Planilha de Contas a Receber: Dicas e Passo a Passo de como fazer

Por Ricardo Cici

A administração e controle diário dos recebíveis é extremamente importante para o êxito financeiro organizacional. Por isso, as planilhas de contas a receber são ferramentas essenciais na rotina da gestão das empresas.

As contas a receber são os ativos da empresa decorrentes de vendas a prazo ou outras transações sem pagamento imediato, como o pagamento com cartões de crédito.

 

Há diversas formas de acompanhamento das contas a receber, e o controle e o acompanhamento dos ativos podem ser realizados por meio de softwares e planilhas.

 

A elaboração de uma planilha que organize as informações e permita que o gestor acompanhe de perto cada movimentação das contas a receber é extremamente importante, pois ajuda a mensurar as entradas, conciliar os recebíveis e projetar investimentos.

 

Além disso, ela auxilia na identificação e solução de problemas, conflito de informações e erros.

 

Dessa forma, seu usuário visualiza os valores pendentes, que em breve entrarão no caixa e as entradas que estão atrasadas e que, portanto, devem ser cobradas, sendo de grande utilidade para o empreendedor.

 

O controle de contas a receber auxilia no acompanhamento das receitas que a empresa tem para receber de clientes que fizeram compras com pagamento parcelado ou vencimento futuro.

 

Sendo um mecanismo essencial para mensuração, administração e combate da inadimplência, o controle dos recebimentos pode gerar diversos benefícios para o negócio, dentre eles: 

 

  • o conhecimento de clientes que pagam em dia; 
  • análise dos valores a receber; 
  • comparativo com o contas a pagar
  • projeção futura das necessidades de caixa; 
  • programação de cobranças e controle do fluxo de caixa. 

 

O sistema e planilha de acompanhamento de contas a receber varia de negócio para negócio, porém, há algumas diretrizes que podem ser aplicadas em todos os tipos de empresa.

 

Pensando nisso, separamos algumas dicas de administração dos recebíveis e o passo a passo de como desenvolver uma planilha de contas a receber. 

 

Como fazer o controle de contas a pagar e a receber

 

Uma boa gestão precisa compreender a empresa como um todo, com uma visão 360º do negócio.

 

Receita, ticket médio, quantidade de transações, número de vendas, preço dos produtos, dentre outras operações precisam ter dados atualizados e precisos para que seja feito um planejamento financeiro minucioso.

 

Essa é uma etapa importante, principalmente para pequenos empreendimentos que muitas vezes possuem pouvod recursos e pouca maturidade no mercado de atuação.

 

Uma pesquisa do Sebrae, por exemplo, mostra que mais da metade das pequenas empresas fecham antes de seu aniversário de dois anos.

 

O fechamento precoce é motivado por diversos fatores, entre eles a falta de planejamento financeiro e visão estratégica do negócio.

 

Tal planejamento só pode ser feito com acompanhamento contínuo que gere previsibilidade para a gestão, seja de uma loja física, seja de uma loja online.

 

Assim, pode-se verificar com precisão se a loja receberá o suficiente para cobrir seus custos, por exemplo.

 

Somente com a antecipação destas informações é possível fazer um gerenciamento de crise, buscar um fornecedor mais barato ou negociar prazos.

 

No entanto, como veremos mais à frente, à medida em que sua empresa for crescendo, o ideal é investir na automatização dos processos de controle das operações financeiras.

 

Isso porque toda ação importante de uma empresa – de marketing, investimentos, contratações, etc. – precisa ser bem programada, caso contrário, o risco de desequilíbrio é significativo.

 

Sem um olhar clínico sobre os recebimentos futuros para cobrir os novos gastos, o caixa pode ser impactado negativamente, e até não conseguir se recuperar.

 

Entender o perfil de consumidor, neste sentido, é uma mina de ouro. A partir destas informações, a loja consegue personalizar ofertas, aumentar as vendas e verificar as melhores formas de recebimentos.

 

Além disso, em caso de atraso de recebimento de compras parceladas, você pode notificá-los e até lembrá-los do vencimento, o que melhorará o controle de vendas do seu negócio.

 

 

 

Realize o registro dos tipos de contas a receber 

 

Compras com cartão de crédito, a prazo, parceladas, são diversos os tipos de recebíveis tidos pelas empresas. A descriminação dessas contas é o passo inicial para o desenvolvimento de um sistema financeiro controlado.

