POS X TEF: Diferença entre as máquinas de cartões de crédito e débito nos estabelecimentos

Por Ricardo Cici

Os cartões de crédito e débito são meios de pagamentos que demandam toda uma rede de infraestrutura para seu perfeito funcionamento. Entre elas, há o POS e o TEF, tecnologias mais comuns para leitura e transmissão de dados financeiros.

Há pouco tempo me deparei com um artigo que buscava esclarecer as diferenças entre essas duas modalidades.

Isso porque, empreendedores iniciantes, especialmente, começam sua jornada com pouca informação e estrutura, o que os fazem escolher métodos de pagamento com poucos critérios.

Esta é a premissa trazida no artigo de referência escrito por Rodrigo Rasera. Em um trecho, o sócio-fundador da Cappta diz: 

“Aceitar cartões de crédito e débito tem se tornado indispensável para estabelecimentos comerciais. Para que isso aconteça, o varejista precisa contar com uma tecnologia para leitura e transmissão dos dados financeiros, e os mais comuns são o POS (Point of Sale – ponto de venda) e o TEF (Transferência Eletrônica de Fundos). No entanto, poucos conhecem as diferenças entre as duas soluções.”

Diante dessa fala, elaboramos este texto com foco em discriminar o que é POS e TEF, pontuando suas diferenças, vantagens, desvantagens e qual escolher para o seu negócio!

#ConfereAi! ;)

Neste post, você vai ver…


Panorama do uso de cartão

Sem dúvidas, presenciamentos o expressivo crescimento do uso de cartão no sistema financeiro, virando um dos queridinhos do consumidor.

Este, por sua vez, estimulou o mercado gerando oportunidades de negócios para corporações do segmento de várias maquininhas, operadoras e adquirentes de cartão.

Para os consumidores e comerciantes, os pagamentos por meio de cartões costumam trazer muitas vantagens.

Podemos citar a segurança e opções de compras que aliviam o bolso com possibilidade de parcelamento e de condições interessantes de pagamento.

Fora isso, os cartões costumam fornecer bônus que podem ser revertidos em prêmios, milhas e viagens.

Dentro deste cenário, aceitar cartões não é mais somente uma escolha, mas um passo essencial para negócios que desejam aumentar as vendas.

E isso é um fato que pode ser observado em pesquisas que constataram um aumento considerável na utilização de cartões, especialmente na função crédito e nas compras online. 

De acordo com o SPC Brasil, 52 milhões de brasileiros utilizam o cartão de crédito para fazer compras.

Uma pesquisa recente mostra que 82% dos consumidores já escolhem o cartão como meio de pagamento para compras parceladas.

Entre esses, há outros dados que reforçam a importância dos cartões para a sua loja. 

Em 2020, foi detectado um acréscimo de 12% e 26% no número de cartões de crédito e débito ativos no mercado.

O Brasil é a nação que mais usa o cartão de crédito, tanto em lojas físicas, como em e-commerces quando comparado a outros países da América Latina.

Vale frisar que esse cenário ainda não aponta para um horizonte sem o dinheiro físico, em notas. Outro estudo mostra que 71% dos pesquisados ainda preferem este meio de pagamento.

Apesar de ser uma grande parcela, o cartão não está tão longe. A função débito já representa 66% e o crédito 57% dentre os meios preferidos de pagamento

Isto é: diversificação é a palavra da vez!

Coincidentemente, junto ao aumento do uso de cartões houve a expansão do comércio eletrônico e a digitalização dos serviços financeiros.

A transição entre comércio físico e eletrônico tem sido rápida. Em 2020, por exemplo, o e-commerce cresceu 75%, representando 11% das vendas do varejo brasileiro. 

Portanto, contar com diferentes meios de pagamento é essencial para diferentes tipos de negócio.

Dito isso, em seguida apresentamos o POS e o TEF. Sigam a leitura!

O que é POS

O Point of Sale ou Ponto de Venda (POS) é a solução mais conhecida como maquininha de cartão portátil.

Sabe quando você sai para almoçar ou jantar em um restaurante e torce para que não precise se levantar e ir até o caixa para pagar sua conta?

Para o garçom trazer a maquininha até sua mesa depende das maquininhas POS.

Aqui, vale um adendo: ainda existem, no mercado, máquinas que são POS e não são portáteis.

Alguns adquirentes ainda oferecem a opção de maquininhas POS que são conectadas a fio e precisam ser operadas no caixa/balcão.

Com o passar do tempo, essas maquininhas foram evoluindo e se modificando cada vez mais, e agora, grande parte delas atende à categoria portátil.

As maquininhas sem fio abrem oportunidades de negócios que atendem a delivery, ou que queiram mais mobilidade e evitar filas em caixas.

