Planejamento financeiro para pequenos negócios: 7 dicas estratégicas

Por Miriam Barros

Se, na biologia, uma boa alimentação nos ajuda a manter saudáveis, em uma empresa, o planejamento financeiro potencializa a longevidade e a saúde dos negócios.

Essa é uma etapa importante, principalmente para pequenos empreendimentos, que muitas vezes possuem baixo recursos e pouca maturidade no mercado de atuação.

Uma pesquisa do Sebrae, por exemplo, mostra que mais da metade das pequenas empresas fecham antes de seu aniversário de dois anos.

O fechamento precoce é motivado por diversos fatores, entre eles a falta de planejamento financeiro e de ações estratégicas de gestão.

Um bom controle das finanças permite aos gestores acompanhar de perto as demandas do comércio, antecipando gargalos e fazendo um gerenciamento de crise eficaz. 

Assim, efetuar um planejamento financeiro amplo e preventivo, pode trazer estabilidade e sucesso ao seu negócio, o tirando da zona de risco da falência.

Assim, neste artigo, listamos boas práticas e ferramentas para te ajudar a planejar as finanças e estruturar um crescimento saudável para seu negócio.

Vamos lá?

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O que é e como funciona o planejamento financeiro?

De modo objetivo, o planejamento envolve a análise de todo o contexto financeiro de uma empresa: suas entradas, saídas, potenciais faturamentos e potenciais gastos. 

Em outras palavras, estamos falando de uma etapa decisiva da gestão financeira.

A partir disso, pode-se prever, por exemplo, quanto é preciso vender para manter a viabilidade econômica de um negócio ou mesmo estratégias para a redução de custos.

Deste modo, o gestor consegue elaborar ações que darão suporte às decisões tomadas no planejamento.

Para ser bom e eficiente, o planejamento deve ser contínuo, amplo, e nenhuma das operações essenciais da gestão financeira podem ser esquecidas, como a precificação de produtos e ou a gestão das contas a pagar e a receber.

7 dicas para melhorar o planejamento financeiro do seu negócio

Logo abaixo, listamos quais são as operações financeiras indispensáveis e de que modo otimizá-las no dia a dia do seu negócio. Confiram!

 

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o ponto de partida para uma rotina financeira saudável. 

Com esse instrumento, você poderá acompanhar todas as entradas e saídas de recursos de sua empresa.

Realizado periodicamente, essa operação permite que um negócio (loja física ou e-commerce) conte com uma análise acurada das finanças, realizando projeções e estimativas.

Para ser eficiente dentro de seu planejamento financeiro, o fluxo de caixa precisa dessa continuidade, de modo que se evitem falhas que podem custar caro, sobretudo para um pequeno negócio.

Sem esse acompanhamento, por sua vez, as chances de um déficit financeiro são significativas, levando a perda do controle dos negócios. 

Com esse acompanhamento das entradas e saídas, o empresário tem também uma ferramenta essencial que possibilita que as decisões sejam tomadas antecipadamente.

E a boa notícia, com o avanço da tecnologia, todo esse controle pode ser feito de modo automatizado. 

Com a Confere, por exemplo, você tem acesso a uma ferramenta totalmente gratuita para que você possa controlar o seu fluxo de caixa de forma segura e sem dificuldades.

Veja alguns dos benefícios:

  • Importação de extrato bancário;
  • Cadastro de contas bancárias;
  • Controle completo do fluxo de caixa de forma simples;
  • Cadastro de recebimentos e previsões;
  • Registro de transferências.

Tudo isso, sem pagar nada!

 

Controle das contas a pagar

Outro ponto importante do planejamento financeiro de um pequeno negócio é a gestão dos débitos.

O controle das contas a pagar é um dos principais processos de gestão que controla, antecipa e estima as obrigações durante determinado período.

Uma boa gestão evita juros decorrentes de vencimentos, prevê a margem de lucratividade e avalia o saldo real em caixa.

Primeiramente, deve-se fazer um levantamento das obrigações financeiras, listando todas as contas a pagar e receber, mesmo que os valores sejam irrisórios.

Isso é o básico para não se perder em meio a tantas informações e possibilita que você visualize os pagamentos que seu negócio precisa realizar.

