Planilha de Fluxo de Caixa - Passo a Passo de como fazer

Por Ricardo Cici

O déficit financeiro é um dos principais motivos pelo qual os empresários perdem o controle dos negócios, o que faz com que as empresas ainda sofram com a falta de acompanhamento do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o ponto de partida da análise financeira e o responsável por projetar períodos futuros, além de registrar e acompanhar todas as entradas e saídas dos recursos.

Isto é, ele é o movimento de entrada (recursos é proveniente das atividades de venda de produtos/serviços ou da venda de algum ativo da empresa) e saída de recursos financeiros da organização.

Para um melhor controle financeiro, é importante que o fluxo de caixa seja realizado de forma temporal, podendo ser diário, semanal, mensal ou anual, trazendo componentes de projeção ou estimativa.

Para tanto, é necessário considerar os saldos de ciclos anteriores, e assim compor as disponibilidades, ou indisponibilidades, nos ciclos posteriores.

Pensando nisso, buscamos apresentar dicas de como organizar as informações para o desenvolvimento de um fluxo de caixa fácil, prático e eficaz para o seu negócio.

Aulão: como montar uma planilha de fluxo de caixa no excel com cálculo de indicadores financeiros

Ei, você! Antes de continuar lendo esse post, tenho um convite super especial pra te fazer:

Gravamos uma super aula pra te ensinar a montar uma planilha de controle de fluxo de caixa no excel, com cálculo automático dos principais indicadores financeiros que você deve acompanhar na sua empresa!

Nessa aula, além de montar a planilha gratuita, você vai entender cada indicador financeiro que deve acompanhar e qual a importância deles. 

Você vai poder descobrir o real custo da sua produção, como calcular o quanto você deve vender para arcar com eles, além de saber exatamente a lucratividade do seu negócio!

Vamos lá? É só dar o play:

 

Como fazer uma boa gestão financeira?

Para fazer uma boa gestão financeira, é necessário compreender a empresa como um todo: receita, ticket médio, quantidade de transações, número de vendas, preço dos produtos.

Estas operações precisam de dados atualizados para que  o planejamento financeiro seja minucioso e de fato forneça bases para a tomada de decisão.

Essa é uma etapa importante, principalmente para pequenos empreendimentos que muitas vezes possuem poucos recursos e pouca maturidade no mercado de atuação.

Uma pesquisa do Sebrae mostra que mais da metade das pequenas empresas fecham antes de seu aniversário de dois anos.

O fechamento precoce é motivado por diversos fatores, entre eles a falta de planejamento financeiro e visão estratégica do negócio.

Tal planejamento, por sua vez, só pode ser feito com acompanhamento contínuo que garante previsibilidade para a gestão, seja para uma loja física ou online.

Assim, pode-se verificar com precisão se a loja receberá o suficiente para cobrir seus custos, por exemplo.

A antecipação destas informações são necessárias para fazer um gerenciamento de crises internas, buscar um fornecedor mais barato, capital ou negociar prazos.

Além disso, como veremos mais à frente, à medida em que sua empresa for crescendo, o ideal é investir na automatização dos processos de controle das operações financeiras.

Isso porque toda ação importante de uma empresa – de marketing, investimentos, contratações, etc. – precisa ser bem programada, caso contrário, o risco de desequilíbrio é significativo.

Sem um olhar clínico sobre os recebimentos futuros para cobrir os novos gastos, o caixa pode ser impactado negativamente e até não conseguir se recuperar.

Entender o perfil de consumidor, neste sentido, é uma mina de ouro. A partir destas informações, a loja consegue personalizar ofertas, aumentar as vendas e verificar as melhores formas de recebimentos.

Ademais, em caso de atraso de recebimento de compras parceladas, você pode notificá-los e até lembrá-los do vencimento, o que melhorará o controle de vendas do seu negócio.

Dentro da gestão financeira, o fluxo de caixa, por sua vez, é uma das mais importantes ferramentas, pois visa demonstrar e projetar, em períodos futuros, o resultado financeiro em regime de caixa e não contábil.

