Por que automatizar a conciliação de cartões na sua empresa

Por Miriam Barros

Sabemos que a tecnologia se desenvolve a cada dia que passa com o intuito de facilitar processos do nosso dia a dia.

Seja para pedir comida em casa, contratar um serviço ou simplesmente fortalecer laços entre pessoas e quebrar barreiras geográficas, a tecnologia tem como um de seus principais objetivos tornar a vida das pessoas mais simples. E isso também se refere à rotina das empresas.

Muito esforço é voltado para a automação de processos em diferentes áreas. Isso faz com que as equipes possam ganhar em produtividade e reduzir tempo gasto em tarefas que, antes, eram morosas e repetitivas.

Quando uma máquina é capaz de realizar tarefas como essas, a equipe ganha tempo para focar em outras atividades que antes eram negligenciadas pela necessidade de cumprir com certas obrigações.

Isso é uma realidade já presente em rotinas financeiras, por exemplo. Isso porque nenhuma empresa se mantém viva se não souber cuidar do seu controle financeiro. Porém, quando este é feito por humanos de forma manual, além de tomar bastante tempo é possível que ocorram pequenos erros que podem acabar virando uma bola de neve e prejudicando o seu negócio.

Nessa publicação, vamos falar da importância de automatizar a conciliação de cartões na sua empresa! Vamos lá?

New call-to-action

Conciliação de cartões

Quando feita de forma manual, a conciliação de cartões toma bastante tempo do profissional responsável por ela.

É necessário passar por uma série de etapas para realizá-la corretamente e, ainda assim, é possível que existam erros humanos no caminho - o que vai gerar, no fim, um cenário irreal para os gestores da empresa.

Para realizar a conciliação de cartões manualmente, é necessário:

  • Guardar os comprovantes de todas as operações;
  • Conferir os valores diariamente no sistema utilizado na empresa;
  • Conferir se a venda foi processada na operadora corretamente;
  • Confirmar os pagamentos realizados;
  • Monitorar taxas aplicadas pelas operadoras;
  • Confirmar os recebimentos

Como comentamos anteriormente, esse trabalho manual exige bastante dedicação, atenção e tempo do responsável por ele.

Não precisamos pensar muito para ter consciência de que a pessoa ou equipe responsável por esse controle poderia estar se dedicando a outras tarefas primordiais que precisam, de fato, de ações humanas.

Erros cometidos na conciliação de cartões podem, inclusive, comprometer a assertividade dos valores e levar a empresa à grandes prejuízos.

Esses prejuízos podem ser identificados a tempo, mas quando não são, podem prejudicar bastante o andamento do negócio.

Se a maior parte das vendas de sua empresa são feitas por cartão, a conciliação de cartões é uma tarefa essencial para garantir um bom controle financeiro do seu negócio.

Por isso, essa tarefa deve ser realizada de forma regular - isso garante que o processo seja feito de forma correta e segura, a partir da verificação dos extratos dos cartões com os relatórios que são divulgados pelas operadoras de cartão.

Você vai perceber que existem casos em que ocorrem divergências de valores e cabe ao responsável pela conciliação identificar esses erros para que seja exigido o valor correto pelas operadoras.

É muito comum, também, que os gestores não se atentem a alguns passos essenciais da conciliação de cartões. Por exemplo, a monitoria de taxas: são muitos os gestores que não acompanham a cobrança de taxas pelas adquirentes. Quando estes passam a acompanhar, percebem que é comum que ocorram cobranças indevidas. 

Taxas cobradas de forma errada podem resultar em perdas consideráveis para uma empresa. Conciliar vendas em cartão é buscar, justamente, reduzir essas possíveis perdas que são causadas por falta de um controle adequado.

Esse é só um dos perigos a serem enfrentados pela conciliação falha de vendas em cartão. Entenda as principais diferenças entre a conciliação de cartões manual e automatizada a seguir.

New call-to-action

Conciliação manual x automática

Quantas maquininhas de cartão você utiliza no seu estabelecimento?

É comum que sejam utilizadas mais de uma maquininha por estabelecimento, visto que as operadoras tem ofertas diferenciadas para cada modalidade de pagamento. Para vendas no débito, talvez seja melhor usar a maquininha da Getnet. Para vendas parceladas, a da InfinitePay possui as melhores taxas do mercado. 

