Como diminuir a inadimplência no seu escritório contábil

Por Miriam Barros

Pessoas inadimplentes são aquelas que não cumprem as suas obrigações, quando falamos do âmbito jurídico.

Muitos empresários se prejudicam com a inadimplência de seus clientes e isso acontece, também, em escritórios de contabilidade.

É possível, contudo, reduzir o número de clientes inadimplentes ao adotar boas práticas para a sua rotina de cobrança.

Essas boas práticas servem não só para escritórios contábeis, mas para qualquer empresa!

Fluxo de Caixa Contador

Os tipos de cliente

Antes de mais nada, é importante compreender que existem quatro tipos de clientes que são os mais comuns.

1 - O cliente que paga suas contas em dia;

2 - O cliente que deixa de pagar porque esqueceu ou talvez não recebeu a fatura;

3 - O cliente que sempre paga e deixa de pagar ocasionalmente, caso esteja enfrentando dificuldades financeiras em um determinado período;

4 - O cliente que passa meses sem pagar e já é conhecido na sua carteira por ser constantemente inadimplente

Levando isso em conta, é possível criar estratégias de cobranças que se adequam a cada um desses tipos.

Como cobrar cada tipo de cliente

Para os clientes 1 e 2, é importante lembrar que eles costumam pagar pelos seus serviços normalmente.

Por isso, procure enviar lembretes um ou dois dias antes do prazo de pagamento. Assim, ele vai poder lembrar da data de vencimento. 

Facilite a vida dele e, caso o pagamento seja por boleto, aproveite e envie o arquivo em anexo.

Estes clientes são essenciais para o fluxo de caixa da sua empresa, por isso esteja atento para criar uma boa relação com eles.

É importante se atentar para a sua caixa de e-mails também, pois muitos clientes podem simplesmente esquecer datas, perder faturas, boletos etc.

Isso pode gerar a necessidade da atuação de um profissional contábil e você pode ser a solução que eles procuram.

Se você utiliza um sistema de gestão, provavelmente deve saber quais são os clientes que costumam pagar em dia. Para o tipo de cliente 3, é importante tentar compreender em que estado ele se encontra

Se alguns deixam atrasar um mês, pode ser uma questão bastante específica e ele pode estar enfrentando dificuldades financeiras. Nesse caso, é importante ter empatia e não pressioná-lo.

Dialogue e tente acordar novos prazos de tolerância para o pagamento dos serviços prestados.

Para o tipo de cliente 4, é válido enviar mensagens para lembrá-lo de pagar pelo serviço.

Apesar de ser o tipo que pode gerar mais dor de cabeça para você, nenhum cliente deve se sentir mal ou intimidado pela sua cobrança.

Por isso, busque dialogar e deixar claro que a contribuição dele é importante para que o seu negócio possa seguir operando com todos os processos internos.

Caso a inadimplência persista com esse tipo de cliente, talvez a única saída seja rescindir o contrato ou criar um novo, com restrições maiores.

Planilhas

Boas práticas para reduzir a inadimplência

- Antes do vencimento das faturas e boletos, envie mensagens para os clientes para lembrá-los de efetuarem o pagamento

- Deixe muito claro quais são os prazos de pagamento e o valor das multas em casos de atraso, no seu contrato de prestação de serviços

- Caso a cobrança seja feita por cartao de crédito, o cliente deve saber que serão aplicados juros caso demore a efetuar o pagamento.

- Adote um sistema de gestão para mapear os processos de pagamento

- Esteja aberto para fazer acordos

- Adote uma régua de cobrança

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O que é régua de cobrança

Caso você utilize um sistema de gestão, provavelmente conhece a fundo a base de clientes que tem.

Caso não utilize, não tem problema: provavelmente você tem consciência da quantidade de pessoas que utilizam seus serviços.

A régua de cobrança se aplica tanto para quem utiliza sistema de gestão, como para quem não o utiliza. O intuito dessa ferramenta é voltado para definir como vai ocorrer o processo de cobranças.

Para construir essa régua, o primeiro passo é segmentar os seus tipos de clientes.

Crie grupos para aqueles que realizam os pagamentos em dia, aqueles que deixam de pagar vez ou outra e aqueles que estão inadimplentes há mais de 3 meses.

Pode se basear nos tipos de clientes que comentamos anteriormente, isso pode servir como norte.

A partir disso, utilize um espaço para realizar esse controle, seja em planilha ou em um sistema de gestão.

A partir dessa segmentação, você pode planejar como será feito o envio das mensagens - de forma automatizada ou manual, a depender da ferramenta que você utiliza.

Estabeleça qual canal de comunicação é o mais propício tanto para você quanto para seus clientes, de forma menos invasiva possível, porém eficiente. Alguns possíveis canais: e-mail, Whatsapp, SMS, entre outros.

Para realizar esse controle, é necessário obter diversas pontes de contato com seus clientes, seja telefone, e-mail e diversos dados referentes a eles.

Não economize nos dados, pois quanto mais você tiver, mais fácil será de manter um relacionamento com eles!

Ao finalizar a segmentação dos seus clientes e pensar nas estratégias e canais de cobrança, você poderá definir sua régua de cobrança e configurar quais são as datas de envio das mensagens, entre outras questões comunicacionais.

Você pode fazer o download de uma planilha que simule uma régua de cobrança, mas é importante salientar que essa régua normalmente é definida automaticamente por um sistema de gestão.

A utilização de um sistema de gestão garante mais praticidade e agilidade nos processos da sua empresa.

Com a automação de tarefas, você ganha tempo para investir forças em outros aspectos que não podem ser automatizados.

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