Planilha de Contas a Receber: Dicas e Passo a Passo de como fazer

Por Ricardo Cici

A administração e controle diário dos recebíveis é extremamente importante para o êxito financeiro organizacional.

As contas a receber são os ativos da empresa decorrentes de vendas a prazo ou outras transações sem pagamento imediato, como o pagamento com cartões de crédito.

Há diversas formas de acompanhamento das contas a receber.

O controle e acompanhamento dos ativos pode ser realizado por meio de softwares e planilhas.

A elaboração de uma planilha que organize as informações e permita que o gestor acompanhe de perto cada movimentação das contas a receber é extremamente importante, pois ajuda a mensurar as entradas, conciliar os recebíveis e projetar investimentos.

Além disso, auxilia na identificação e solução de problemas, conflito de informações e erros.

A planilha de contas a receber é uma ferramenta de finanças que permite que seu usuário visualize os valores pendentes, que em breve entrarão no caixa e, as entradas que estão atrasadas e que, portanto, devem ser cobradas, sendo de grande utilidade para o empreendedor.

O controle de contas a receber auxilia no acompanhamento das receitas que a empresa tem para receber de clientes que fizeram compras com pagamento parcelado ou vencimento futuro.

Sendo um mecanismo essencial para mensuração, administração e combate da inadimplência, o controle dos recebimentos pode gerar diversos benefícios para o negócio, dentre eles: o conhecimento de clientes que pagam em dia; análise dos valores a receber; comparativo com o contas a pagar; projeção futura das necessidades de caixa; programação de cobranças e controle do fluxo de caixa. 

O sistema e planilha de acompanhamento de contas a receber varia de negócio para negócio, porém, há algumas diretrizes que podem ser aplicadas em todos os tipos de empresa.

Pensando nisso, separamos algumas dicas de administração dos recebíveis e o passo a passo de como desenvolver uma planilha de contas a receber. 

contas a receber

Neste post, você vai ver:

Dica 1: Realizar o registre dos tipos de contas a receber 

Compras com cartão de crédito, a prazo, parceladas, são diversos os tipos de recebíveis tidos pelas empresas. A descriminação dessas contas é o passo inicial para o desenvolvimento de um sistema financeiro controlado.

Para isso, basta fazer o registro de todas as contas de recebimentos frequentes que existem no negócio, registrando-as em planilhas.

Além de organizar os processos, esse registro auxiliará no controle financeiro diário da empresa!  

Uma excelente ferramenta de auxílio para registro das cotas a receber é o plano de contas. Nele, é possível encontrar todas as receitas e despesas mensais da empresa, além dos lançamentos futuros. 

Dica 2: Realizar o registro das contas a receber em pagamento futuro 

Desenvolver um plano de contas é essencial para o negócio.

Os lançamentos contábeis precisam ser atualizados diariamente para que haja sincronia na informação, evitando possíveis falhas.

O plano possibilita o registro das contas a receber de vendas que não foram pagas ou agendadas para pagamento futuro. Ou seja, ele permite o registro de qualquer venda a prazo realizada.  

Para ter um controle financeiro eficaz, o setor precisa registrar e acompanhar diversas informações de receita e despesa, entrada e saída. São elas: data de previsão de recebimento; data de recebimento; plano de contasrelacionado ao recebimento; valor original; valor final (com juros, multa, etc) e status do pagamento. 

Com uma boa ferramenta de gestão de contas a receber é possível visualizar dados financeiros automaticamente, além do status de pagamento, que permite que o empreendedor controle as inadimplências e realize as devidas cobranças quando necessário! 

Dica 3: Realize o acompanhamento de recebimentos mensalmente 

Após registar todos os lançamentos de contas a receber, é preciso faze o controle diário.

Esse processo normalmente é realizado em conjunto com o extrato bancário e os comprovantes de pagamento enviados por clientes.

Por meio de uma conciliação de recebíveis é possível mensurar todos os valores e projetar o montante total que a empresa tem a receber. 

Além de aplicar as dicas acima, você precisa desenvolver uma planilha de acompanhamento das contas a receber da sua empresa. Por isso, desenvolvemos um passo a passo bem simples para que você possa iniciar o controle financeiro do seu negócio. #ConfereAi: 

 Maquininhas Demo

 

1º Passo: Criar o Cabeçalho 

O cabeçalho é muito importante para a estruturação da planilha.

É nesse momento que precisamos definir quais informações serão inseridas na planilha.

As informações básicas que precisam conter na planilha de contas a receber, são: empresa, mês, Ordem (número da ordem), Controle de contas a receber (data, cliente, documento e vencimento) e recebimento (data, valor, desconto, juros e observação).

As informações devem ser dispostas como mostra a imagem abaixo: 

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 Criando o cabeçalho

 

2º Passo: Formatar a planilha com cores 

O Excel oferece uma variedade de cores, você pode escolher as que achar melhor.

É necessário colorir o cabeçalho, pois facilita a inserção de dados, agindo como uma espécie de alerta automático para quem estiver trabalhando com ela, evitando assim, os erros de digitação.

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 Colorindo a planilha

 

3º Passo: Formatar Colunas  

Esse passo é muito simples!

Você precisa formatar cada uma das colunas com o formato necessário. Desse modo, não será preciso repetir o processo na hora de inserir os dados. Basta formatar a coluna "Data" e "Vencimento" no formato que desejar  (completa ou abreviada); a coluna "Cliente"; como nome; a coluna "Valor", "Desconto" e "Juros", como moeda. 

O processo é bem fácil e simples: clique no nome da coluna com o botão direito e escolha formatar. Siga o exemplo da imagem abaixo: 

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Formatando colunas

4º Passo: Criar e inserir fórmula SOMASE 

É preciso estabelecer o total de recebimento.

Para isso, na linha "Valor" (recebimento) você vai escolher a função SOMASE para a linha da planilha, somando a linha "Juros" e subtraindo linha "Desconto". Para entender melhor o procedimento, veja na imagem abaixo como fica a fórmula, e as células contidas na fórmula SOMASE. 

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 Inserindo a fórmula SOMASE

Se você seguiu todos os passos a sua planilha está quase pronta!

Agora é preciso fazer uma linha de totais usando a fórmula SOMASE. Para isso, basta inserir a fórmula no fim de cada coluna somando todas as linhas anteriores.

Após a inserção da fórmula a planilha estará completa. :)

 Planilha Fluxo de Caixa

Lembramos que a utilização de planilhas, apesar de solucionar parte dos problemas em relação ao controle financeiro de qualquer negócio, ainda é um processo manual e, por isso, obsoleto e que toma tempo de quem vai utilizá-la.

Sugerimos sempre a automação para aqueles que desejam poupar tempo com essas tarefas burocráticas que, apesar de massantes, PRECISAM ser feitas. 

Caso você queira entender mais sobre processos de automação de controle de vendas, recebíveis, conciliação bancária e outras modalidades de gestão empresarial, entre em contato conosco ou solicite uma demo da Confere! <3