Essa demonstração permite que o empresário realize o lançamento das contas a pagar e dos direitos a receber, além de estimativas de receitas e despesas, apurando assim, o saldo disponível, ou indisponível.

Dessa forma, é possível tomar decisões antecipadamente.

Sem contar que o fluxo de caixa é um poderoso instrumento gerencial, sendo usado na antecipação de problemas de liquidez e endividamento, rentabilidade, lucratividade e eficácia empresarial.

Uma das formas mais eficientes de o empresário conhecer profundamente o seu negócio é por meio da projeção do fluxo de caixa.

Desse modo, quanto maior for a proximidade entre a projeção e o realizado, maior será o conhecimento.

O fluxo de caixa deve ser utilizado como controle e, principalmente, instrumento na tomada de decisões.

Vale lembrar que é preciso ficar atento as etapas desta operação, pois os erros mais comuns são:

  • Não fazer acompanhamentos diários;
  • Falhar no controle das vendas;
  • Trocar vendas por recebimentos;
  • Não usar categorias de receitas e despesas;
  • Não fazer uso da tecnologia;
  • Não ter senso de realidade;
  • Não organizar as finanças de modo estratégico;
  • Manter dados inconsistentes no controle.

Para te auxiliar nesta operação e evitar estes erros, separamos mais algumas dicas e pontos que precisam de atenção em uma boa gestão de fluxo de caixa. Siga a leitura!

Desenvolva controle das entradas e das saídas

Apesar do fluxo de caixa apresentar o resultado financeiro em regime de caixa e não contábil, é preciso organizar as contas para poder desenvolver um acompanhamento organizado e categórico.

O objetivo do plano de contas é separar as entradas e saídas de dinheiro em categorias. Sendo assim, este passo é primordial para realizar as análises.

Você precisa dividir as contas, como por exemplo: despesas com produtos, despesas com serviços, despesas não operacionais, despesas com RH, despesas operacionais, despesas de marketing, impostos e investimentos. 

Utilizando as contas que melhor se adequem a sua empresa. Para tanto, categorize-as em:

  • Saídas monetárias: custos, despesas e investimentos;
  • Entradas monetárias: receitas com produtos, receitas com serviços e receitas não operacionais.

Faça os lançamentos financeiros

Após montar o plano de contas, você precisa realizar os lançamentos das transações diárias de entrada e saída da sua empresa.  

Os lançamentos financeiros são o registro das transações efetuadas, no período, de forma sucinta e objetiva.

Você precisa realizar o somatório total dos lançamentos financeiros a partir do registro das entradas ou saídas, desse modo, é possível ter um panorama geral do seu fluxo de caixa.

 

Realize a análise dos lançamentos

Ao concluir os lançamentos financeiros é preciso analisá-los, para entender e encontrar o saldo final diário.

Para isso, é necessário calcular o valor das entradas, subtraindo o valor das saídas, somando-o ao saldo inicial.

A análise desses dados permite maior preparação financeira mensal e, consequentemente, anual.

Realizando um fluxo de caixa com lançamentos mensais, é possível medir o total das receitas diária e mensal, além do valor total de despesas do dia e do período.

Mas para ter um acompanhamento completamente eficaz, é importante registrar as Contas a Pagar e Contas a Receber (lançamentos que ainda não foram pagos ou recebidos), isso permite que você mensure a necessidade de capital de giro da empresa.

Analise os resultados consolidados

As três primeiras dicas demonstram as informações que precisam ser inseridas no fluxo de caixa.

Agora é preciso analisar os resultados, ou seja, o fluxo de caixa consolidado e diferentes relatórios que podem ser tirados dele.

É importante que você disponibilize um espaço em sua planilha de acompanhamento para inserir os resultados consolidados.

Com ele é possível ter um panorama geral, mês a mês, do fluxo de caixa da empresa.

O controle consolidado fornece o Saldo Inicial, Receitas, Despesas, Lucro/Prejuízo, Acumulado e Lucratividade do mês.

 

Faça uma análise gráfica

Além de todos os acompanhamentos e controles, a análise gráfica é um passo muito importante para a gestão de caixa, pois a análise mais visual permite que você tenha uma visão mais clara dos resultados.  

