Planilha X Software de Gestão Financeira: qual a melhor opção para a sua empresa?

Por Miriam Barros

Toda empresa precisa de um controle financeiro eficiente para que possa crescer e se desvencilhar de prejuízos que podem ser evitados.

O benefício de investir em um controle financeiro eficaz é enorme para qualquer negócio. Mas a dúvida que não quer calar é: será que realmente vale a pena investir em uma solução paga, se existem tantas planilhas gratuitas por aí?

É sobre isso que vamos falar nesse post. Independente da sua escolha, o que não pode faltar é um acompanhamento rígido das movimentações financeiras da sua empresa. Vamos levantar alguns pontos chave para que você consiga enxergar qual a melhor solução para o seu negócio.

New call-to-action

Por que organizar o controle financeiro

O controle financeiro de nenhuma empresa é simples. São muitas ferramentas para realizar esse controle e ele é imprescindível para qualquer negócio crescer.

É a partir do controle financeiro que uma empresa consegue enxergar a sua situação financeira atual e projetar cenários financeiros futuros. Assim, o gestor pode criar planejamentos palpáveis para investimentos que não vão comprometer o andamento do negócio.

Algumas ferramentas que fazem parte da rotina de quem controla o financeiro de uma empresa são: contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, controle de vendas, entre outras. Cada uma delas é essencial para manter uma organização sólida do que é preciso ser feito, onde é possível investir, onde é necessário cortar gastos.

Um bom gerenciamento de todas as entradas e saídas da empresa garante  estabilidade maior em momentos de crise, por exemplo. Para muitas empresas que quebraram durante a pandemia causada pelo novo coronavírus Covid-19, esse controle poderia ter feito grande diferença.

Planilha Grátis X Software de Gestão financeira

Nessa sessão elegemos alguns pontos cruciais para que o controle financeiro de uma empresa seja feito com sucesso. 

 

Integração automática com maquininhas de cartão

Sabemos que as vendas em cartão tornaram o controle financeiro ainda mais complexo. São muitas modalidades de pagamento: débito, crédito à vista, crédito parcelado. Além disso, é preciso monitorar taxas, antecipações, chargebacks, enfim.

Planilhas: Por se tratar de um arquivo que contém regras internas, uma boa planilha pode te ajudar a controlar suas vendas em cartão.

Ainda assim, ela não vai possuir integração com suas maquininhas, por ser um arquivo estático, sem conectividade com banco de dados e com operadoras de cartão.

Os dados precisarão ser inseridos manualmente, o que vai tomar bastante tempo de quem precisa realizar esse controle, pois além de vender com cartões, as empresas também vendem em dinheiro, boleto, cheque e afins.

 

Software de Gestão Financeira: a depender do software adquirido, este terá integração com todas as maquininhas de cartão que você possuir. O que isso significa, na prática, é: você não vai precisar inserir os dados de suas vendas manualmente.

A conectividade do software com as suas operadoras de cartão será feita de forma automática e suas vendas já vão aparecer na plataforma. 

É importante lembrar que se você trabalha com mais de uma operadora de cartão, teoricamente precisaria visitar mais de um portal de adquirente para acompanhar suas vendas.

Plataformas de gestão financeira reúnem todas essas informações em um só lugar, o que também auxilia em uma grande economia de tempo e mais precisão dos dados.

Fluxo de Caixa Grátis



Conciliação de taxas

Como comentamos no tópico anterior, o controle de taxas sobre cada venda em cartão é preciso ser feito. Só assim você vai conseguir saber se a operadora cobrou o valor correto por todas as suas vendas.

Planilhas: Por não possuir conectividade com as operadoras, é necessário criar uma fórmula para calcular sempre o valor bruto e líquido da sua venda. É possível? Sim. Trabalhoso? Também.

 

Software de Gestão Financeira: alguns softwares (como a Confere, por exemplo) realizam a monitoria de taxas em cima de cada venda a partir das taxas que você cadastrar na plataforma.

É necessário cadastrar apenas uma vez essas taxas e a partir disso, todas as vendas processadas serão calculadas em seu valor bruto e líquido, de acordo com a taxa que foi cobrada. O próprio sistema avisa se houver alguma cobrança indevida.

