13 erros que você não pode cometer em seu controle de estoque

Por Miriam Barros

Em outro post sobre controle de estoque, falamos sobre os benefícios da prática e demos algumas dicas sobre como gerenciar esta atividade que é de vital importância para diversas empresas, independentemente do tamanho delas.

Isto porque, se a empresa trabalha com a venda de produtos, esta empresa precisa gerir seu próprio estoque.

A falta de gestão do estoque não afeta apenas a parte logística do empreendimento, mas as áreas de vendas e financeira também.

Afinal, um controle de estoque ruim resulta em perdas que podem custar caro para os empreendedores.

O controle permite realizarmos uma previsão de vendas, antecipação de contato com fornecedores em busca de melhores preços e redução de custos na hora de comprar produtos para repor o inventário.

Para varejistas, ter um controle de estoque de qualidade é essencial. Afinal, sem estoque, a empresa sequer pode se manter viva.

Por isso, fique atento a alguns erros que jamais devem ser cometidos ao administrar seu controle de estoque! #ConfereAi:

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Os principais erros cometidos no Controle de Estoque

Papel e caneta na mão? Então segue a lista!

1. Deixar faltar produtos ou ter mercadorias em excesso no estoque

2. Desconhecer o melhor período médio de estoque (este período indica quantos dias, em média, um produto permanece no estoque)

3. Não monitorar e realizar o controle de produtos que estão na prateleira diariamente

4. Não saber quando deve comprar novamente um produto para repor

5. Não pesquisar sobre formas de gerenciamento de estoque de outras empresas

6. Não conhecer o estoque mínimo da empresa (abaixo do estoque mínimo, você pode deixar de realizar diversas vendas)

7. Não saber realizar técnicas de venda propícias para épocas em que é necessário vender itens parados no estoque

8. Ter receio em automatizar seu controle de estoque através de softwares de gestão

9. Não se adaptar a outras estratégias de controle de estoque quando se trata de pontos de venda diferentes

10. Não se planejar para administrar o espaço de armazenamento para itens sazonais

11. Não realizar diariamente o controle rígido de todas as mercadorias, como entrada e saída de produtos, incluindo quantidade, data, fornecedor/cliente, valor, unidade de venda etc.

12. Não buscar firmar parcerias com fornecedores com o intuito de reduzir custos logísticos

13. Não saber calcular o valor do próprio estoque (é necessário calcular o valor de todas as suas mercadorias em estoque. Isso permite que você tenha argumentos para tomadas de decisões de política de compra e venda e também de novos investimentos)

Planilha controle de estoque

Como fazer o controle de estoque?

Pense comigo: é necessário ter controle de TUDO o que entra e sai da empresa.

Mas, como realizar esse controle?

Existe uma cadeia de atividades que deve ser seguida rigorosamente para que tudo ocorra de forma eficiente e não prejudique nenhuma área da empresa.

 

Controle automatizado

A adoção de um sistema de controle de estoque eletrônico é extremamente indicada para empresas de todos os tamanhos.

Isso porque, quando é feito um pedido ao fornecedor, todos os produtos entregues precisam ser registrados no sistema.

Estas mercadorias precisam ser organizadas no espaço físico de forma que o controle interno se mantenha alinhado ao controle do sistema adotado.

Para que esse controle se mantenha sólido, é necessário que exista uma padronização de cadastro das informações de cada produto.

Isso permite uma organização interna da empresa muito maior, pois outras áreas terão acesso a informações pertinentes, como a quantidade de um produto específico em estoque.

A partir dessa informação, outros setores podem se organizar para efetuar promoções, descontos e possíveis queimas de estoque, com o intuito de não manter produtos estagnados, ocupando espaço físico desnecessariamente.

Todos os produtos, portanto, precisam ser identificados de alguma forma, seja pelo seu código de barra ou por algum código específico da empresa.

 

Armazenamento físico

É importante criar métodos para saber como localizar algum produto.

O método deve partir de quem ficará responsável pelo controle, podendo ser feito de diversas formas: ordem numérica, alfabética, sempre de forma que seja possível organizá-los e identificá-los tanto fisicamente quanto no sistema.

A organização por data é de extrema importância para o controle de produtos perto da data de vencimento.

Por isso, o ideal é que os produtos próximos a vencer estejam dispostos a frente de outros que foram comprados há menos tempo, para que nenhum perca sua hora de venda.

É importante fazer um inventário para que você possa verificar, ao final de certos períodos, se houve perdas ou roubos de produtos, fazendo a conciliação dos números que estão armazenados com aqueles que foram identificados no sistema.

 

Planeje-se através de projeções de oferta e procura

O controle de estoque permite que possamos ter uma noção maior da quantidade exata de produtos que será necessária em cada período.

