A importância do fluxo de caixa para pequenas empresas

Por Miriam Barros

Pequenas e médias empresas enfrentam grandes desafios devido à falta de organização financeira. Essa desorganização afeta diretamente a saúde do negócio e pode gerar grandes problemas no futuro. 

No Brasil, o cenário do empreendedorismo não é dos mais fáceis. São muitos custos com impostos e regras específicas do mercado que fazem com que muitas empresas não consigam alcançar 3 anos de vida.

Controlar o fluxo de caixa deve ser considerada uma tarefa essencial para aqueles que buscam crescer dentro da sua área de atuação, pois permite que os gestores consigam visualizar bem as movimentações financeiras da empresa, a partir do registro de entradas e saídas (receitas e despesas).

Com esse controle, os gestores possuem uma visão sólida do cenário financeiro em que a empresa se insere e conseguem, a partir dessa visão, projetar ações a médio e longo prazo tendo em vista o crescimento do negócio.

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Por que o fluxo de caixa é importante?

A partir do acompanhamento rotineiro do fluxo de caixa, é possível extrair relatórios que trazem informações preciosas sobre a movimentação financeira da sua empresa.

É através desses dados que os gestores podem avaliar quais ações podem ser tomadas, sejam elas com o intuito de reduzir custos ou de aumentar lucratividade.

O controle de fluxo de caixa permite que os administradores do negócio possam entender melhor quais são as atividades mais custosas para a empresa, a alocação de recursos, encontrar lacunas financeiras, compreender onde se localiza o maior ponto de receita para a empresa e muito mais.

É acompanhando a ferramenta de fluxo de caixa com uma frequência rígida que os gestores conseguem tomar atitudes a fim de corrigir possíveis erros e desvios dentro de tempo hábil, sem prejudicar o andamento dos processos da empresa!

Um fluxo de caixa controlado e atualizado permite que os gestores possam, também, avaliar o andamento da empresa ao longo do tempo e, a partir disso, criar projeções de fluxo de caixa que permitem a criação de planejamentos financeiros futuros. A visão do fluxo de caixa ao longo do tempo demonstra, de forma didática, o funcionamento das entradas e saídas da empresa e como estes podem se comportar daqui pra frente.

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Alguns pontos de atenção no controle de fluxo de caixa

Se você é o responsável pelo controle de fluxo de caixa da sua empresa, é importante se atentar a todos esses pontos que vamos falar! Se você não é, então repasse as informações para o responsável. Só não deixe de trazê-las para a rotina de controle do seu negócio!

 

1. Saiba diferenciar despesas de receitas

Quando são utilizados softwares que automatizam o controle de fluxo de caixa, fica mais fácil de diferenciar despesas de receitas na hora de cadastrar todas as movimentações financeiras.

Pra quem trabalha com isso de forma manual, é mais comum encontrar discrepâncias nesse quesito.

Pode ser interessante destacar de forma clara o que é entrada e saída, seja com códigos, cores, símbolos ou qualquer outra forma que torne a visualização das movimentações mais fácil e didática.

 

2. Faça do controle parte da sua rotina

Mesmo em se tratando de empresas pequenas, é importante realizar o controle de fluxo de caixa diariamente. Caso isso não seja possível, que seja realizado de forma rotineira, sem grandes períodos de tempo entre a tarefa. Reforçamos que o ideal mesmo é realizar esse controle de forma diária.

O motivo disso é evitar que entradas e saídas se acumulem sem ser registradas, pois elas podem acabar se perdendo e não entrando em seu controle.

 

3. Categorize entradas e saídas

Além de saber diferenciar despesas e receitas, é importante categorizá-las: assim, você vai perceber, por exemplo, os gastos que são recorrentes e os gastos que acontecem de forma mais branda.

Por exemplo: pagamento de fornecedores, salário de funcionários, aluguel, conta de água e luz são despesas que fazem parte do funcionamento comum da empresa.

Porém, quando pensamos em compra de produtos como cadeiras novas, computadores novos ou coisas do gênero, estes fazem parte de despesas que não acontecem sempre.