 

Para isso, basta fazer o registro de todas as contas de recebimentos frequentes que existem no negócio, registrá-las em planilhas.

 

Além de organizar os processos, esse registro auxiliará no controle financeiro diário da empresa!  

 

Uma excelente ferramenta de auxílio para registro das cotas a receber é o plano de contas. Nele, é possível encontrar todas as receitas e despesas mensais da empresa, além dos lançamentos futuros. 

 

 

Registre as contas a receber em pagamentos futuros 

 

Desenvolver um plano de contas é essencial para o negócio.

 

Os lançamentos contábeis precisam ser atualizados diariamente para que haja sincronia na informação, evitando possíveis falhas.

 

O plano possibilita o registro das contas a receber de vendas que não foram pagas ou agendadas para pagamento futuro. Ou seja, ele permite o registro de qualquer venda a prazo realizada.  

 

Para ter um controle financeiro eficaz, o setor precisa registrar e acompanhar diversas informações de receita e despesa, entrada e saída. São elas: 

 

  • data de previsão de recebimento; 
  • data de recebimento; 
  • plano de contas; 
  • relacionado ao recebimento; 
  • valor original; 
  • valor final (com juros, multa, etc);
  • status do pagamento. 

 

Com uma boa ferramenta de gestão de contas a receber é possível visualizar dados financeiros automaticamente, além do status de pagamento, que permite que o empreendedor controle as inadimplências e realize as devidas cobranças quando necessário!

 

Como garantir o recebimento de vendas parceladas?

 

No contexto atual do mercado, os pagamentos com cartões são fundamentais para o crescimento das vendas.

 

Entretanto, ao contrário de um pagamento via boleto ou PIX, as compras parceladas estão sujeitas ao chargeback.

 

Basicamente, este é um processo de estorno, quando o titular de um cartão contesta uma compra junto ao seu banco.

 

Pensando no e-commerce, o chargeback se tornou um desafio para as lojas virtuais devido ao crescente número de fraudes, mas também pode ser causado por falhas na gestão da loja online.

 

E isso porquê, a solicitação de contestação de fatura pode ser causada por diversos fatores, como:

 

  • Falhas na entrega;
  • Informações incompatíveis entre o que está no site e o recebimento do cliente;
  • Falta de qualidade dos produtos;
  • Avarias;
  • Mal atendimento.

 

Dentro do ambiente de negócios brasileiro, uma venda pode ser cancelada em até 180 dias pelo cliente, gerando um gargalo, sobretudo, para o e-commerce.

 

O extenso prazo para o cancelamento de uma transação deixa as compras parceladas imprevisíveis - o período só passa a contar após a quitação da última parcela.

 

Este é um bom exemplo para mostrar a importância do acompanhamento contínuo e o controle detalhado do fluxo de caixa e de vendas parceladas.

 

 

Acompanhe os recebimentos mensalmente 

 

Após registar todos os lançamentos de contas a receber, é preciso fazer o controle diário.

 

Esse processo normalmente é realizado em conjunto com o extrato bancário e os comprovantes de pagamento enviados por clientes.

 

Por meio de uma conciliação de recebíveis é possível mensurar todos os valores e projetar o montante total que a empresa tem a receber. 

 

Além de aplicar as dicas acima, você precisa desenvolver uma planilha de acompanhamento das contas a receber da sua empresa. 

 

Por isso, desenvolvemos um passo a passo bem simples para que você possa iniciar o controle financeiro do seu negócio. 

 

 

Planilha contas a Receber: passo a passo de como fazer

 

Até o momento, percebemos a importância da apuração de dados da empresa e dos clientes, e os posicionamentos que uma gestão precisa ter para garantir o recebimento de suas vendas.

 

Dito isso, vamos para os principais passos que você precisa tomar para criar uma planilha eficiente de contas a receber.

 

1º Passo: criar o Cabeçalho 

O cabeçalho é muito importante para a estruturação da planilha, pois este é o momento que precisamos definir quais informações serão inseridas.

 

As informações básicas que precisam constar na planilha de contas a receber, são: 

  • empresa;
  • mês;
  • Ordem (número da ordem);
  • controle de contas a receber (data, cliente, documento e vencimento);
  • recebimento (data, valor, desconto, juros e observação).

