Conciliação de cartões: como melhorar o seu controle financeiro

Por Miriam Barros

Quantas horas por dia ou semana você leva para conferir todas as vendas de seu estabelecimento? Já parou para pensar em tudo o que poderia estar fazendo para melhorar as condições da sua empresa durante esse tempo?

Bom, precisamos falar sobre isso AGORA!

É comum nos depararmos com empresas que fazem todas as conferências manualmente, buscando um controle rígido de suas receitas. Mas será que esse controle realmente existe?

Pense rápido: as taxas cobradas pelas operadoras são sempre as mesmas?

Você tem controle de todas as vendas que foram canceladas?

E em relação aos estornos, são fáceis de acompanhar?

Você consegue, por exemplo, fazer um planejamento a longo prazo de seus investimentos em relação aos pagamentos que ainda vai receber de vendas parceladas?

São muitos pontos para avaliar, concorda? Essa conferência, quando feita de forma manual, só dificulta a saúde financeira do seu negócio. Se perde tempo, segurança e consistência no controle de vendas do seu negócio.

A boa notícia é que isso tudo pode ser feito de forma diferente: automatizada, eficiente e dinâmica

Através de sistemas de Conciliação de Cartões, você vai ganhar tempo, segurança e controle total de suas vendas com cartão.

Escrevemos esse artigo para te ajudar a compreender melhor como tudo isso funciona! Vamos lá?

conciliação de vendas

Neste post você vai ver:


Aceitar cartão: não é mais uma questão de opção!

Está cada vez mais raro encontrar pessoas que ainda possuem o costume de andar com dinheiro vivo no bolso.

Segundo a Abecs (Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços), as operações com cartão de crédito tendem a crescer ainda mais com o passar dos anos!

Não há mais tempo para não se atualizar, concorda?  

Para as pequenas e médias empresas, aceitar cartão de débito e crédito deixou de ser uma opção: se o desejo for se manter firme no mercado, é necessário expandir as opções de pagamento para a comodidade de seu público.

Afinal de contas, quem escolhe a forma de pagamento é o cliente e se você não se adaptar à realidade dele, isso pode significar uma venda (ou várias) a menos no fim do mês.

E sabe quem vai adorar isso? O concorrente, óbvio. ;)

Porém, diante de tantas formas de pagamento, como é possível controlar toda a receita que entra e sai de seu negócio?

Como saber, por exemplo, com controle e eficácia, as vendas que foram finalizadas e as que foram canceladas?

Por muito tempo esse controle foi feito de forma manual, através de planilhas que levavam horas para serem elaboradas e verificadas.

E lá se iam noites e noites de sono...

1Abençoado seja o café!

 Atualmente, essa tarefa pode ser feita de forma muito mais fácil e eficiente, através do processo de conciliação automática de cartões.

Dentre muitos benefícios, a conciliação evita perda de vendas, oferece um controle maior de taxas abusivas de acordo com diversas operadoras e notifica o usuário sobre as vendas em cartão que não foram recebidas.

Na verdade, esses são apenas alguns dos benefícios de utilizar um Sistema de Gestão Financeira! Vamos entender melhor como isso tudo funciona?

#PartiuConciliar


Fechamento do caixa: parte fundamental do seu controle financeiro

O fechamento do caixa faz parte da rotina de qualquer negócio.

É nesse momento que podemos checar o fluxo de caixa do estabelecimento, evitando possíveis prejuízos em relação às vendas realizadas no dia.

Por se tratar de uma operação que lida diretamente com dinheiro, a atenção e cuidado dos operadores de caixa devem ser redobrados para que todas as transações aconteçam de forma correta.

Afinal, ninguém quer perder dinheiro, não é mesmo?

Uma boa rotina de fechamento de caixa auxilia no resultado positivo de sua empresa, pois as possibilidades de desvio de receita são diversas, o que envolve um trabalho constante de confiança entre todos os membros da equipe.

Basicamente, o processo de fechamento do caixa se resume em conferir se o valor total da venda realizada no dia existe na gaveta, comprovadas através de dinheiro ou documentos.

