Como escolher o ERP ideal para a minha empresa?

Por Miriam Barros

De acordo com um levantamento do Sebrae publicado no início de 2018, as micro e pequenas empresas representam 27% do PIB (Produto Interno Bruto) brasileiro, sendo distribuído por cerca de 5,5 milhões de empreendimentos no país.

Esta fatia do mercado representa 98,5% do total de empresas privadas brasileiras, chegando a atingir a marca de 54% do total de empregos formalizados no Brasil.

Apesar de vermos diariamente empresas surgindo com diversos propósitos, sabemos que muitas delas não chegam a se desenvolver como planejado: a taxa de mortalidade para estas empresas após dois anos de abertura é grande. 

Mas o que, de fato, eleva essa taxa de insucesso? 

Bom, é possível levar em consideração que um dos fatores que contribuem para essa métrica é a dificuldade de realizar uma gestão apropriada para seu empreendimento.

Isso porque, independentemente do tamanho da empresa, seja ela micro, pequena, média ou grande, a gestão da mesma precisa ser eficiente.

Pensando por este viés, chegamos à conclusão que o investimento apropriado às boas práticas de gestão pode ser um ponto de partida bom para diminuir essa expressiva taxa de mortalidade.

Uma forma eficaz de investimento em gestão é a adoção de um ERP, um sistema integrador de todas as áreas da empresa.

É importante salientar que um ERP não serve apenas para grandes empresas: o micro, pequeno e médio empreendedor pode atingir, a partir da adoção do software, um crescimento em seu empreendimento.

Afinal, são muitas empresas surgindo o tempo todo e para que o empresário se mantenha firme no mercado, este precisa automatizar suas tarefas, visto que não há mais tempo para controle manual feito por planilhas e cálculos complexos.

Mas, afinal, o que se deve levar em consideração na hora de escolher o ERP ideal para o seu empreendimento?

Continue lendo e saiba quais fatores são os mais importantes no momento dessa escolha!

#ConfereAi ;)

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Neste post, você vai ver:

Por que adotar um ERP?

Você conhece algum empreendedor que faça todo o controle de sua empresa de forma manual?

Manual mesmo, com caneta e papel. Ou, se preferir, pode inserir uma tecnologia aí no meio: planilhas!

Se sim, acredite: essa pessoa é uma guerreira! E, certamente, ela desconhece as diversas possibilidades de agilizar esse processo através da adoção de soluções tecnológicas.

A proposta de um ERP é justamente entregar estas soluções. 

ERP é a sigla para "Enterprise Resource Planning", que, em português, significa "Planejamento de Recursos Corporativos".

De forma resumida, o ERP trabalha na integração de todas as soluções digitais de gestão dentro de um único software ou plataforma.

A adoção de um sistema ERP permite gerir diversas áreas de operação de uma empresa, sem que seja necessário utilizar diversos softwares e plataformas para acompanhar cada uma delas.

Ou seja, pense comigo: todas as áreas da sua empresa integradas! Seria um sonho? Marketing, vendas, RH, contabilidade... Todos os dados de diferentes áreas em sintonia e com fácil acesso, melhorando cada vez mais o fluxo de informações dentro da organização!

O ERP pode realizar o armazenamento de dados através de um servidor existente na própria empresa, na nuvem, ou em ambos.

Vale ressaltar que o armazenamento em nuvem está se tornando cada vez mais sólido na cultura de diversas empresas, principalmente pela segurança de dados que é entregue por estes serviços.

Um ERP, portanto, pode ser uma plataforma completa que atende todas as áreas de uma empresa, ou um espaço criado para integrar outros softwares voltados para gestão de cada área específica: RH, marketing, vendas, estoque, contabilidade etc.

Os principais benefícios do ERP

- Tempo

Um dos grandes problemas enfrentados em diversas empresas é a falta de tempo para acompanhar o andamento de todas as áreas envolvidas na organização.

O número de tarefas é enorme e, por isso, a integração entre todas as áreas torna-se uma atividade complexa, que muitas vezes acaba não existindo.

Dessa forma, cada setor possui seu ritmo, seus processos e a empresa termina por não se integrar como um todo, criando um processo fluido entre todas as áreas.

A partir da adoção de um ERP, fica bastante claro que um de seus principais benefícios é a economia de tempo.

Isso acontece porque diversos processos manuais e burocráticos passam a ser realizados de forma automática, ágil e eficaz, resultando em uma organização muito maior das atividades da empresa.

Com todos os dados integrados em um único espaço, fica mais fácil construir processos sólidos, fluidos e que dialogam entre diversos setores.

A economia de tempo permite, então, uma eficácia na distribuição de  forças e oportunidades a serem trabalhadas na empresa em prol de seu desenvolvimento.

Além disso, ao utilizar um ERP, os funcionários e gestores tem uma visão ampla e sintetizada de todos os processos da organização, o que resulta em um aumento de sua produtividade e cumprimento de prazos acertados.

 

- Organização

Por reunir todos os processos em uma plataforma, a organização interna da empresa aumenta consideravelmente.

Por trabalhar em cima da mecânica proposta pela plataforma, os processos se padronizam e tornam-se mais sólidos, permitindo que todos os setores utilizem um único software para realizar suas atividades.

