palavras, gestos ou em forma de chocolate para cada colaborador. 

Em suma: a ideia aqui é reconhecer a participação de todos na jornada da empresa. E o reconhecimento, sem dúvidas, contribui para um ambiente de trabalho agradável.

 

 

Bônus: planilhas para gestão de funcionários

A gestão de uma loja (física ou online) e de empresas de diferentes segmentos está longe de ser uma tarefa simples, mas ela pode ser prática e eficaz com o apoio de planilhas!

Com todas as informações organizadas, as lideranças que cuidam da gestão conseguem dar passos seguros e estratégicos com base em seu histórico e dados.

Além disso, as chances de erros são menores, e as informações não são perdidas.

Dito isso, em seguida apresentamos duas planilhas desenvolvidas pela Confere SHOP para te ajudar na gestão dos seus funcionários.

Para acessá-las, basta preencher o formulário que você receberá pelo e-mail.

Planilha de Modelo de Folha de Pagamento

Com a planilha de Modelo de Folha de Pagamento, é possível cadastrar todos os funcionários da empresa em departamentos, salário bruto, vale transporte, INSS, IRPF.

Pode-se também calcular o total de descontos, salário líquido, 13º mais férias e IRPF (13º + Férias). 

O que você vai encontrar na Planilha de Modelo de Folha de Pagamento:

  • Instruções: todas as instruções para utilizar da melhor forma a sua planilha de modelo de folha de pagamento gratuita;
  • IRPF e INSS: espaço para cadastrar o INSS (mínimo, máximo e alíquota) e o IRPF (mínimo, máximo, alíquota e parcela a deduzir);
  • Cadastro de departamentos: espaço para cadastrar todos os departamentos da sua empresa;
  • Modelo final: tabela que reúne o cálculo de pagamento de todos os funcionários, incluindo 13º e férias.

Planilha de Controle de Férias

Ao cadastrar seus funcionários e o lançamento de férias, automaticamente, essa planilha fará o cálculo do valor de férias líquido de cada colaborador.

Na planilha, você vai poder fazer o:

  • Cadastro de funcionários: cadastre seus funcionários com nome, data de contratação, saldo de férias e pendências de férias.
  • Lançamento de férias: controle o lançamento das férias de cada funcionário com nome, saldo de férias, data de início e término da licença, quantidade de dias de férias e novo saldo de férias.
  • Cálculo de férias: com base nos fatores que influenciam as férias, visualize o valor líquido das férias de cada funcionário com cálculos do valor total de férias, 1/3 das férias, abono pecuniário, 1/3 do abono pecuniário e INSS.

Conclusão

Um ambiente de trabalho confortável, agradável, transparente e em que todos conseguem ter voz e serem ouvidos é fundamental para o sucesso e longevidade de uma empresa.

Por isso, corporações que valorizam seus funcionários e se empenham para que tenham boas experiências conseguem manter a equipe e ainda estimular a produtividade.

Além disso, além de ser um ambiente saudável para seus trabalhadores, a imagem institucional da empresa ganha destaque, fator que pode aumentar suas vendas e credibilidade no mercado.

Há muitas vantagens em se investir em uma boa gestão de pessoas e o posicionamento da companhia diante da comunidade e da concorrência é um deles.

Deste modo, entenda que a gestão de funcionários precisa ser efetiva, levando em conta seus aspectos psicológicos, infraestrutura e dinâmica do ambiente. Estes passos podem contribuir significativamente para o seu clima organizacional e, em suma, agir em prol de um trabalho mais agradável para todos! 

Este texto foi atualizado em 2022 por João Barros