Nota fiscal e fatura: quais as diferenças e quando emitir cada uma?

Por Miriam Barros

Você sabe a diferença entre nota fiscal e fatura? Muitos empreendedores podem achar se tratar de um mesmo documento, ou com funções semelhantes. No entanto, elas têm diferenças importantes que é bem interessante saber.

Enquanto a nota fiscal está relacionada ao recolhimento de impostos, a fatura não tem esse tipo de validade tributária e está mais relacionada à cobrança de um produto vendido ou serviço prestado.

O ponto em comum, é que a nota fiscal e a fatura são documentos relativos a uma transação comercial entre empresa, ou entre empresa e pessoa física.

Mas será que um documento pode substituir o outro? Quando cada um precisa ser gerado? Ambos são obrigatórios? Confira essas e outras respostas agora!

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O que é nota fiscal?

Nota fiscal é um documento que tem como objetivo registrar uma transação comercial, seja ela de venda de produtos, seja de prestação de serviços, entre empresas ou entre empresa e pessoa física.

A nota fiscal também é a responsável por garantir o recolhimento correto dos impostos. Por conta disso, não emitir nota fiscal é crime, enquadrado como sonegação fiscal e passível de multa e até pena de detenção.

Tempos atrás, a nota fiscal era um documento preenchido no papel pela parte vendedora e entregue à parte compradora do negócio. Porém, a partir de 2008, começou o processo de implementação da versão eletrônica no Brasil.

Assim, surgiu a nota fiscal eletrônica, NF-e, versão digital desse documento fiscal que pode ser emitida, enviada ao cliente e armazenada em ambiente virtual.

Os 4 principais tipos de nota fiscal eletrônica que podem ser emitidas atualmente são:

  • NF-e: Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias
  • NFC-e: Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica
  • NFS-e: Nota Fiscal de Serviços Eletrônica
  • CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico

 

NF-e : Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias

A NF-e, Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias, é utilizada exclusivamente para registro de uma transação comercial de produtos físicos. 

Esse tipo de nota fiscal tem relação direta sobre a cobrança do ICMS, Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços e do IPI, Imposto sobre Produtos Industrializados, e a sua emissão é feita junto às Secretarias Estaduais de Fazenda.

Por também estar relacionada à circulação de mercadorias, é preciso que com a NF-e também seja emitido o Danfe, Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, documento que deve estar junto ao produto durante o seu trânsito.

 

NFC-e : Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica

Com função semelhante à da NF-e, ou seja, registrar uma transação comercial, a NFC-e, Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, é uma alternativa eletrônica aos cupons fiscais.

Utilizada em transações no varejo e no comércio, a NFC-e é o modelo entregue quando realizamos uma compra no supermercado, farmácia, restaurantes e demais estabelecimentos comerciais.

 

NFS-e : Nota Fiscal de Serviços Eletrônica

Como o próprio nome sugere, a NFS-e, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, deve ser emitida sempre que há uma prestação de serviço, seja entre empresas, seja entre empresa e pessoa física.

A NFS-e está vinculada à prefeitura onde o CNPJ da empresa prestadora está registrado. No que diz respeito aos impostos, esse tipo de nota fiscal visa o recolhimento do ISS, Imposto sobre Serviços Prestados, de competência municipal.

 

CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico

O CT-e, Conhecimento de Transporte Eletrônico, é um documento fiscal relacionado à prestação de serviço de transporte de cargas. 

Ele substitui eletronicamente 6 modelos de documentos que antes eram emitidos em papel, entre eles, Nota Fiscal de Serviço de Transporte modelo 7, Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas modelo 8, entre outros.

Esse tipo de nota fiscal eletrônica deve ser emitido para todos os modais de transporte, ou seja, rodoviário, ferroviário, aquaviário, aeroviário, dutoviário e multimodal.

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O que é fatura?

A fatura é um documento que detalha uma transação comercial, tanto de venda de produtos quanto de prestação de serviços, mas que não está vinculado ao recolhimento de impostos.

O principal objetivo de uma fatura é relacionar todas as informações que deram origem a um compromisso comercial.

De modo geral, a fatura está relacionada a um pagamento que ainda será efetivado. Por exemplo, todos os meses recebemos nossas contas de luz, telefone, internet, entre outras, para efetuar o pagamento, certo? Esses são alguns exemplos de fatura.

Considerando que a fatura descreve todos os detalhes da transação, muitas empresas utilizam esse documento como auxiliar no seu processo de gestão financeira.

Quando um negócio realiza a emissão da fatura, é preciso gerar também uma nota fiscal para cada um desses documentos. Afinal, conforme dito anteriormente, a fatura não tem relação com questões tributárias.

No entanto, não é raro encontrar empresas que não fazem a emissão de faturas e utilizam a própria nota fiscal para cumprir o papel desse documento. Nesse caso, costuma-se enviar uma forma de pagamento (por exemplo, boleto ou link de pagamento) com a NF-e.

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Qual a importância da nota fiscal?

Como você pôde ver, a fatura tem grande importância na gestão financeira de uma empresa, ajudando a organizar os processos, inclusive de recebimento.

Porém, ela não é um documento legalmente obrigatório, ao contrário da nota fiscal. Em outras palavras, a fatura pode ser substituída pela nota fiscal, porém, o contrário não pode acontecer.

A nota fiscal é um documento obrigatório para todas as empresas que realizam vendas ou prestam serviços

Até o momento, só estão isentos dessa obrigatoriedade os MEIs, Microempreendedores Individuais, que realizam transações comerciais com pessoas físicas. 

No mais, todos os negócios que comercializam produtos e/ou serviços são obrigados a emitir nota fiscal.

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Como facilitar o processo de emissão de nota fiscal?

Considerando isso, o mais indicado é que a sua empresa faça a emissão das notas fiscais automaticamente. 

Dessa forma, você tem a certeza que nenhuma deixará de ser gerada, garantindo que o seu negócio fique em dia com o Fisco.

Ainda que a NF-e seja emitida digitalmente, ou seja, por meio de um software, muitos empreendedores ainda geram nota por nota.

Além de trabalhoso e demorado, as chances de gerar alguma NF-e errada aumenta bastante.

Já quando se emite esse documento de forma automática, essas e outras questões relacionadas à falha e esquecimento são minimizadas, quando não totalmente eliminadas.

Isso acontece porque é possível vincular o seu sistema de emissão de NF-e ao de pagamentos da sua empresa. Assim, sempre que um recebimento é confirmado, o processo de emissão da nota se inicia automaticamente. 

Além de facilitar a sua rotina e aumentar a produtividade, realizar essa tarefa desse modo permite o envio desse documento fiscal de maneira mais rápida ao cliente, bem como a entrega do produto ou serviço.

Com isso, o seu fluxo de venda é otimizado e o nível de satisfação do cliente com a sua marca aumenta!

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Este artigo foi escrito por Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFe.io, sistema de emissão de nota fiscal.