 

- Decisões embasadas

O fato de integrar dados de diversos setores em um mesmo espaço, resulta em um diálogo constante entre todos os setores da empresa.

Afinal, com um ERP, os dados estão sempre à disposição de todos os que possuem acesso à plataforma, o que incentiva tomadas de decisão que envolvem mais de um setor da organização.

A integração de dados facilita a geração e análise de relatórios baseado em dados reais, constantemente atualizados automaticamente, sem que seja necessária a demanda de ações humanas para certos processos.

A análise destes relatórios transforma-se, em muitos casos, em decisões sólidas que partem dos gestores e donos, resultando em melhorias voltadas para a evolução da empresa.

 

- Estratégias mais claras

Com uma visão muito mais clara dos dados da empresa, é possível criar estratégias mais sólidas para investimentos futuros.

A visão a curto, médio e longo prazo da saúde financeira da empresa torna-se palpável, e é através dela que é possível enxergar os melhores caminhos para serem trilhados nos períodos que virão.

Através da análise dos dados coletados pelo ERP, é possível compreender quais são as fraquezas, forças e oportunidades que a empresa possui.

A partir deste levantamento, fica muito mais claro o caminho de estruturação de novas estratégias voltadas para os principais objetivos da organização.

 

- Segurança

Imagine todos os dados de todas as áreas de sua empresa reunidos em um mesmo lugar.
Agora imagine a importância da segurança para estes dados.

Quando falamos sobre ERP, é importante citar que um dos principais motores desta solução é justamente a segurança no armazenamento de dados.

Até mesmo as soluções que possuem armazenamento em nuvem têm uma segurança elevada em relação ao sigilo dos dados inseridos na plataforma.

Isso porque, quando falamos de tecnologia, a segurança da informação é um fator essencial para todas as soluções ofertadas no mundo.

Apesar de ser uma plataforma que integra diversos setores, é possível configurar as permissões de cada usuário inserido no ERP. Ou seja, o gestor tem um controle maior dos acessos concedidos para cada informação dentro do sistema.

 

- Economia nos custos

Algumas operações possuem custos altos se forem feitas de forma manual.

Ao automatizarmos processos com um ERP, estes custos são reduzidos e é possível economizar, além de tempo, dinheiro!

As tarefas passam a ser mais concisas, ágeis e sólidas, transformando atividades que antes demandavam muito tempo em processos rápidos e eficazes.

Planilha Controle de cartões

Escolhendo um ERP: quais critérios devo analisar?

Quando decidimos investir em algum produto ou serviço, costumamos levantar como principais questionamentos: "Qual é o melhor? Quanto custa?".

Afinal, o mercado está cada vez mais repleto de nichos repletos de produtos em cada um deles. Reconhecer a diferença entre cada um, seus pontos fortes e fracos, têm se tornado cada vez mais difícil.

Porém, ao escolher um ERP, existem outros itens que precisam ser levados em consideração. Pois, as chances de investir em uma solução que não atenda as suas necessidades podem ser grandes.

Portanto, existem quatro fatores que devem ser questionados:

- Qual sistema? Qual a melhor opção?
- Quanto custa o sistema?
- O fornecedor é confiável?
Às vezes, a qualidade do suporte técnico é mais importante do que a solução em si.
- Como será feito o processo de implementação?
É importante se planejar!

 

De acordo com uma pesquisa realizada pelo ERP Software Blog, os principais critérios a serem levados em consideração por pessoas que estão adotando um sistema ERP pela primeira vez são:

1 - Preço
2 - Facilidade de implantação do sistema
3 - Facilidade operacional do sistema

 

Chamamos atenção para a importância do Fornecedor do Sistema. Isso porque, para clientes que estavam implantando pela 2ª vez, estes foram os critérios mais levados em consideração:

1 - Qualidade de suporte técnico do Fornecedor
2 - Experiência, desempenho histórico do Fornecedor
3 - Qualidade técnica do Sistema
4 - Potencial de crescimento do Sistema (Fornecedor)

 

Os fatores 1, 2 e 4 são estritamente relacionados ao Fornecedor do Sistema. É necessário que este seja confiável e que sua qualidade de suporte técnico esteja acima da média.

Por isso, é importante levar em consideração a estrutura que os Fornecedores possuem e a qualidade de seu serviço quando o assunto é suporte aos usuários.

Levando estes pontos em consideração, o cliente estará adotando um sistema que apresentará o melhor custo-benefício a longo prazo.

Por isso, é importante pesquisar sobre os fornecedores de cada sistema.

Buscar informações sobre sua estabilidade financeira e seu potencial de crescimento, para que a plataforma esteja em constante evolução.

Isso garante que o sistema seja útil por muito tempo, aumentando sua validade.

A tecnologia está em constante processo de evolução e estes sistemas precisam se adaptar às suas mudanças.

Sistemas constantemente atualizados e alinhados com os avanços tecnológicos garantem uma implantação duradoura, sem que esta se torne obsoleta e seja necessário migrar para outro sistema e, consequentemente, adaptar-se a novos formatos organizacionais.

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