Esse processo precisa ser feito diariamente para evitar roubos e fraudes, porém, pela quantidade de formas de pagamento (cartões, benefícios, dinheiro e cheques), essa tarefa acaba se tornando um pouco (para não dizer muito, rs) mais complicada.

Mas não se desespere!

Seguindo um passo a passo diário, é possível criar o equilíbrio perfeito entre todo o time para que o fechamento do caixa seja uma dor de cabeça a menos no seu dia-a-dia:

  • É importante educar o operador de caixa para que ele entenda a importância do comprometimento com o fechamento diário das vendas.
  • Uma prática necessária é a verificação da quantia que existe no caixa ao abri-lo diariamente. O operador precisa ter conhecimento do valor que existe na gaveta antes de iniciar o dia de trabalho.
  • Todo cuidado é pouco na hora de guardar os comprovantes de vendas para a conferência no fim do dia. Todas as operações precisam ser registradas, sejam elas feitas em dinheiro, cartão ou cheque.
  • Para que a checagem no fim do dia seja feita de forma rápida e eficiente, o operador deve separar todos os documentos de vendas por formas de pagamento. Se possível, o operador pode ainda separar os comprovantes de vendas em cartão por bandeira utilizada.
  • Para que o fechamento do caixa seja feito sem grandes problemas, a tarefa deve ser feita ao final de cada expediente, de preferência em um horário que o fluxo de clientes seja o menor possível.

Quantas etapas, hein? Cansa só de ler.

A pergunta que não quer calar, é: existe forma mais simples e mais eficaz de realizar todo esse processo?

O fechamento do caixa é apenas o início do processo de conciliação de vendas de um negócio.

É nessa etapa que você pode conferir se o que foi vendido entrou de fato no caixa, independentemente da forma de pagamento.

A tecnologia se desenvolve para, cada vez mais, auxiliar na melhoria e facilidade de tarefas diárias das pessoas.

Isso também acontece com processo de gestão financeira!

Ter controle de tudo o que entra e sai na sua empresa ficou ainda mais fácil através de Sistemas de Gestão e Conciliação de Cartão.

Com essas plataformas, é possível ter acesso a todas essas informações de forma organizada, separada por bandeiras e formas de pagamento!

Ficou muuuito mais fácil conferir os dados para o fechamento diário do caixa!

O usuário terá acesso a todos os dados referentes ao caixa, podendo identificar com facilidade as vendas que foram realizadas, as que foram canceladas, além de ter noção do fluxo de caixa futuro de seu estabelecimento através do controle de parcelas feitas em pagamentos por crédito.

É aumentar a eficiência da sua rotina através da automação! :)

Can i get an amen? :D

Planilha Fluxo de Caixa


Conciliador de cartões: mais controle e menos prejuízo

Está pronto para descomplicar? :)

Como já sabemos, podem acontecer muitos erros no fechamento do caixa.

Para evitar essas surpresas, é necessário ter um controle eficiente de todas as transações feitas na empresa.

O conciliador de cartões é uma ferramenta que torna a gestão financeira de seu negócio muito mais simples, sem que seja necessário visitar diversos portais e preencher planilhas manualmente para ter o controle desejado.

Resumindo de forma sucinta, o conciliador de cartões é um software que concilia suas vendas de cartões, traz o controle de recebimentos futuros, acompanha taxas cobradas por operadoras e, no caso da Confere... Ainda faz conciliação bancária automática!

Com a conciliação bancária, o sistema automaticamente compara as informações de pagamento entregues pela operadora de cartões com o extrato bancário do usuário do sistema. Dessa forma, é possível saber se você realmente recebeu tudo o que a operadora alegou que pagaria!

Portanto, através do conciliador de cartões, você tem acesso a todas as suas vendas de cartões, tarifas cobradas por cada operadora, além de ter uma visualização mais clara de todos os valores que ainda falta receber de compras parceladas.

Isso permite uma visão maior da sua empresa, tornando possível uma projeção de fluxo de caixa, ou seja, um planejamento de investimentos futuros!