Por ser extremamente prática, muitos lojistas acabam optando pelo POS em seus negócios, porque basta pegar o cartão do cliente, põe na máquina, digita o valor, senha, confirma, via impressa e voilà! O valor está pago.

Embora seja a opção mais comum, é necessário tomar algumas precauções no controle dos seus POS, para que não haja nenhuma surpresa na sua gestão financeira.

Isso porque cada maquininha possui uma empresa que faz a gestão das transações. Esta determina valores das taxas, quais bandeiras serão aceitas e em quais modalidades.

Características do POS

A diferença crucial nas máquinas POS é que cada máquina funciona apenas com uma rede de adquirência (como a Rede, Cielo, Stone, Getnet).

Ou seja, ao utilizar uma máquina POS, o estabelecimento fica restrito a aceitar apenas os cartões operados por sua fornecedora.

O POS depende apenas de uma linha discada ou de rede de celular (POS GPRS) para poder funcionar e realizar a comunicação de dados.

O recibo é impresso na própria máquina. Quando existe algum problema ou defeito, a adquirente precisa ser acionada para consertar ou substituir o produto.

Entretanto, há outras maquininhas atualmente que oferecem o envio de recebidos por SMS, ou utilizam o celular como dispositivo só enviando notificações para o comprador.

Vantagens do POS

Caso o estabelecimento consiga trabalhar apenas com uma maquininha, o POS é uma ótima opção por ter um preço bastante atrativo.

Com um sistema próprio bastante intuitivo, ele se torna fácil de usar e pode ser um grande aliado daqueles que ainda possuem certa hesitação com a tecnologia.

A mobilidade da maquininha é um grande diferencial, principalmente para quem trabalha com delivery, pois ela pode ser levada até a casa do cliente.

Você não precisa de uma automação comercial integrada (Sistema ERP + Pinpad + TEF + Internet) para realizar transações.

Contudo, é preciso fazer a conferência das taxas cobradas pelas adquirentes para saber se estão sendo cobradas corretamente?

Conferência das vendas realizadas em cada POS, de acordo com o tipo de transação (crédito ou débito) para que você possa fazer a sua previsão do fluxo de recebimentos.

Dois desses três itens podem ser facilmente solucionados através da adesão de um sistema de conciliação bancária e de vendas, como a Confere, apresentado a seguir!

Outra vantagem do POS que podemos listar é a possibilidade de escolha em optar por uma ou mais maquininhas, dependendo da demanda de cada negócio, como volume de vendas.

Existem vários planos de maquininhas, nos quais podem ser escolhidos aparelhos com aluguel, sem aluguel; com taxa de aquisição ou sem; e até mesmo aqueles que oferecem descontos para determinados faturamentos.

A maioria destes planos são anuais, mas podem ser descontinuados a qualquer momento, dependendo do momento em que o lojista se encontra.

Desvantagens do POS

O POS é mono-adquirente, ou seja, só funciona conectado a uma única rede adquirente.

Por não capturar diversas bandeiras regionais, o lojista acaba sendo obrigado a contratar um POS específico para cada rede.

E quanto mais maquininhas, mais difícil fica de conferir as vendas do estabelecimento.

Isso porque o varejista precisa guardar os recibos comprovantes das transações para somá-los ao final do dia.

Imagine a quantidade de recibos de três maquininhas diferentes de um restaurante com grande fluxo no café da manhã, almoço e jantar, por exemplo.

Em casos de volumes de venda muito altos, o processo de conferência pode ser uma dor de cabeça para o proprietário.

Por não ser integrado a um sistema de automação, também não faz a conciliação de vendas, que é a comparação dos valores registrados em caixa com aqueles processados pelo adquirente.

Por isso, é necessário um pouco mais de trabalho para realizar o controle financeiro do POS.

Existem algumas maneiras de fazer esse controle: manualmente, através de planilhas de excel para controle de recebimentos no cartão, ou utilizando um sistema terceiro de conciliação de cartão de crédito e débito para ajudar na integração e controle de todas as suas adquirentes.

No final do artigo apresentamos soluções para realizar esta operação.

O que é o TEF

Frequentemente confundido com o POS, o Transferência Eletrônica de Fundos (TEF) normalmente é visto apenas por uma de suas partes, o pinpad – máquina em que o cartão é inserido e a senha é digitada.

Nesse caso, tanto TEF e POS são realmente parecidos, mas sua diferença principal está na mobilidade, o TEF é fixado no caixa.

O TEF é muito comum em supermercados, farmácias e varejistas com grande volume de vendas no cartão (acima de R$30 mil por mês), devido à maior facilidade para controlar as vendas.

No entanto, o TEF está começando a se popularizar até mesmo entre os varejistas de menor porte, devido à redução do seu custo de implantação.

Características do TEF

O TEF é um software que captura as transações e as envia para a rede adquirente via internet ou links dedicados.