Tendo essa noção, é possível fazer uma previsão e planejar-se para promoções que farão certas mercadorias girarem mais rápido, liberando espaço no estoque para novos produtos.

Dessa forma, podemos garantir que não faltem produtos específicos em períodos de maior procura, garantindo um ótimo número de vendas!

Para realizar a projeção, tudo o que você precisa fazer é analisar o histórico de movimentação de mercadorias, checando quais produtos saem mais em quais momentos do ano.

Assim, é possível projetar ações para períodos futuros, facilitando a negociação com fornecedores por serem feitas de forma antecipada.

 

Realize um planejamento de compras

É comum vermos alguns gestores insatisfeitos com fornecedores por não receberem suas compras após a encomenda.

O que acontece é que muitas vezes a culpa não é do fornecedor, pois para fazer pedidos de produtos é necessário planejar a compra dos mesmos.

Por isso, é necessário levar em consideração o prazo de entrega dos produtos, encaixando o intervalo de tempo no planejamento interno da empresa, pois este é um fator que não pode ser ignorado.

Sem o planejamento de compra, não adianta trocar de fornecedor: o problema será recorrente.

Portanto, o prazo de entrega deve ser contado a partir do momento em que você fecha o negócio com o fornecedor, até o momento em que sua mercadoria é entregue.

 

Invista em consultores

Muitos gestores não possuem uma equipe voltada para o controle de estoque.

Por isso, a quantidade de tarefas voltadas para este fim acaba se acumulando e atrasando processos internos da empresa.

Nestes casos, é interessante cogitar uma consultoria, de alguém que entenda os diversos fatores englobados nesta tarefa: incentivos fiscais, regulamentações, leis... Tudo isso auxilia a empresa a economizar dinheiro e construir uma gestão de estoque eficiente.

 

Faça um inventário

Um inventário consiste em cadastrar, categorizar e contar todos os seus produtos em estoque.

Basicamente, você precisa somar todos os valores dos produtos que estão disponíveis em seu espaço físico, organizando a lista por categorias e tipos de produto.

O inventário é essencial para realizar um bom controle de estoque, pois é através dele que é possível fazer projeções e pensar em estratégias futuras para melhorar ainda mais os processos internos da empresa e, consequentemente, vender mais!

É através do inventário que podemos nos planejar para não perder dinheiro a toa, com produtos que ficam parados em épocas específicas.

Por isso, é sempre bom revisitar seu inventário para compreender a movimentação interna de suas mercadorias.

 

Divida seus produtos em categorias

Para categorizar seus produtos, o ideal é dividir grupos relacionados à importância de cada um deles dentro da empresa.

Através dessa categorização, o erro de compra de novos produtos diminui, tendo em vista aquelas mercadorias que realmente movimentam o fluxo da empresa.

Ou seja, os itens devem ser identificados a partir de sua movimentação média. Neste caso, o parâmetro utilizado é a velocidade de reposição do estoque.

A partir dessa lógica, podemos separar os itens em alguns grupos, como por exemplo, A, B e C. Vamos entendê-los:

 

Grupo A:

Estes são os itens mais importantes do seu estoque.

São aqueles que representam o maior número de reposições na empresa, e podem ser: produtos com muita saída, produtos comprados para suprimentos (materiais de limpeza, escritório) ou insumos para produção.

Estes produtos são de importância vital para a empresa, por serem seus itens principais.

 

Grupo B:

Estes são os itens de média relevância para a sua empresa.

São aqueles que não possuem tanta procura, mas, ao mesmo tempo, também não ficam parados por muito tempo no estoque.

 

Grupo C:

Este é o grupo que não pertence a nenhum dos grupos anteriores.

Estes produtos têm rotatividade menor, ou seja, a reposição deles não precisa ser frequente.

A compra em grande quantidade destes produtos só vale a pena quando o desconto ofertado é realmente válido.

 

De maneira resumida, o controle de estoque serve para monitorar os produtos que estão armazenados em uma empresa, com a finalidade de garantir uma boa administração de tudo o que entra e sai dela.

Aderindo a esse controle, os gestores garantem um bom funcionamento de todas as operações da empresa, influenciando diretamente suas diversas áreas internas.

Através da prática de controle de estoque, podemos prever o que deve ser reposto, reduzindo gastos exorbitantes com produtos que representam dinheiro parado, devido a sua baixa procura.

Antecipação de recebíveis 

Esperamos que a leitura tenha te ajudado a compreender melhor a importância da gestão de estoque, como também os caminhos a serem seguidos para atingir o controle ideal de mercadorias dentro da sua empresa!

O mercado está em constante mudança e para que sua empresa possa se adaptar aos mais diversos cenários, ela precisa, antes de tudo, ser organizada em relação ao que oferece para seus consumidores.

Isso garante maior credibilidade para o seu público e menos prejuízos e dores de cabeça para o lojista, os gestores e seus funcionários.

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