Em seguida, anote os principais detalhes de cada conta, como: 

  • Data de vencimento; 
  • Valor a ser pago; 
  • Forma de pagamento; 
  • Número de parcelas;
  • Parcela a ser paga.

Ter uma gestão das contas a pagar bem controlada melhora o relacionamento com os fornecedores e livra a empresa de encargos desnecessários decorrentes de atrasos.

 

Controle de estoque

Um processo que liga a logística ao planejamento financeiro é o controle de estoque.

Ao se efetivar um controle de estoque eficiente, o empreendedor ganha uma visão ampla dos movimentos de entrada e saída de produtos em seu negócio.

Essa operação é essencial para ter conhecimento da quantidade exata de produtos que a empresa necessita para atender a demanda que existe no mercado, sem gerar prejuízos com perdas ou sobras.

Além das informações relacionadas às demandas de produtos específicos, o controle proporciona uma visão clara relacionada ao lucro líquido ao final de cada mês contábil.

A Confere SHOP disponibiliza para todos uma planilha de controle de estoque totalmente gratuita. Não deixe de acessar!

 

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Gestão de notas fiscais

A nota fiscal é um documento que comprova que houve uma transação comercial e quais impostos foram gerados por ela.

Por ser uma tarefa burocrática, muitos empreendedores acabam deixando essa gestão de lado, especialmente micro e pequenas empresas que, no geral, têm o quadro de funcionários reduzido.

Vale lembrar que manter as notas fiscais organizadas e acessíveis é essencial para otimizar os seus processos contábeis e financeiros.

Além disso, a gestão correta desse documento ajuda caso a sua empresa passe por alguma fiscalização. 

De acordo com a Lei 5.172, Art. 173, do Código Tributário Nacional, as notas fiscais emitidas devem ser guardadas por um período mínimo de 5 anos.

Para deixar a sua gestão de nota fiscal ainda mais fácil e dinâmica, você pode usar um software próprio para a emissão desse documento.

 

Controle do capital de giro

O capital de giro está relacionado a quantia necessária de dinheiro que a empresa precisa para manter suas atividades.

Diferente do fluxo de caixa, o capital de giro é um valor que pode ser acessado em caso de necessidade e com rápida liquidez.

O ideal é que seu capital de giro seja suficiente para pagar, em caso de uma urgência, as contas a pagar para fornecedores, salário de funcionários, etc.

Para exemplificar, pense em uma compra parcelada em um e-commerce

Embora o valor dessas parcelas será pago integralmente, o ideal é que o lojista conte com uma reserva para eventuais atrasos ou mesmo um chargeback.

A venda parcelada representa um dos diversos casos em que a empresa necessita de capital de giro para manter suas operações. 

Para trabalhar com um capital de giro saudável, nesse sentido, é importante estabelecer a relação das contas a receber dos clientes com as compras que irá realizar junto a fornecedores.

 

Controle de vendas e tomada de decisões com base nas finanças 

Toda ação importante de uma empresa – de marketing, investimentos, contratações, etc. – precisa ser bem programada, caso contrário, o risco de desequilíbrio é significativo.

Imagine um cenário em que uma loja, por exemplo, amplia sua área de marketing e gera investimentos em mídias pagas ou promoções.

Sem um olhar clínico sobre os recebimentos futuros para cobrir os novos gastos, o caixa pode ser impactado negativamente, e até não conseguir se recuperar.

Isso vale também para investimentos em novas plataformas, produtos ou expansão: assim, a importância do controle de vendas perpassa toda a realidade de um negócio.

 

Gestão de resultados

Como mencionado, o planejamento financeiro deve ser contínuo, e a gestão de resultados é uma forma de analisar se a empresa está no caminho certo.

Em outras palavras, é uma ação para identificar o desempenho das estratégias adotadas pela companhia de acordo com os objetivos de crescimento traçados.

Acompanhar os retornos da loja de perto, garante maior transparência na gestão e tomadas de decisões baseadas em informações consistentes.

Além disso, a falta de acompanhamento pode fazer com que haja gastos exorbitantes, gerando um impacto negativo com consequências muito sérias.

No momento de elaboração do planejamento financeiro, ao definir um objetivo, é preciso definir quais indicadores serão mensurados.

Mensurar resultados é o ponto-chave de qualquer estratégia, afinal, só assim para saber se a empresa segue em um caminho promissor.

