Guia de conciliação de cartões: como gerenciar as suas maquininhas?

Por Miriam Barros

Para uma loja virtual, os pagamentos com cartões são impulsionadores do crescimento das vendas, mas para expansão do negócio não basta somente ter essa opção, é preciso saber como fazer uma boa conciliação de cartões.

O uso de cartões de débito e crédito aumentou consideravelmente, tornando-se um meio de pagamento essencial para os estabelecimentos tanto do varejo físico quanto digital.

Entretanto, muitas destas empresas têm dificuldades para acompanhar essa expansão massiva e acabam se perdendo na gestão financeira.

Com este cenário, diversos negócios sofrem com o controle manual de pagamentos via cartões, acabando por expor a empresa a riscos de perda de entradas.

Entretanto, por meio da automatização, a conciliação de cartões e o controle dessas entradas pode ser um processo muito mais simples e ágil! 

Neste artigo, apresentaremos um guia de como fazer conciliação de cartões, com dicas práticas para implementar esse método. Vamos lá?

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O uso de cartões em compras online

O cartão é o meio favorito para a realização de compras online – principalmente na função de crédito.  

Uma pesquisa indica que 82% dos consumidores escolhem o método e investem no parcelamento. Além disso, 41% dizem fazer isso sempre que podem. 

Desde 2015, as vendas com cartão de crédito sofreram aumento de pelo menos 9% em relação ao ano anterior, segundo a Abecs.

Com o aumento da demanda, consequentemente, surgiram diversas máquinas de cartão e métodos de controle de vendas.

Este é um meio de pagamento conveniente e sua loja online perderá muito se não entender como fazer a conciliação das vendas via cartões. 

Os lojistas precisam controlar as compras à vista e parceladas, cancelamentos de compras e estornos de cartões de diversas bandeiras, para manter uma visão 360º do negócio.

Continue lendo e veja como fazer um controle eficiente dos lançamentos a crédito e débito na sua loja.

O que é a Conciliação de Cartões?

A conciliação de cartões é a verificação da situação da operação realizada por meio de cartão de crédito ou débito.

Esse processo tem como objetivo principal verificar e validar se a transação foi realmente paga pela operadora de cartão.

Existem dois meios de realizar a conciliação de cartões: ela pode ser feita de forma manual ou automatizada.

Por mais que seja comum o acompanhamento manual da conciliação, os riscos de erros e divergências são muito menores quando o processo é automatizado.

Além disso, a automatização ajuda a controlar o chargeback (cancelamento de compras) e as taxas cobradas pelas adquirentes.

Quais são os benefícios da conciliação de cartões para os negócios?

A conciliação de cartões tem diversas funções para os negócios, sendo crucial para o acompanhamento e controle de vendas. Seus principais benefícios são:

  • Checar se os valores repassados pelas operadoras do cartão estão corretos;
  • Verificar se as taxas administrativas, previamente negociadas, são as cobradas;
  • Conferir quantos cancelamentos de venda ocorrem por dia e como eles ocorrem;
  • Apontar em quantos cancelamentos de vendas o vendedor terá direito ao ressarcimento;
  • Identificar o surgimento de compras invalidadas;
  • Controlar as antecipações de recebíveis;
  • Mostrar quanto o lojista tem a receber futuramente pelas vendas atuais.

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Guia de conciliação de cartões: como gerenciar as transações das suas maquininhas?

Agora que você já compreendeu a importância da conciliação de cartões e os benefícios de sua aplicação, separamos o passo a passo de como aplicar esse método. 

Vem com a gente!

 

#01. Automatize o controle

Se sua empresa não possui nenhum sistema de conciliação de cartões ou perde muito tempo com o processo, o ideal é modificar os métodos utilizados.

É possível realizar o controle da conciliação por meio de planilhas, porém, será preciso registrar cada cupom de venda.

Isso demanda muito tempo dos seus funcionários, além de aumentar a probabilidade de erros no preenchimento.

Para a realização da conciliação de cartões manual, é preciso ter um processo que organize e armazene todas as movimentações financeiras, gerindo o tempo de inserção da informação nas planilhas.

Mas, também é possível automatizar esse processo!