Basicamente, o Conciliador de Cartões confronta as informações das vendas realizadas no estabelecimento com os dados das operadoras de cartões, exibindo em um só lugar todos os detalhes de cada transação, sejam elas feitas em débito ou crédito.

Esses detalhes incluem taxas aplicadas em cada venda, assim como a bandeira referente a cada operação.

De forma resumida, o sistema economiza tempo e esforço que seria utilizado para fazer todo esse processo de forma manual.

A segurança é muito maior e o lojista pode dedicar esforços para outras atividades do seu negócio, sem se preocupar com cobranças indevidas e incertezas com o futuro de sua empresa (e, de quebra, pode até tirar umas férias. Já pensou?)!

Para ficar ainda mais claro, vamos listar os principais benefícios da conciliação bancária automática:

 

  • MAIS CONTROLE: O conciliador de cartões garante que a operadora passe o valor correto para o lojista, verificando a cobrança de taxas irregulares e conferindo o recebimento de todas as vendas.
  • MAIS TEMPO: Transforma uma tarefa manual e demorada em um processo automático e de fácil acesso, economizando tempo que pode ser gasto com outras atividades.
  • MAIS PLANEJAMENTO: Ao trabalhar com relatórios de recebimentos, o conciliador de cartões permite que o lojista tenha uma visão futura do seu negócio. Essa previsão facilita o planejamento e organização da sua empresapermitindo pensar em investimentos e novas estratégias para seu crescimento.

 

Ou seja, a adoção de um sistema de conciliação de cartões é repleta de vantagens!

Além de um controle muito maior em relação às vendas do estabelecimento, estornos, reembolsos e taxas aplicadas pelas operadoras, todo o processo se torna mais rápido, seguro, eficiente e barato.

Ainda não se convenceu de que você PRECISA disso para a sua vida?

Tudo bem, então, vamos lá. ;D


Afinal, o que é a conciliação de cartões?

A conciliação de cartões é a conferência e validação das informações relacionadas às vendas de produtos por cartões de débito e crédito com o que deve ser recebido por cada transação pela operadora contratada na empresa.

Com a conciliação, é possível conferir se cada operação de venda registrada por sua empresa condiz com os dados que são repassados pela operadora (que são responsáveis pelas máquinas de cartão de crédito contratadas para o estabelecimento).

Para ter um controle financeiro total do seu negócio, é importante investir tanto em Conciliação Bancária como em Conciliação de Vendas.

 

Conciliação Bancária

A conciliação bancária é a comparação entre o extrato bancário com os dados de controle financeiro de uma empresa.

Com a conciliação bancária, o empreendedor compara as despesas, os recebimentos e saldo disponível.

Dessa forma, ele tem total controle sobre as transações que foram realizadas e se os dados conferem com os valores previstos.

Toda empresa precisa ter esse controle, devido a quantidade de formas de recebimento de receita (boletos, cartões, tickets etc).

A conciliação bancária é importante para evitar possíveis fraudes internas e cheques não descontados.

É a partir dessa conferência que o empreendedor percebe se existem divergências entre os valores previstos e o que de fato caiu na conta bancária da pessoa jurídica. ;)

O processo de conciliação bancária precisa ser rotineiro, para evitar surpresas inesperadas em relação à receita gerada por sua empresa!

 

Conciliação de Vendas

Como falamos anteriormente, a conciliação de cartões atua de forma que o empreendedor tenha controle total dos recebíveis gerados através de vendas realizadas em seu negócio.

A conferência dos valores das vendas é feita em comparação com o extrato das adquirentes.

O varejista, então, tem uma visualização precisa dos cancelamentos, recebimentos e antecipações das vendas feitas em cartão.

Imagine a quantidade de transações diferentes que você realiza diariamente em sua empresa.

Alguns clientes optam por débito, outros parcelam a compra em 5 vezes, outros usam ticket refeição... Além disso, existem empresas que trabalham com diversas operadoras de cartão e a conciliação das vendas vindas de cada uma se torna ainda mais trabalhosa.