 

Conciliação bancária

Será que a operadora de cartão pagou corretamente todo o valor de suas vendas?

Planilha: Existem planilhas de conciliação bancária que permitem que esse cálculo seja feito. Ainda assim, a inserção de dados é manual e precisa ser feita de forma constante. Qualquer informação inserida de forma errada pode criar um cenário distorcido da empresa.

 

Software de Gestão financeira: Para realizara a conciliação bancária na Confere, tudo o que você precisa é importar o eextrato bancário em formato OFX na plataforma.

O sistema lê todas as movimentações financeiras e permite que o gestor possa comparar com o seu controle interno. A economia de tempo, mais uma vez, sai na frente quando o assunto é software de gestão financeira, por este contar com a automação de processos!

New call-to-action

 

Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta financeira que deve ser atualizada diariamente.

Planilhas: Você tem tempo para acessar diariamente uma planilha e alimentá-la com as informações de todas as entradas e saídas que aconteceram no dia na sua empresa? Se sim, é bom levar em consideração também a quantidade de informações que você vai preencher lá e a facilidade para revisitar períodos passados para análises e projeções de fluxo de caixa.

 

Sistema de Gestão Financeira: a automação permite que as entradas e saídas do estabelecimento possam ser processadas a partir da importação do arquivo OFX, assim como também permite que a inserção de dados seja feita de forma manual. A melhor parte é que todas as ferramentas financeiras dialogam entre si dentro do sistema e permite que cada lançamento atualize todo o financeiro da empresa. 



Diminuição de dados errados

Planilha: Por depender de uma pessoa, um ser humano, para ser alimentada, a planilha corre risco de receber dados errados que podem acabar passando batido em meio a tantas informações a serem inseridas.

Esses erros podem resultar em grandes prejuízos para a empresa, caso um cenário irreal seja entregue para os gestores e eles usem esse cenário como base para projeções futuras e planejamentos de investimento.

 

Software de Gestão Financeira: a automação permite que grande parte do processo financeiro seja feita de forma automática: cálculos, inserções de dados e mais. Isso diminui bastante a chance de erros por dados errados.

Geralmente erros acontecem a partir do que é entregue pelas operadoras ou pelo banco, o que permite que o gestor consiga identificar a falta de vendas, valores incorretos e possa recorrer a tempo.



Fácil acesso

Você já se deparou com situações em que precisava muito acessar um arquivo e não tinha ele em mãos?

Planilhas: um grande problema de planilhas é que são arquivos salvos e estáticos, ou seja, se não forem salvas na nuvem, o gestor precisa tê-las sempre acessíveis e atualizadas para não utilizar versões defasadas das planilhas. Importante lembrar que dificilmente você vai encontrar uma planilha gratuita que faça todas as funcionalidades que citamos até agora. Algumas são mais robustas, porém pagas. 

 

Software de Gestão financeira: por se ancorar em processos mais tecnologicos, os softwares de gestão financeira em sua grande maioria são acessados de qualquer lugar. Suas informações são hospedadas na nuvem e basta ter as informações de login para acessar o sistema de onde estiver - e as informações sempre estarão atualizadas!

Conclusão

É importante ter em mente que uma planilha gratuita pode, sim, ajudar a melhorar o controle financeiro de uma empresa. Porém, não é a solução ideal para quem busca praticidade e segurança de dados.

O investimento em um sistema de gestão se paga com o tempo por garantir a segurança das informações financeiras da empresa e entregar, com rapidez e agilidade, os dados necessários para que os gestores possam analisar o cenário financeiro do negócio.

Fizemos uma tabela comparativa entre as funcionalidades entregues pela Confere e por uma planilha grátis, confira:

FUNCIONALIDADES CONFERE PLANILHA
GRÁTIS
Integração automática
com maquininhas de cartão
✔️
Conciliação bancária ✔️
Conciliação de taxas ✔️
Dados salvos automaticamente ✔️
Acesso de qualquer lugar ✔️
Risco de erro humano ✔️

 

Planilhas