O software fica instalado no computador do caixa no estabelecimento em que o pinpad também fica conectado.

Essa modalidade permite que o varejista aceite uma grande variedade de cartões, porque ela trabalha com diversas adquirentes, bandeiras e modalidades.

Caso a maquininha apresente algum problema, o estabelecimento deve acionar o fornecedor do aparelho ou uma assistência técnica especializada.

Vamos explicar de uma forma mais clara: sabe quando você vai fazer compras no mercado?

Vamos supor que você decida pagar com cartão.

O operador de caixa pede, então, para que você insira o cartão em um aparelho, que é o que chamamos de pinpad.

Você insere o cartão e na tela do computador do caixa, vê que o mercado utiliza um sistema que reconhece os dados desse cartão.

Em seguida, você digita a senha e a impressora fiscal imprime um cupom fiscal e um comprovante de cartão. Isso é o TEF!

Por isso, para ter TEF, é necessário possuir um sistema de automação comercial e uma impressora fiscal.

Por isso, caso você não possua algum desses dois itens (ou ambos), o TEF ainda não é a solução adequada para o seu negócio.

Fique atento, pois em alguns estados o TEF é obrigatório para alguns tipos de estabelecimentos. Recomendamos sempre olhar a legislação vigente do seu Estado.

Vantagens do TEF

É o investimento mais econômico para o estabelecimento que utiliza várias maquininhas POS.

Isso porque ela aceita uma grande diversidade de bandeiras. Ela também é ideal para varejistas que contam com várias caixas!

Além disso, a conciliação de vendas é facilitada e não exige que o varejista guarde recibos comprovantes de cada transação.

Desvantagens do TEF

As maquininhas TEF não permitem mobilidade para aceitar cartões.

Isso significa que a maquininha não pode ir até o cliente, o que dificulta as transações que trabalham com delivery, por exemplo.

O TEF também exige conexão com a internet para funcionar, além de requerer a contratação de vários fornecedores (software de TEF, pinpad, assistência técnica).

Algumas empresas fornecem essa solução de forma integrada.

Vale lembrar que o custo do TEF pode sair mais alto que o de aquisição de uma maquininha, por isso, sua aquisição necessita de planejamento.

POS ou TEF: qual escolher?

Diante de todas essas particularidades e diferenças entre maquininhas TEF e POS, fica a questão: “Mas e então, qual a ideal para o meu negócio?”

Diversos fatores devem ser analisados para que o varejista escolha qual a maquininha que se adequa melhor ao seu empreendimento.

É importante levantar questões como: vou trabalhar com delivery? Qual a quantidade de vendas em cartão que meu estabelecimento realiza?

Se esse número for acima de 75%, nós aconselhamos que você pense no TEF como uma possível opção de pagamento.

Isso porque pagamentos feitos em TEF agilizam a operação do caixa, visto que o operador vai precisar operar apenas um equipamento.

O vínculo entre o cupom fiscal e as vendas com cartão facilitam a conciliação de informações de vendas.

Com maquininhas TEF, é possível gerenciar transações, levantar dados estatísticos e, consequentemente, entender melhor o seu consumidor.

Por isso, para quem vende muito em cartão, TEF é a solução ideal!

Todavia, o POS ainda é uma solução mais barata e o investimento consegue se pagar mais rápido.

E se você decidir pelo POS, antes de adquirir sua maquininha, é preciso analisar as taxas cobradas com base na quantidade de vendas, nas diferentes bandeiras e modalidades (crédito e débito).

Outros pontos são o preço da aquisição do aparelho ou o pagamento de aluguel. Pense se sua necessidade é momentânea, pois talvez valha investir em um plano de maquininha de aluguel por este período. 

Mas fique atento e faça as contas anteriormente.

É preciso também ter dados sobre o seu negócio é o fluxo de venda via cartão, ou seja, quantidade de transações realizadas.

Com essas informações, se sua loja vender pouco no cartão, talvez compense investir numa máquina de custo mais barato, mesmo se sua taxa for maior – pese sempre o custo-benefício.

A bateria e tipo de conexão (Wi-Fi ou Chip) também devem ser analisadas.

Afinal de contas, não é somente a taxa cobrada que fará diferença no seu lucro e faturamento sobre a venda, mas também o tipo de funcionamento, características do aparelho, quantidade de transações via cartão, etc.

Se quiser mais dicas para escolher a maquininha ideal para o seu negócio, que tal conferir nosso ranking exclusivo antes de tomar sua decisão?

Otimize sua gestão financeira com a Confere!

É importante lembrar que, independentemente da forma de pagamento que você aderiu ao seu negócio, é necessário acompanhar suas vendas em relação ao valor que as adquirentes vão te pagar.

Passar uma venda em POS ou TEF não significa que você receba o valor exato que deveria ser entregue.