Existem alguns gráficos recomendados para extrair o fluxo de caixa de maneira clara e efetiva. São eles:

  • Gráfico de análise financeira geral mensal: responsável por medir as entradas, saídas e saldo ao longo do ano;
  • Gráfico de receitas: é importante para que você possa medir as entradas mais relevantes e as mais insignificantes;
  • Gráfico de despesas:  assim como o gráfico de receitas, ele precisa ser dividido por tipos, assim é possível visualizar as flutuações mensais, possibilitando a realização de cortes nas contas corretas;
  • Gráfico de contas a pagar/contas a receber: esse gráfico é essencial para o planejamento do fluxo de caixa.
  • Gráfico de necessidade de caixa: a partir desse gráfico é possível visualizar o saldo inicial do período, somado as entradas e subtraído das saídas;
  • Gráfico de saldo acumulado: é preciso bastante atenção para realizar esse gráfico, pois ele deve corresponder a soma das disponibilidades de caixa (caixinha, bancos, aplicações, etc).

8 fluxos de caixa mais usados nos negócios

Cada negócio é único, pois suas demandas com matéria prima, fornecedores, controle de estoque e vendas mesmo em empreendimentos do mesmo segmento são diferentes.

Por isso, cada negócio adota um método de fluxo de caixa, escolhendo aquele que melhor atende às suas necessidades.

Os tipos de fluxos de caixa mais usados são:

 

Fluxo de Caixa Operacional 

Ele analisa todas as operações do negócio, sendo utilizado para compra de reposição de materiais, pagamento de funcionários, e todos os demais custos necessários para a operação do negócio. 

Isto é, o fluxo de caixa operacional é o responsável por manter a empresa funcionando.

 

Fluxo de Caixa Financeiro 

Além de possibilitar que o empreendedor realize uma previsão de caixa, minimizando o inesperado, o fluxo de caixa financeiro, possibilita a mensuração das entradas e saídas futuras de recursos monetários durante um determinado período.

Isso permite que os empreendedores reservem um ativo extra para cobrir as variações entre as necessidades monetárias reais e previstas.

 

Fluxo de Caixa para Investimentos 

O fluxo de caixa para investimento realiza, basicamente, a mensuração pelas reservas que a empresa obtém após o financiamento de todas as operações, sendo elas pendências financeiras, empréstimos, notas promissórias ou qualquer outro passivo.

Realizar esse tipo de controle de fluxo de caixa possibilita o direcionamento dos ativos em investimentos diversos, como os títulos do governo ou ações na bolsa de valores. 

Porém, é importante que esses valores sejam aplicados em ações que possam retornar a empresa em maior volume. 

 

Fluxo de Caixa Direto

Utilizado para registrar os recebimentos e pagamentos das atividades operacionais sem realizar descontos, o fluxo de caixa direto considera a forma bruta das operações.

Tendo como principal objetivo, permitir que as informações de caixa fiquem disponíveis diariamente, os recebimentos e pagamentos precisam ser organizados de acordo com a natureza contábil, de modo que sejam divididos em classes.

 

Fluxo de Caixa Indireto

Método que se baseia na análise dos lucros e prejuízos do exercício apontados na DRE (Demonstrativos de Resultados do Exercício), e ajustados por itens econômicos como depreciação, amortização e variações nas contas patrimoniais, o fluxo de caixa indireto é muito eficaz.

Para desenvolvê-lo, não é preciso ter total controle do fluxo de caixa, basta utilizar os balanços patrimoniais referentes ao início e ao final do período, além da DRE e outras informações contábeis. Porém, é possível que haja algumas distorções nos resultados.

 

Fluxo de Caixa Projetado

O fluxo de caixa projetado possibilita que o gestor realize a análise de contas do presente (pagamentos e recebimentos), fazendo uma média e projetando-as para construir uma visão futura do negócio.

Com isso, é possível auxiliar o gestor para organizar o negócio, efetuando ajustes para corrigir as falhas de administração de recursos, mitigando, assim, perdas em busca de um resultado financeiro favorável ao planejar o investimentos para a expansão.