 

 

2º Passo: formatar a planilha com cores 

 

O Excel oferece uma variedade de cores, você pode escolher as que achar melhor.

 

É necessário colorir o cabeçalho, pois facilita a inserção de dados, agindo como uma espécie de alerta automático para quem estiver trabalhando com ela, evitando assim, os erros de digitação.

 

 

3º Passo: formatar Colunas  

 

Esse passo é muito simples!

 

Você precisa formatar cada uma das colunas com o formato necessário. Desse modo, não será preciso repetir o processo na hora de inserir os dados. 

 

Basta formatar a coluna "Data" e "Vencimento" no formato que desejar  (completa ou abreviada); a coluna "Cliente"; como nome; a coluna "Valor", "Desconto" e "Juros", como moeda. 

 

O processo é bem fácil e simples: clique no nome da coluna com o botão direito e escolha formatar. Siga o exemplo da imagem abaixo: 

 

 

4º Passo: criar e inserir fórmula SOMASE 

 

É preciso estabelecer o total de recebimento.

 

Para isso, na linha "Valor" (recebimento) você vai escolher a função SOMASE para a linha da planilha, somando a linha "Juros" e subtraindo a linha "Desconto".

 

Para entender melhor o procedimento, veja na imagem abaixo como fica a fórmula, e as células contidas na fórmula SOMASE. 

 

Se você seguiu todos os passos a sua planilha está quase pronta!

 

Agora é preciso fazer uma linha de totais usando a fórmula SOMASE. Para isso, basta inserir a fórmula no fim de cada coluna somando todas as linhas anteriores.

 

Após a inserção da fórmula a planilha estará completa.

 

 

Bônus: 4 ferramentas exclusivas para um planejamento financeiro eficaz

 

Se você é um empreendedor, seja autônomo ou MEI, você precisa se atentar ao planejamento financeiro.

 

Pensando nisso, antes de finalizarmos o texto, apresentamos três ferramentas para fortalecer seu planejamento financeiro. Vamos lá?

 

 

  • Planilhas financeiras

Acompanhar um planejamento financeiro de perto não é uma tarefa fácil. 

 

Entretanto, há ferramentas e tecnologias que auxiliam este processo, automatizando e otimizando sua execução.

 

Para um negócio que está começando, as planilhas podem ser uma opção interessante. 

 

Nós preparamos duas planilhas de controle exclusivas:

 

 

 

  • Planilha para conectar o fluxo de Caixa às máquinas de cartão 

Se você tem um negócio, por sua vez, não pode abrir mão da tecnologia.

 

Nossa ferramenta de fluxo de caixa se conecta diretamente com todas as suas maquininhas de cartão, atualizando diariamente os dados de todas as vendas.

 

Você também pode cadastrar lançamentos e categorizar cada entrada e/ou saída de forma simples, de acordo com a empresa.

 

Além disso, é possível filtrar períodos específicos para fazer análise de seu caixa e visualizar o fluxo de recebimentos e despesas por semana ou mês.

Ou seja: por meio da ferramenta da Confere, o controle de vendas será muito mais minucioso e, o melhor, automatizado!

 

Veja outras vantagens dessa ferramenta inovadora:

 

  • Controle seu fluxo de caixa com categorias próprias do seu negócio;
  • Acompanhe vendas e despesas administrando contas a pagar e receber;
  • Tenha a sinalização de quando cada parcela de venda vai cair na sua conta;
  • Aproveite também um fluxo de caixa com cálculo automático dos principais indicadores financeiros;
  • Conte com a centralização dos dados de todas as suas vendas em qualquer meio de pagamento.

 

Acompanhar corretamente os principais indicadores do seu negócio faz parte do conjunto de práticas de um bom controle financeiro.

 

A Confere calcula automaticamente esses indicadores para você pela ferramenta de fluxo de caixa. 

 

Assim, você saberá os resultados com vendas, custos variáveis, despesas fixas, investimentos operacionais e entradas e saídas não-operacionais: ou seja, um controle de toda a sua área financeira de modo simples e efetivo!

 

As vendas também aparecem detalhadas com data, descrição, forma de pagamento, bandeira, tipo, quantidade de parcelas e valor total. 

 

Isso facilita a verificação uma por uma quando esses valores forem recebidos.

 

Você também pode cadastrar todas as suas contas a pagar e alterar o status para acompanhar se sua empresa está arcando com suas obrigações financeiras.