Por isso, se você utiliza POS, o nosso conselho de ouro é: guarde todos os recibos de comprovante de vendas e confira, um a um, com o relatório da adquirente para ver se tudo está sendo pago.

Se você acha que esse processo vai dar muito trabalho, cogite aderir a TEF + um sistema de conciliação bancária, como a Confere!

A tecnologia evolui para, cada vez mais, transformar tarefas diárias em passos simples e eficazes.

Dito isso, separamos algumas das ferramentas que a Confere te oferece para o controle otimizado de suas finanças. Confira!

 

Conciliação de cartões

Um dos erros mais recorrentes no controle financeiro é a falta de acompanhamento das taxas cobradas pelas operadoras de cartão

Muitos lojistas desconhecem ou não controlam o valor das taxas das transações por bandeira e operadora e acabam correndo riscos financeiros.

Uma maneira de driblar isso é com a automação de processos. Este é um passo importante para deixar as operações da sua empresa mais eficientes.

As planilhas manuais, no geral, são muito complexas e podem acabar virando um obstáculo para a sustentabilidade financeira do seu negócio.

Já a conciliação de cartões automatizada permite um controle minucioso de cada operação de pagamento realizada via cartão de crédito ou débito.

Dessa forma, será possível acompanhar as taxas cobradas pelas operadoras com precisão, dando uma visão clara de todas as entradas e saídas de caixa.

A Confere Cartões disponibiliza uma ferramenta completa que sincroniza diariamente todos os dados das suas máquinas.

Em um único lugar, é possível visualizar as informações de vendas com cartão de todas as suas máquinas e de todos os CNPJs.

Se você trabalha com uma, duas, três ou mais maquininhas, tudo bem! Nós centralizamos todas as informações de vendas na mesma plataforma.

Fora isso, pode-se cadastrar as taxas acordadas com cada operadora e automaticamente o sistema calcula se o valor aplicado está correto.

Fluxo de caixa conectado as máquinas de cartão 

Nossa ferramenta de fluxo de caixa se conecta diretamente com todas as suas maquininhas de cartão, atualizando diariamente os dados de todas as vendas.

Você também pode cadastrar lançamentos e categorizar cada entrada e/ou saída de forma simples, de acordo com a empresa.

Além disso, é possível filtrar períodos específicos para fazer análise de seu caixa e visualizar o fluxo de vendas e despesas por semana ou mês.

Ou seja: por meio dela, o controle de vendas parceladas será muito mais minucioso e, o melhor, automatizado!

Veja outras vantagens dessa ferramenta inovadora:

  • Controle seu fluxo de caixa com categorias próprias do seu negócio;
  • Acompanhe vendas e despesas administrando contas a pagar e receber;
  • Tenha a sinalização de quando cada parcela de venda vai cair na sua conta;
  • Aproveite também um fluxo de caixa com cálculo automático dos principais indicadores financeiros;
  • Conte com a centralização dos dados de todas as suas vendas em qualquer meio de pagamento.

Acompanhar corretamente os principais indicadores do seu negócio faz parte do conjunto de práticas de um bom controle financeiro.

A Confere calcula automaticamente esses indicadores para você pela ferramenta de fluxo de caixa. 

Assim, você saberá os resultados com vendas, custos variáveis, despesas fixas, investimentos operacionais e entradas e saídas não-operacionais. Um controle de toda a sua área financeira de modo simples e efetivo. 

As vendas também aparecem detalhadas com data, descrição, forma de pagamento, bandeira, tipo, quantidade de parcelas e valor total. 

Isso facilita a verificação uma por uma quando esses valores forem recebidos.

Você ainda pode cadastrar todas as suas contas a pagar e alterar seu status para acompanhar de perto se sua empresa está arcando com suas obrigações financeiras.

 

Conclusão

Entender as redes de operações por trás dos cartões de crédito e débito é essencial para uma gestão eficiente e inteligente.

Conhecer a dinâmica das bandeiras, adquirentes, POS e TEF, por exemplo, é uma vantagem competitiva, pois você saberá qual empresa do segmento possui o melhor plano e preço para suas necessidades.

Assim, o caixa da sua empresa não sofre com decisões não planejadas e com taxas dispensáveis.

Neste sentido, a compreensão da diferença entre POS e TEF é também fazer uma gestão estratégica para escolher a melhor via de transmissão de dados financeiros.

Diante das diferenças entre as duas soluções e suas vantagens e desvantagens, o empreendedor precisa agir ativamente e realizar um bom planejamento estratégico

Com essa visão 360º graus do negócio, sem dúvidas, será possível compreender as demandas de sua empresa e qual das soluções – POS ou TEF – o atenderá melhor. Bons negócios!


Esse texto foi atualizado em março de 2022 por João Barros.