Ou seja, realiza uma estimativa que permite ao empreendedor planejar suas iniciativas futuras, referentes ao negócio, com base nos resultados obtidos.

 

Fluxo de Caixa Livre

Por meio do fluxo de caixa livre é possível analisar o resultado esperado e, em caso de balanço positivo, estudar possíveis aplicações para o capital ocioso.

Além disso, ele possibilita a mensuração da capacidade do negócio em gerar capital em curto, médio e longo prazo, indicando o saldo da comparação com o fluxo de caixa operacional.

Em caso de balanço negativo, é possível traçar as estratégias para reverter o quadro e alcançar a saúde financeira do negócio.

Para isso, determine as medidas mais apropriadas para o futuro da empresa (abertura de novas unidades, solicitação de empréstimos, ampliação do estoque ou até mesmo a falência do negócio).

 

Fluxo de Caixa Descontado

O fluxo de caixa descontado é conhecido pela sigla FDC.

Ele é, basicamente, um cálculo que determina o valor de uma empresa, sendo utilizado na captação de investidores, no processo de compra e venda de uma companhia ou em caso de fusões, para avaliar o retorno do capital investido.

Passo a Passo: como criar uma planilha de fluxo de caixa

Mediante tantas informações, o primeiro passo é pensar numa forma de organizá-las para uma melhor compreensão e manutenção.

Desta forma, desenvolvemos uma planilha com passo a passo de como realizar um fluxo de caixa simples para auxiliá-lo no controle de sua empresa. 

Veja a seguir!

 

1º Passo: crie abas

Para iniciar o desenvolvimento da planilha é preciso criar três abas. Em cada uma das abas serão inseridas informações de valores referentes às movimentações financeiras da empresa. São elas: 

  • Fluxo (resumo das movimentações);
  • Entrada;
  • Saída.

 Fluxo de Caixa

 

2º Passo: faça cabeçalho e formatar coluna da aba “Fluxo de Caixa”

Na aba “Fluxo” é preciso inserir linhas para dispor as informações referentes ao “Saldo atual” (valor total do saldo em caixa antes dos lançamentos financeiros diários), “Saldo do dia” (valor total das entradas menos as saídas) e “Subtotal” (valor do saldo atual menos o saldo do dia).

 

Fluxo de Caixa

 

 

3º Passo: crie cabeçalho e formatar coluna da aba “Entrada”

Esse passo é muito simples. Você precisa formatar cada uma das colunas, das abas “Entrada e Saída”, com o formato necessário, desse modo, não será preciso repetir o processo na hora de inserir os dados. 

Basta formatar a coluna “A” (Total de Entrada e Descrição) como texto, e a coluna “B” (Valor) com moeda.

Fluxo de Caixa

 

4º Passo: insira as fórmulas da aba “Fluxo de Caixa”

Para iniciar a inserção das fórmulas, abra a aba “Fluxo de caixa”.

Na linha “Saldo do dia” é preciso digitar uma fórmula prática e rápida: basta pegar o valor da Entrada (B1) e subtrair do valor da Saída (B1).

Utilizando sempre as regras matemáticas, pois o Excel respeita essas regras.

Fluxo de Caixa

 

5º Passo: insira as fórmulas da aba “Fluxo de Caixa”

Na aba “Fluxo de caixa”, linha “Subtotal” é preciso digitar uma fórmula simples: para isso utilize o valor do “Saldo Atual” (D4) e Somar ao valor do “Saldo do Dia” (D6).

Fluxo de Caixa

 

6º Passo: insira as fórmulas das abas “Entrada e Saída”

Para finalizar a inserção das fórmulas, abra a aba “Entrada”, (posteriormente repita a operação na aba “Saída”).

Na linha “Total de Entradas” (coluna B1) é preciso digitar uma fórmula SOMA: A função SOMA é uma das funções de matemática e trigonometria.

Para utilizá-la é possível adicionar valores individuais, referências de célula ou intervalos, ou uma mistura dos três.

Para esta planilha utilizaremos o intervalo dos valores de entrada. Para isso, basta inserir =SOMA e selecionar o intervalo entre o primeiro lançamento de entrada e o último.