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Bônus: 3 ferramentas exclusivas para um planejamento financeiro eficaz

Agora que você já conhece as principais operações financeiras e dicas para otimizá-las, que tal conferir 3 ferramentas para impulsionar de vez seu planejamento?

 

Planilhas financeiras

Acompanhar um planejamento financeiro de perto não é uma tarefa fácil. 

Entretanto, há ferramentas e tecnologias que auxiliam este processo, automatizando e otimizando sua execução.

Para um negócio que está começando, as planilhas de acompanhamento podem ser uma opção interessante. 

Nós preparamos duas planilhas de controle exclusivas:

Planilha de Controle de Vendas;

Planilha de Conciliação de Cartões.

 

Fluxo de Caixa conectado às suas máquinas de cartão 

Nossa ferramenta de fluxo de caixa se conecta diretamente com todas as suas maquininhas de cartão, atualizando diariamente os dados de todas as vendas.

Você também pode cadastrar lançamentos e categorizar cada entrada e/ou saída de forma simples, de acordo com a empresa.

Além disso, é possível filtrar períodos específicos para fazer análise de seu caixa e visualizar o fluxo de recebimentos e despesas por semana ou mês.

Ou seja: por meio dela, o controle de vendas será muito mais minucioso e, o melhor, automatizado!

Veja outras vantagens dessa ferramenta inovadora:

  • Controle seu fluxo de caixa com categorias próprias do seu negócio;
  • Acompanhe vendas e despesas administrando contas a pagar e receber;
  • Tenha a sinalização de quando cada parcela de venda vai cair na sua conta;
  • Aproveite também um fluxo de caixa com cálculo automático dos principais indicadores financeiros;
  • Conte com a centralização dos dados de todas as suas vendas em qualquer meio de pagamento.

Acompanhar corretamente os principais indicadores do seu negócio faz parte do conjunto de práticas de um bom controle financeiro.

A Confere calcula automaticamente esses indicadores para você pela ferramenta de fluxo de caixa. 

Assim, você saberá os resultados com vendas, custos variáveis, despesas fixas, investimentos operacionais e entradas e saídas não-operacionais: ou seja, um controle de toda a sua área financeira de modo simples e efetivo!

As vendas também aparecem detalhadas com data, descrição, forma de pagamento, bandeira, tipo, quantidade de parcelas e valor total. 

Isso facilita a verificação uma por uma quando esses valores forem recebidos.

Você também pode cadastrar todas as suas contas a pagar e alterar o status para acompanhar se sua empresa está arcando com suas obrigações financeiras.

 

Controle automatizado e conferência das máquinas de cartões

A Confere Cartões disponibiliza ainda uma ferramenta completa que sincroniza diariamente todos os dados das suas maquininhas, tanto das vendas quanto dos recebimentos.

Em um único lugar, é possível visualizar as suas informações de vendas com cartões de todas as suas máquinas e de todos os CNPJs.

Se você trabalha com uma, duas, três ou mais maquininhas, tudo bem! Nós centralizamos todas as informações de vendas na mesma plataforma.

Os recebimentos líquidos e previsões são comparados com extrato bancário, verificando se de fato tudo foi pago corretamente pelas operadoras de cartão.

Fora isso, pode-se cadastrar as taxas acordadas com cada operadora, e automaticamente o sistema calcula se o valor aplicado está correto.

Por fim, relatórios de recebimentos, vendas, cancelamentos e chargebacks, antecipações, taxas, despesas e ajustes podem ser exportados.

Essas operações também podem ser filtradas por estabelecimento, caso tenha mais de um na plataforma. 

Selecione período, operadora, bandeira, dados bancários ou o tipo de transação que desejar.

Temos certeza que, com isso, o controle de suas vendas parceladas ou à vista via cartões será muito mais eficiente!

Conclusão: planejamento financeiro na prática

Para você que está começando agora um pequeno negócio, todas essas informações podem parecer um grande desafio, mas não se assuste.

Com a automação de processos através de ferramentas que apontamos aqui, você deixará as operações da sua empresa mais eficientes e simples.

O fato é que um bom planejamento financeiro é essencial para garantir a sobrevivência de um negócio – dos pequenos aos grandes –, e permitir também que ele alce voos maiores, de acordo com seus objetivos de crescimento.

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Este texto foi escrito por João Barros.