Escritório contábil: como melhorar a comunicação com seus clientes

Por Miriam Barros

Um contador, hoje em dia, vai muito além de um profissional que realiza tarefas burocráticas referentes a uma empresa.

O contador está cada vez mais se transformando em um consultor: alguém que interpreta dados com precisão e consegue compreender como as suas conclusões podem auxiliar o seu cliente para melhores tomadas de decisões dentro do seu negócio.

Por isso, é importante lembrar da importância da qualidade da comunicação, quando o contador assume um perfil consultivo.

E não me refiro apenas a clientes: o contador precisa ser uma pessoa comunicativa para lidar com diversas relações de trabalho - fornecedores, público interno, clientes, comunidades voltadas para a área... Por isso é imprescindível prestar atenção a essa habilidade que precisa ser aprimorada. Afinal, é a partir desse refinamento que o relacionamento entre todas as partes se torna preciso.

É através da comunicação que conseguimos construir relações leves, objetivas e claras e é a partir dela que podemos traduzir nossos pensamentos e conceitos.

Fluxo de Caixa Contador

Como melhorar a comunicação

 

1) Faça-se entender

Muitas vezes buscamos passar uma ideia que pode não ser compreendida corretamente pelo nosso interlocutor. Por isso, é sempre bom ouvir o que ele entendeu sobre o que você disse. Peça feedback do ouvinte, busque esclarecer qualquer dúvida que possa existir e seja o mais claro possível em suas palavras.

 

2) Saiba por onde falar

Você deve saber identificar qual o melhor canal para tratar de questões específicas. O WhatsApp, por exemplo, não é o local ideal para falar sobre informações ou dados atrasados referentes às obrigações do seu cliente com você.

Esse tipo de contato precisa ser registrado e formalizado para que as mensagens não se percam facilmente em uma conversa. Algumas outras questões podem ser melhor discutidas pessoalmente, pela agilidade da resposta que você necessita.

 

3) Falar demais x Falar de menos

É necessário saber ouvir e saber identificar quando você deve falar. Algumas pessoas acreditam que falar demais demonstra habilidades inquestionáveis de comunicação e credibilidade. Porém, falar muito pode acabar cansando os seus ouvintes e tornando o seu discurso pouco valioso. É importante saber articular as palavras de forma sucinta, sem prolixidade. 

Porém, para isso, você não precisa ser uma pessoa totalmente calada. Aqui, estamos falando de equilíbrio entre dois extremos. Não adianta ouvir e não interagir com o seu ouvinte, pois a sensação que você vai passar é de uma pessoa tímida, apática ou, até mesmo, desinteressada nas questões dos seus clientes.

Planilhas

 

4) Saiba ouvir

É importante estar aberto para ouvir o que o seu cliente tem a dizer. Motive o seu cliente a se sentir à vontade para expor seus pensamentos e dúvidas e busque praticar uma escuta ativa sempre.

Assim, o cliente vai sentir que você leva em consideração todos os detalhes expostos e ele mesmo vai buscar ser mais detalhista para que não lhe faltem informações necessárias para realizar um bom trabalho.

Não interrompa quando o cliente estiver falando, pois isso pode cortar a linha de raciocínio dele e te fazer perder pontos importantes que deixaram de ser ditos. Caso você discorde do que ele disse, busque externar isso de forma neutra e evite criar confrontos de ideias contrárias.

 

5) Saiba argumentar

Você possui uma opinião e acredita que é válido transmiti-la para o seu ouvinte? Busque fazer isso de uma forma clara e com argumentos plausíveis para que você seja bem entendido. Busque fontes de informações que reforcem o seu argumento e, quando necessário, cite-as como forma de tornar sua ideia ainda mais sólida.

Planilha Entrada de Documentos

Não se esqueça do papel da tecnologia!

Com o advento da tecnologia, diversas tarefas da rotina contábil podem ser automatizadas e simplificadas.

Aqui vão alguns exemplos:

 

1) Ferramenta para gerenciamento de tarefas 

Faz parte da rotina do contador participar de diversas reuniões, cobrar documento de clientes, lidar com inadimplência... A organização interna das tarefas necessárias para manter isso em ordem pode ser feita de forma totalmente digital.

Assim, o contador evita acumular papéis e documentos que podem ser digitalizados, além de ter acesso a agendas e lembretes que vão ajudar na organização do dia a dia.

Para isso, é possível utilizar o Trello, Google Agenda e Google Drive, que servem de organizadores e repositórios de arquivos na nuvem.

 

2) Ferramenta de gestão financeira

Existem tarefas da rotina contábil voltadas para o controle financeiro, seja de clientes ou do próprio escritório, que também podem ser automatizadas.

Com a Confere, é possível conciliar vendas e recebimentos em cartão, monitorar taxas cobradas pelas adquirentes e se planejar com mais cautela se baseando em recebimentos futuros.

Também é possível controlar o Fluxo de Caixa (este nós temos a versão totalmente gratuita, basta acessar aqui), contas a pagar e contas a receber. Tudo de forma integrada e centralizada, com todas as informações necessárias para garantir o melhor controle financeiro tanto de seus clientes, quanto do próprio escritório.

 

3) Ferramentas de comunicação

Existem diversas formas de se comunicar com um cliente, seja por e-mail, WhatsApp, Skype, Google Hangouts, Zoom... Tudo depende da finalidade do contato. São mensagens breves? Precisa enviar um texto mais robusto, com arquivos em anexo? Precisa realizar uma reunião? Cada momento desses possui uma ferramenta ideal.

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