A conciliação de cartões automática possibilita a análise completa, rápida e prática de todas as vendas com cartão, sendo mais ágil e eficaz do que a manual.

Além disso, possibilita que a equipe tenha um ganho de produtividade essencial.

Para começar, você pode usar planilhas. Aqui você pode conferir duas opções grátis:

Planilha de Controle de Vendas;

Planilha de Conciliação de Cartões.

Mais a frente, falaremos mais sobre as possibilidades de automatização da conciliação de cartões!

 

#02. Acompanhe as taxas por bandeira e operadora

Um dos erros mais recorrentes no controle financeiro e operacional é a falta de acompanhamento das taxas cobradas pelas operadoras de cartão

Muitos lojistas desconhecem ou não controlam o valor das taxas das transações por bandeira e operadora.

No entanto, tal acompanhamento é um dos passos mais importantes na conciliação de cartões.

Isso porque as taxas cobradas influenciam no preço final do produto e no fechamento do caixa.

E, muitas vezes, elas são cobradas sem que o empreendedor tenha conhecimento disso.

Por exemplo, a adquirente é contratada por uma taxa de 3% na transação, mas, foram descontados 3,5%. 

Sem uma conciliação de cartões rotineira, esse valor pode passar despercebido. Por isso, é importante comparar o valor recebido com o valor previsto para conferir a taxa.

 

#03. Arquive e confira as Filipetas

As filipetas são essenciais para a conferência dos extratos, pois, sem elas fica mais difícil de conferi-los.

Guardar estes comprovantes é necessário para a conferência de qualquer falta, erro ou falha no registro das vendas por parte do adquirente.

Quando isso ocorre, as transações só poderão ser comprovadas e confirmadas por meio desses comprovantes.

Por isso, é extremamente importante registrar e arquivar cada uma das filipetas em seu processo de conciliação de cartões.

 

#04. Realize o controle do extrato bancário

Para realizar uma conciliação completa é preciso também controlar os extratos bancários.

Assim, pode-se verificar se o saldo inicial e final do controle interno correspondem com o extrato bancário.

Com isso, você poderá constatar se todos os pagamentos foram de fato creditados na conta conforme esperado e evitar surpresas negativas.

Por isso, além de reunir os extratos da máquina de cartão e de cada operadora, é imprescindível fazer um controle constante do extrato bancário.

 

#05. Realize o controle financeiro uma vez por semana

Realizar o controle financeiro semanalmente é necessário para solucionar rapidamente possíveis divergências.

Além disso, evita o acúmulo de registro das transações, e ajuda a sanar as divergências com agilidade.

Neste sentido, o acompanhamento constante do fluxo de transações permite a diminuição das perdas financeiras.

O que, convenhamos, é o que todo empreendedor precisa tanto no processo de conciliação de cartões como em qualquer outra etapa da gestão financeira.

 

#06. Faça a finalização diária

A conciliação de cartões automatizada possibilita, por sua vez, a realização de uma conciliação diária fácil e ágil.

Será possível, por exemplo: 

  • Visualizar todas as movimentações na finalização diária da conciliação de cartões; 
  • Incluir os dados das transações de cada operadora em um único ambiente;
  • Acompanhar com mais facilidade eventuais divergências.

 

#07. Realize o controle financeiro dos recebíveis

Para ter uma melhor visualização do faturamento, recebimentos, cancelamentos e antecipações é preciso realizar o cruzamento das vendas realizadas.

Esse método permite acompanhar as taxas cobradas pelas operadoras com precisão, possibilitando ao lojista uma visão clara de todas as entradas e saídas de caixa.

#08. Centralize as informações

Com um sistema de conciliação de cartões é possível também consolidar dados, reunindo informações de vendas realizadas ocorridas a partir de diferentes operadoras de cartão e de diversos períodos; tudo em um mesmo lugar. 

Dessa forma, a solução oferece ao lojista uma visualização sistêmica de toda a rotina financeira do negócio em uma base centralizada.

 

#09. Fluxo de Caixa conectado às suas máquinas de cartão 

Nossa ferramenta de fluxo de caixa se conecta diretamente com todas as suas maquininhas de cartão, atualizando diariamente os dados de todas as vendas.