No fim do dia, é necessário ter controle de tudo o que aconteceu pra não sair no prejuízo!

A conciliação de cartões garante um acompanhamento consistente e atualizado, para que o empreendedor tenha controle de diversas quantias: o que vai receber, quais taxas serão aplicadas em cada operação, quais vendas não foram realizadas etc.

Dessa forma, é possível ter uma visão sólida do fluxo de caixa da empresa!

Um fluxo de caixa transparente para o empreendedor significa: visão futura do negócio, mais controle de investimento e mais chances de crescimento para a empresa!


Principais motivos para aderir a conciliação de cartões

Alguns dos principais motivos que mostram que você PRECISA aderir à conciliação de cartões, de forma bem clara e direta, são:

 

Ter conhecimento das taxas dos cartões e saber quanto vai receber

É extremamente importante, para qualquer empreendedor, saber quanto vai receber das vendas que realizou.

O número de bandeiras e adquirentes só cresce e fica cada vez mais difícil (quase impossível, eu diria) saber a taxa aplicada em cada operação.

Um valor específico em cada operação (débito, crédito, ticket) se transforma em diferentes valores no caixa.

A conciliação de cartões elimina qualquer dúvida em relação a essas taxas, pois os dados sempre se atualizam de acordo com as taxas registradas pelo operador do sistema na plataforma!

 

Saber o que vai receber em determinado dia

Por causa dos pagamentos feitos em crédito de forma parcelada, muitas vezes o empreendedor não sabe o quanto ele vai receber em dias específicos.

Através da conciliação de cartões, ele pode visualizar o que falta receber filtrando por dias específicos.

Por exemplo: é possível selecionar a próxima quarta-feira no calendário de um sistema e ele irá calcular automaticamente todos os valores que estão determinados a serem recebidos nessa data.

Muito fácil! ;)

 

Acompanhar mudanças de taxas das adquirentes

Às vezes as taxas aplicadas pelas adquirentes nas transações variam em relação ao que foi acordado em contrato.

Muitos empreendedores não tem conhecimento dessas alterações e isso acaba passando despercebido.

O resultado? Prejuízo!

A conciliação de cartões entrega essas informações de forma clara para o empreendedor, comparando o valor recebido com o valor previsto pelas taxas registradas no sistema.

O empreendedor pode, então, repensar o contrato feito com a adquirente caso as mudanças tornem-se abusivas.

 

Fácil identificação dos lançamentos da conta bancária da empresa

Quanto mais a empresa cresce, mais transações são feitas em sua conta bancária.

E isso é ótimo!

Mas, com o tempo, fica cada vez mais difícil de acompanhar qual a origem de cada transação.

O extrato não traz informações suficientes para esclarecer essas dúvidas!

Com a conciliação de cartões, todas as transações são identificadas de forma rápida e segura!

 

Visualizar erros em transações

Em alguns casos, pode acontecer cancelamentos não esperados de vendas, ou até mesmo vendas duplicadas.

Isso normalmente ocorre na operação das adquirentes, porém sem o controle ideal dificilmente você tem tempo hábil de corrigir esses problemas.

Com a conciliação de cartões, essas falhas são facilmente identificadas e o empreendedor tem tempo de resolver a questão, sem atrasos!


Suas vendas com cartão não batem? Não se desespere!

Primeiramente, respire fundo.

É comum encontrar divergências na hora de checar se as vendas com cartão batem no fechamento do caixa.

Isso porque o controle dessas vendas é mais complexo do que as realizadas com dinheiro.