 

 

  • Controle automatizado e conferência das máquinas de cartões

Quando se trata de conciliação de cartões, por exemplo, muitos lojistas desconhecem ou não controlam o valor das taxas das transações por bandeira e operadora e acabam descuidando desse passo.

No entanto, tal acompanhamento é um dos passos mais importantes, pois as taxas cobradas influenciam no preço final do produto e no fechamento do caixa.

 

E, muitas vezes, elas são cobradas sem que o empreendedor tenha conhecimento disso.

 

Por exemplo, a adquirente é contratada por uma taxa de 3% na transação, mas, foram descontados 3,5%. 

 

Sem uma conciliação de cartões rotineira, esse valor pode passar despercebido. Por isso, é importante comparar o valor recebido com o valor previsto para conferir a taxa.

 

A automação de processos é um passo importante para você deixar as operações da sua empresa mais eficientes, e controlar as contas a receber.

 

A Confere Cartões disponibiliza ainda uma ferramenta completa que sincroniza diariamente todos os dados das suas maquininhas, tanto das vendas quanto dos recebimentos.

 

Em um único lugar, é possível visualizar as suas informações de vendas com cartões de todas as suas máquinas e de todos os CNPJs.

 

Se você trabalha com uma, duas, três ou mais maquininhas, tudo bem! Nós centralizamos todas as informações de vendas na mesma plataforma.

 

Os recebimentos líquidos e previsões são comparados com extrato bancário, verificando se de fato tudo foi pago corretamente pelas operadoras de cartão.

 

Fora isso, pode-se cadastrar as taxas acordadas com cada operadora, e automaticamente o sistema calcula se o valor aplicado está correto.

 

Por fim, relatórios de recebimentos, vendas, cancelamentos e chargebacks, antecipações, taxas, despesas e ajustes podem ser exportados.

 

Essas operações também podem ser filtradas por estabelecimento, caso tenha mais de um na plataforma. 

 

Selecione período, operadora, bandeira, dados bancários ou o tipo de transação que desejar.

 

Temos certeza que, com isso, o controle de suas vendas parceladas ou à vista via cartões e realidade financeira da empresa será muito mais eficiente!

 

 

  • Planilha de Controle de Vendas

Na planilha de controle de vendas, você vai conseguir controlar todas as vendas – incluindo dados de vendas em cartão à vista e parceladas – e fazer um controle mensal.

 

Nela, é possível cadastrar vendas realizadas no seu negócio com número de pedido, quantidade, produto, preço unitário, data de venda e data de entrega.

 

Veja o que mais você vai encontrar:

  • Instruções: passo a passo de como alimentar e tirar grande proveito da sua planilha de controle de vendas.
  • Tabela de cadastro de vendas: cadastre cada venda realizada com todos os dados necessários para realizar o melhor controle possível.
  • Tabela de financeiro: cadastrar todas as vendas feitas em cartão e incluir dados de cada parcela.
  • Abas com todos os meses do ano: mantenha um controle de vendas centralizado do ano inteiro.

Conclusão

 

Lembramos que a utilização de planilhas, apesar de solucionar parte dos problemas em relação ao controle financeiro de qualquer negócio, ainda é um processo manual e, por isso, obsoleto e que toma tempo de quem vai utilizá-la.

 

Sugerimos sempre a automação para aqueles que desejam poupar tempo com essas tarefas burocráticas que, apesar de massantes, precisam ser feitas.

 

Sabemos também que o pagamento (e até mesmo recebimentos) a prazo são processos que podem causar muita confusão entre os gestores ao redor do mundo.

 

Por essa razão, garantir sempre um bom fluxo de entradas e saídas à vista é uma excelente estratégia para evitar a inadimplência.

 

Uma dica interessante é oferecer vantagens aos seus clientes que optam por pagar de forma antecipada pelo produto.

 

Dessa maneira, além de minimizar a inadimplência e confusão com seu fluxo de caixa, o pagamento antecipado também oferece uma série de benefícios e vantagens para os seus clientes, que poderão obter descontos e promoções mais acessíveis.

 

Caso você queira entender mais sobre processos de automação de controle de vendas, recebíveis, conciliação bancária e outras modalidades de gestão empresarial, entre em contato conosco ou solicite uma demo da Confere! <3

 

Este artigo foi escrito por João Barros.