Categorizar essas movimentações faz com que você tenha consciência de quanto sai todo mês do seu caixa e o resultado disso é uma visão sólida do que acontece em cada período do seu negócio.

Planilhas

 

4. Só conte com o dinheiro que já recebeu

Principalmente para quem realiza vendas em cartão, lidar com recebíveis é algo comum. Porém, recebíveis são valores que ainda estão para serem pagos e, por isso, eles não fazem parte do dinheiro em caixa. O que é previsto está localizado em um tempo futuro, e agora estamos falando do presente.

É importante contar com o dinheiro do caixa, aquele que já existe, para possíveis cenários inesperados. Por exemplo, em um determinado mês grande parte dos seus clientes podem acabar não honrando com seus compromissos com a sua empresa. Caso isso aconteça, existe dinheiro no caixa para que as atividades continuem funcionando de forma devida?

É importante operar de forma que exista, em caixa, a capacidade para arcar com pelo menos três meses em cenários com baixa receita.

 

5. Lidando com prazos de pagamento

Se a sua empresa possui pouco capital de giro, é possível que a melhor forma de de fazer compras seja parcelada. Assim, a empresa consegue arcar com as despesas sem prejudicar seus processos internos.

Para empresas que possuem capital de giro saudável, comprar à vista talvez garanta acesso a bons descontos na hora de fechar compras com algum fornecedor.

Tudo depende do cenário em que sua empresa se insere. O importante é saber analisar se certos investimentos em estoque são válidos em determinados períodos. O controle de fluxo de caixa serve de grande auxílio para compreender que decisões podem ser tomadas nesses casos.

 

6. Separe gastos pessoais dos gastos da empresa

Pode parecer óbvio, mas acredite: muitos proprietários cometem esse erro gravíssimo que é misturar despesas pessoais com as da empresa.

Isso acontece, muitas vezes, por não existir um salário atribuído para si próprios. Assim, é comum que utilizem o dinheiro em caixa para arcar com algumas despesas pessoais do dia a dia.

Cada despesa deve ser levada em conta, e a separação desses gastos deve ser feita para que, futuramente, os gestores saibam reconhecer quando e pra que cada valor saiu do caixa.

O que parece ser um pequeno problema de fácil solução pode resultar em uma desestruturação grande das finanças da companhia. Além disso, essa prática afeta diretamente o controle de fluxo de caixa.


Planilha Fluxo de Caixa

Automatize o seu fluxo de caixa!

Por se tratar de uma atividade rotineira que requer muita atenção de quem a exerce, o controle de fluxo de caixa deve ser realizado de forma minuciosa. Mesmo com toda a atenção do mundo, é possível inserir dados incorretos e esse controle está passível de erros humanos.

Estes erros podem acabar criando uma visão irreal da empresa, que não condiz com o cenário em que ela existe. O resultado disso pode ser tomadas de decisões equivocadas e possíveis prejuízos difíceis de arcar, a depender da situação financeira do negócio.

Por isso, sempre indicamos que a administração da empresa busque automatizar certas tarefas que são facilmente automatizadas. O controle de fluxo de caixa é uma delas!

Existem planilhas gratuitas na internet, porém, ainda assim elas precisam da ação humana para serem alimentadas e essa tarefa pode carregar erros como o que comentamos acima.

Existem também softwares que oferecem o serviço de forma paga. Sabemos, contudo, que muitos empreendedores, principalmente os que estão estreando dentro de seus meios, não conseguem arcar com um valor mensal destinado a isso, pois a quantidade de contas a pagar pode sufocar o caixa da empresa.

Pensando nisso, nós da Confere criamos uma ferramenta totalmente gratuita de fluxo de caixa. Nela, o gestor pode categorizar entradas e saídas a partir da importação do extrato bancário da empresa e visualizar seu caixa por semana ou mês.

Ele também pode inserir manualmente as entradas e saídas e, assim, ter um controle completo do que acontece no caixa da sua empresa, com fácil visualização e de forma totalmente gratuita!

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