 

Fluxo de Caixa

Tecnologia para gestão de Fluxo de Caixa

Por se tratar de uma atividade rotineira que requer muita atenção de quem a exerce, o controle de fluxo de caixa deve ser realizado de forma minuciosa. 

Mesmo com toda a atenção do mundo, é possível inserir dados incorretos e esse controle está passível de erros humanos.

Estes erros podem acabar criando uma visão irreal da empresa, que não condiz com o cenário em que ela existe. O resultado disso pode ser tomadas de decisões equivocadas e possíveis prejuízos difíceis de arcar, a depender da situação financeira do negócio.

Por isso, sempre indicamos que a administração da empresa busque automatizar certas tarefas que são facilmente automatizadas. O controle de fluxo de caixa é uma delas!

Existem planilhas gratuitas na internet, porém, ainda assim elas precisam da ação humana para serem alimentadas e essa tarefa pode carregar erros como os que comentamos acima.

Existem também softwares que oferecem o serviço de forma paga. Sabemos, contudo, que muitos empreendedores, principalmente os que estão estreando dentro de seus meios, não conseguem arcar com um valor mensal destinado a isso, pois a quantidade de contas a pagar pode sufocar o caixa da empresa.

Pensando nisso, nós da Confere criamos uma ferramenta de fluxo de caixa que atualiza diariamente os dados de todas as vendas, por ter tecnologia que se conecta diretamente com todas as suas maquininhas de cartão.

Você também pode cadastrar lançamentos e categorizar cada entrada e/ou saída de forma simples, de acordo com a empresa.

Além disso, é possível filtrar períodos específicos para fazer análise de seu caixa e visualizar o fluxo de recebimentos e despesas por semana ou mês.

Ou seja: por meio da ferramenta da Confere, o controle de vendas será muito mais minucioso e, o melhor, automatizado!

Veja outras vantagens dessa ferramenta inovadora:

  • Controle seu fluxo de caixa com categorias próprias do seu negócio;
  • Acompanhe vendas e despesas administrando contas a pagar e receber;
  • Tenha a sinalização de quando cada parcela de venda vai cair na sua conta;
  • Aproveite também um fluxo de caixa com cálculo automático dos principais indicadores financeiros;
  • Conte com a centralização dos dados de todas as suas vendas em qualquer meio de pagamento.

Acompanhar corretamente os principais indicadores do seu negócio faz parte do conjunto de práticas de um bom controle financeiro.

A Confere calcula automaticamente esses indicadores para você pela ferramenta de fluxo de caixa. 

Assim, você saberá os resultados com vendas, custos variáveis, despesas fixas, investimentos operacionais e entradas e saídas não-operacionais: ou seja, um controle de toda a sua área financeira de modo simples e efetivo!

As vendas também aparecem detalhadas com data, descrição, forma de pagamento, bandeira, tipo, quantidade de parcelas e valor total. 

Isso facilita a verificação uma por uma quando esses valores forem recebidos.

Você também pode cadastrar todas as suas contas a pagar e alterar o status para acompanhar se sua empresa está arcando com suas obrigações financeiras para estar em dias com a contabilidade.

 

Conclusão

A partir do conteúdo apresentado, é possível compreender a importância do controle do fluxo de caixa, e o quanto ele é essencial para uma gestão financeira eficiente e eficaz do seu negócio.

Diante disso, busque aplicá-lo em sua empresa, para que você tenha maior tranquilidade em sua gestão.

Medindo, analisando e aplicando as previsões de entrada e saída futuras, fornecidas pelos demonstrativos, para embasar as suas tomadas de decisão.

Lembrando que, apesar das planilhas serem eficazes para melhorar a organização da sua empresa, existem formas ainda mais práticas de investir nessa área.

A adoção de softwares de gestão financeira é uma medida bastante praticada atualmente para que a produtividade do setor financeiro aumente e as atividades manuais, como o fluxo de caixa, sejam automatizadas. Seguindo todos esses passos, temos certeza que seu negócio irá caminhar rumo ao crescimento!

 

Este texto foi atualizado em 2022 por João Barros.