Agora pense: para um gestor controlar todas as vendas de todas as maquininhas, ele precisa visitar o portal de cada uma das operadoras e conferir venda por venda.

A partir disso, ele vai alimentar planilhas extensas e vai consultar todas as informações que constam nas filipetas.

Parece uma tarefa fácil? Pois bem, essa tarefa precisa ser feita com uma certa frequência. Consegue imaginar quanto tempo será gasto na semana para manter o controle ideal para a sua empresa?

Sabemos que tempo é dinheiro e o nosso intuito é reduzir gastos, quando possível. A automação da conciliação de cartões entra como uma ferramenta crucial para empresas que vendem em cartão.

Isso porque todo o processo que citamos anteriormente é realizado por meio de uma plataforma que automatiza a checagem dos valores entregues pela operadora de cartão.

Se a empresa utiliza um sistema de caixa, fica ainda mais simples realizar a conferência de vendas em cartão, pois a plataforma vai confrontar os valores do sistema com os do extrato.

Com um sistema de conciliação de cartões é possível realizar o acompanhamento das taxas aplicadas pelas operadoras em cima de cada venda realizada pelo estabelecimento, de forma automática.

Na Confere, basta cadastrar as taxas acordadas e o cálculo é feito sempre que uma venda é processada. Assim, fica simples de saber se a operadora está aplicando os valores corretos.

Realizar esse acompanhamento manualmente é algo que nem todo gestor faz justamente pelo trabalho e tempo que ele exige. A automação nesse caso tira toda a exaustão e as margens de erro de cálculos sobre cada venda.

A automação também permite que a conciliação de cartões seja feita na frequência correta, ou seja, diariamente. Apenas o controle diário vai garantir que não ocorra perda de informações ou divergências sem tempo hábil para serem contestadas.

Planilhas

Benefícios da automação de conciliação de cartões

Como já comentamos, realizar conciliação de cartões manualmente e todos os dias é um trabalho e tanto, que muitos gestores não praticam da forma ideal. É para facilitar esses processos que existe a automação da conciliação de cartões.

Levantamos alguns benefícios para quem ainda tem dúvida se vale a pena investir nessa inovação na sua empresa:

 

- Informações precisas

Se você tem todo o controle de suas vendas em cartão (as taxas aplicadas, o recebimento de cada parcela, o valor de antecipações e todas as particularidades dessas transações), você já deu um passo gigante para alcançar um bom controle financeiro na sua empresa.

O controle de vendas em cartão automatizado garante que sua empresa tenha acesso a dados sólidos sobre as transações realizadas em todas as maquininhas.

Assim, é possível ter uma visão clara de recebimentos futuros de vendas parceladas, assim como os valores que são entradas recorrentes em seu negócio.

Sistemas de automação financeira oferecem relatórios que são de grande auxílio para os gestores da empresa.

Na Confere, além de relatório de vendas você também pode extrair relatórios de recebimentos, de taxas erradas, ajustes, chargebacks e muito mais. Você também controla seu fluxo de caixa, despesas, receitas e todas as movimentações de vendas em cartão e outros meios de pagamento.

confere-gestao-2

 

- Economia de tempo

Já apertamos nessa tecla anteriormente mas vamos repetir: tempo é dinheiro! Se a sua equipe despende muito tempo para realizar tarefas que podem inclusive ser falhas por erros humanos, algo de errado não está certo.

A automação da conciliação de cartões garante que o profissional ou equipe responsável por essa tarefa possa priorizar outras tarefas que necessitam, de fato, da presença humana.

Assim, todos ganham: a empresa, com a diminuição de possíveis erros de dados, e o profissional, que pode se dedicar a tarefas menos morosas e que demandam mais de sua atuação.

 

- Diminuição dos erros humanos

Para realizar a conciliação de cartões é necessário além de muita atenção, precisão nos cálculos e comprometimento com a regularidade da atividade. 

Qualquer dado inserido de forma incorreta vai gerar um cenário irreal para a empresa e muito provavelmente os gestores vão se basear nele para tomar decisões, seja de corte de gastos ou investimentos futuros.

Cenários financeiros irreais são grandes inimigos para uma empresa, pois levam a decisões errôneas que podem trazer grandes prejuízos no futuro para o negócio.

Ao automatizar a conciliação de cartões, esses erros são quase nulos no que diz respeito a leitura de dados e cálculos realizados.

 

Maquininhas Demo