A conferência dos cartões podem não bater por diversos motivos:

  • O valor da transação não é repassado no momento em que a venda acontece. Isso confunde todo mundo!
  • A mudança de valor causada pelas taxas cobradas pelas operadoras de cartões (essas taxas podem, inclusive, mudar de um mês para o outro. O varejista precisa ter conhecimento dessas alterações!)
  • As taxas são cobradas de acordo com o valor de cada venda (mesmo quando as vendas são feitas pela mesma operadora, essas taxas mudam de bandeira para bandeira)
  • As tarifas são cobradas de acordo com os serviços prestados pela operadora, o que inclui também o aluguel das máquinas usadas em seu negócio.
  • Algumas vendas podem não ser reconhecidas pelo cliente. Em casos de fraude, a operadora estorna o valor da compra (são os famosos chargebacks, que devem ser sempre registrados, para que a loja possa evitar que isso aconteça com frequência).
  • Em alguns casos, a operadora pode não realizar o pagamento de certas vendas, e os motivos para isso são diversos: cancelamento de venda, falha operacional, conflito de transações…

 

Olhando todos esses detalhes, certamente os valores do extrato da operadora e o total de vendas realizadas não serão iguais!

Essas são apenas algumas das situações possíveis que podem transformar o recebimento de cartões em uma pequena dor de cabeça para a sua empresa.

Felizmente, existem formas eficazes de ter um controle maior dessas situações!

 

 Obrigada, tecnologia!


 vamos simplificar? 

Como vimos, as vantagens de aderir um conciliador de cartões são várias!

A pergunta mais importante que você deve fazer para si mesmo é: como esse sistema pode me ajudar?

Sabemos que a intenção de diversos empreendedores, varejistas e funcionários é ver seu negócio crescer e, para isso, além de uma gestão empresarial eficiente, precisa existir uma gestão financeira alinhada com seus objetivos.

A partir do momento que uma empresa começa a ganhar forma e se consolidar no mercado, é natural que seu número de vendas – seja de produtos ou serviços – cresça também.

Porém, sem o controle de suas vendas, isso só vai acontecer no mundo ideal.

2Um mundo ideaaaal...

 

A medida que as formas de pagamento evoluem, as empresas devem buscar evoluir em conjunto. Sabemos que compras com cartão estão cada vez mais recorrentes entre os consumidores e, por isso, é necessário se adaptar a este meio de pagamento.

Isto porque, ao não aceitar pagamento com cartão em sua empresa, o volume de vendas tende a cair de forma perceptível.

Por isso, aceitar cartões é essencial. E aderir a um conciliador de cartões é mais essencial ainda!

Afinal, de que adianta duplicar ou até mesmo triplicar o volume de vendas, se não temos controle sobre elas?

A pergunta que fica em nossa cabeça é: será que estamos, realmente, recebendo por tudo o que vendemos?

Controlar vendas com cartões já não é uma das tarefas mais fáceis. Além disso, o sistema financeiro e as particularidades de cada operadora também não nos ajudam a esclarecer essa dúvida.

Afinal, cada operadora acorda uma taxa específica a ser cobrada por transação para cada cliente, o que torna o controle ainda mais complexo, visto que este é um ponto a ser acompanhado também.

Na verdade, a medida em o número de maquininhas aumenta e as vendas decolam, fica cada vez mais difícil ter uma visão real de tudo o que está acontecendo dentro da empresa.

As operações ficam complexas, e as vendas fazem parte de apenas uma fatia de todo o processo de empreendedorismo.

Por isso, a melhor solução é: SIMPLIFICAR!

 Não há mais tempo para complicações!

Existem processos que podem ser simplificados com a ajuda da tecnologia, e a conciliação de cartões é um deles.

Ao contratar um conciliador de cartões, todos ganham tempo e eficiência em seu negócio, com um controle muito maior de tudo o que acontece na empresa.

Tempo é uma das moedas mais valiosas da atualidade e, cada vez mais, ele se torna mais escasso (tanto pra nós quanto para o Bill Gates, rs).

Porém, muitas pessoas ainda optam por fazer certas atividades de forma manual por nutrirem uma certa resistência em implementar processos automatizados relacionados com seus dados bancários.

Por isso, é extremamente importante que, antes de escolher um conciliador de cartões, o usuário se informe em relação a todas as políticas de privacidade e segurança de dados de cada serviço oferecido.

Caso queira se informar mais a respeito, entre em contato conosco pelo ou agende um horário com um de nossos especialistas! Será um prazer te ajudar!

Controle de chargebacks