Você também poderá cadastrar lançamentos e categorizar cada entrada e/ou saída de forma simples.

Além disso, é possível filtrar períodos específicos para fazer análise de seu caixa e visualizar o fluxo de vendas e despesas por semana ou mês.

Ou seja: por meio da ferramenta de Fluxo de Caixa da Confere, o controle de vendas parceladas será muito mais minucioso e, o melhor, automatizado!

Veja outras vantagens dessa ferramenta inovadora:

  • Controle seu fluxo de caixa com categorias próprias do seu negócio;
  • Acompanhe vendas e despesas administrando contas a pagar e receber;
  • Tenha a sinalização de quando cada parcela de venda vai cair na sua conta;
  • Aproveite também um fluxo de caixa com cálculo automático dos principais indicadores financeiros;
  • Conte com a centralização dos dados de todas as suas vendas em qualquer meio de pagamento.

 

#10. Controle e conferência automatizado das maquininhas

A Confere Cartões disponibiliza ainda uma ferramenta completa que sincroniza diariamente todos os dados das suas maquininhas, tanto das vendas quanto dos recebimentos.

Em um único lugar, é possível visualizar as suas informações de vendas com cartões utilizados em diferentes máquinas e de todos os CNPJs.

Se você trabalha com uma, duas, três ou mais maquininhas, tudo bem! Nós centralizamos todas as informações de vendas na mesma plataforma.

Os recebimentos líquidos e previsões são comparados com extrato bancário, verificando se de fato tudo foi pago corretamente pelas operadoras de cartão.

Fora isso, pode-se cadastrar as taxas acordadas com cada operadora, e automaticamente o sistema calcula se o valor aplicado está correto.

Por fim, relatórios de recebimentos, vendas, cancelamentos e chargebacks, antecipações, taxas, despesas e ajustes podem ser exportados.

Tais relatórios também podem ser filtrados por estabelecimento, caso tenha mais de um na plataforma. 

Selecione período, operadora, bandeira, dados bancários ou o tipo de transação que desejar e traga mais minúcia para a sua gestão financeira e conciliação de cartões.

Temos certeza que, com isso, o controle de suas vendas parceladas ou à vista será muito mais eficiente!

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Dica bônus: como garantir o recebimento de vendas parceladas?

Como vimos, no contexto atual do mercado, os pagamentos com cartões são fundamentais para o crescimento das vendas.

Entretanto, ao contrário de um pagamento via boleto ou PIX, as vendas parceladas estão sujeitas ao chargeback.

Basicamente, este é um processo de estorno, quando o titular de um cartão contestar uma compra junto ao seu banco.

Pensando no e-commerce, o chargeback se tornou um desafio para as lojas virtuais devido ao crescente número de fraudes, mas também pode ser causado por falhas na gestão da loja online.

E isso porquê, a solicitação de contestação de fatura pode ser causada por diversos fatores, como:

Dentro do ambiente de negócios brasileiro, uma venda pode ser cancelada em até 180 dias pelo cliente, gerando um gargalo, sobretudo, para o e-commerce.

Nesse sentido, uma dica importante para minimizar o impacto do chargeback consiste em acompanhar continuamente – e, de preferência, de modo automatizado – sua conciliação de cartões a partir de um controle detalhado e integrado com seu fluxo de caixa e recebimentos de vendas parceladas.

Recapitulando o guia de conciliação de cartões

Sem dúvidas, este guia é extremamente necessário e crucial para qualquer empresa que não deseja ter surpresas desagradáveis nas finanças.

Pode parecer trabalhoso, mas este acompanhamento garante um controle maior do seu negócio, e quando bem implementados os resultados são excelentes.

Além disso, a conciliação de cartões automatizada poupa tempo que pode ser utilizado para outras questões, como planejamentos financeiros a médio e longo prazo e atenção a outras áreas do negócio.

Uma loja não pode parar de utilizar os  pagamentos com cartões, visto que estes são favoritos dos clientes no e-commerce. Por isso, uma conciliação eficiente será indispensável para o seu crescimento!

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Este texto foi escrito por João Barros.