Razão social: o que é e para que serve?

Por Miriam Barros

A razão social é o nome de uma empresa que comumente é confundida com seu "nome fantasia". 

A verdade é que ambos são utilizados, mas em momentos e com objetivos diferentes. Por isso, saber as características e propósito da razão social é de suma importância.

Para começar a empreender não basta ter mão de obra qualificada, o melhor material e os melhores fornecedores – sem compreensão e apropriação dos processos burocráticos, nada disso será possível.

O registro de marca, por exemplo, é um processo que garante que aquele nome seja seu, evitando assim que terceiros utilizem suas ideias para comercialização.

Entretanto, é comum vermos empresas com nomes parecidos ou até mesmo iguais e uma dúvida surge: poderia um mesmo nome pertencer a mais de uma corporação?

Essa "coincidência" pode trazer alguns problemas, tanto de ordem jurídica quanto de posicionamento de marca em redes sociais e em outros canais publicitários.

Por isso, o caminho de criação de marca precisa ser bem compreendido para que você não perca tempo ou até mesmo dinheiro com processos por apropriação intelectual.

Para entender melhor sobre o assunto, neste artigo analisamos o que é razão social, para que serve e porque é importante sua empresa ter esta etapa bem esclarecida.

Acompanhem a leitura!

O que é razão social?

Razão social de uma empresa é um nome criado no momento de abertura do CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, um registro que se assemelha a uma certidão de nascimento.

Agora imagine um cenário em que você e sua equipe passam semanas criando um nome que traduz os valores de sua marca chegando a um conceito sonoro e fácil de memorizar.

Porém, quando começam a utilizá-lo, recebem uma notificação que este nome está registrado, e, em alguns casos, chegam a sofrer com multas e processos.

Tudo isso pode ser evitado com o registro de marca e com a efetiva criação de uma razão social, isso porque é desta forma que sua empresa é identificada por órgãos governamentais, documentos oficiais, contratos e notas fiscais.

Com ele, o empreendedor tem a segurança também da propriedade intelectual (inclusive do nome fantasia) que o ajuda especialmente a reforçar o marketing do negócio.

 

Diferença entre razão social e nome fantasia

Quem nunca passou cartão em um estabelecimento e quando a fatura chegou estava registrado outro nome? 

Isso acontece porque existe a razão social, que nem sempre estará na fachada, e o nome fantasia, o que confunde um pouco as pessoas. 

O nome fantasia faz parte de um dos dois títulos dados a uma empresa que também é registrado para fortalecer sua marca.

Na prática, o nome fantasia é a marca que será pública, utilizada em peças publicitárias, sites, e em outros canais de comunicação.

Já nas nas documentações fiscais e burocráticas relativas à empresa constará a razão social – por isso, na fatura, a razão social é utilizada.

Como registrar uma marca sem riscos?

Para verificar se um nome já está registrado, uma rápida pesquisa no Google e em redes sociais já pode te ajudar inicialmente.

Contudo, muitos destes nomes podem ainda não estar registrados, e isso acaba sendo uma oportunidade para quem deseja ser dono de seus registros. 

O fato é que toda tomada de decisão sobre o nome da empresa precisa ser bem pensada. Isso porque sua marca pode se perder em meio a outros links e ser confundida com outra empresa.

Por isso, busque algo que traduza a essência do seu negócio, seja original, criativo, e leve em consideração a imagem que você deseja transmitir para o mercado e consumidores.

Conforme reforçado acima, a razão social é criada no momento da abertura do CNPJ e tem um papel mais oficial, ligado às atividades burocráticas do negócio.

Já para o nome fantasia, a pesquisa dos registros de marca é feita pelo Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI), órgão responsável pela gestão desses títulos no país.

Durante a pesquisa por palavras-chaves e categorias de empresa, é possível ver quais nomes estão registrados e quais estão liberados na hora de você registrar sua marca.

Os passos para o registro de uma marca

Ao decidir um nome e verificar sua disponibilidade, partimos para como podemos registrar sua marca e protegê-la para que ninguém mais use o nome da empresa, pois estará associada a sua razão social.

Qualquer pessoa física ou jurídica que execute alguma atividade legalizada pode fazer tal solicitação e pedir o registro, sendo assim, autônomos e MEIs estão incluídos.

O registro tem duração de 10 anos, mas pode ser solicitada a prorrogação, neste caso é preciso renovar a exclusividade periodicamente.

 

  • Cadastro no INPI

Primeiramente, leia o Manual do INPI para ver se existe alguma restrição. Você consegue baixá-lo dentro do site do Instituto.

Além disso, o próprio INPI disponibiliza tutoriais em vídeo explicando as etapas do pedido de registros.

Em seguida, vamos para a etapa de cadastro no site. Para isso, será necessário preencher um formulário, informando:

  • Natureza da marca;
  • Razão social e o nome de desejo;
  • Anexo de imagem;
  • Categoria de atividades.

Depois, você deverá escolher os serviços ou produtos que correspondem à sua marca. Por fim, anexe os documentos e registros que comprovem a natureza do negócio.

Todas as informações necessárias estão disponíveis no site. 

 

  • Pagamento da Taxa

Após fazer o cadastro informando os dados, emita a Guia de Recolhimento da União (GRU) – documento estabelecido pelo Ministério da Fazenda para recolhimento de taxas – e pague a guia.

Atente-se a fazer download do protocolo da solicitação de registro. Em caso, por exemplo, de registro duplo do mesmo nome, o protocolo será sua comprovação.

 

  • Acompanhe o registro do seu pedido

Uma vez solicitado, acompanhe o andamento do processo, pois o instituto pode solicitar novas documentações.

Para isso, utilize o número gerado pela GRU para verificar os status no site do INPI, em “Meus Pedidos”.

Outra forma indicada, pelo próprio instituto, é ler a Revista da Propriedade Industrial (RPI), publicada nas terças-feiras.

Tipos de nome para um negócio

Definir um nome para uma empresa é uma tarefa estratégica e desafiadora. É preciso que seja uma palavra com uma boa sonoridade, fácil de pronunciar e de lembrar.

Dada a complexidade do assunto, há até uma área focada em definir nomes (naming) para produtos, serviços e lojas, atuando diretamente nesta definição.

O nome de uma loja ou qualquer tipo de negócio influencia diretamente, inclusive, na experiência do consumidor com a marca. 

Por isso, antes de registrar sua empresa, avalie bem essa etapa.

Um bom nome precisa ter impacto, passar uma mensagem ou um posicionamento e, por isso, é um dos fatores mais valiosos para o marketing de um empreendimento.

Isso se aplica também à razão social da sua empresa, que precisa passar credibilidade e confiança nos contratos, notas fiscais entre outros documentos.

Se você está neste processo e não sabe por onde começar, separamos algumas dicas:

  • Você pode selecionar algo descritivo, que faça menção ou sugestão ao segmento do seu negócio, o nome próprio ou sobrenome do dono, ou mesmo uma sigla;
  • Nomes que derivam de variações como o Shopee, que faz alusão a palavra shopping, também são muito utilizados;
  • Escolher nomes que remetem a experiência que o usuário ou cliente terá também é comum e pode ser uma boa estratégia de diferenciação.

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Conclusão: razão social na prática!

Concluindo, a razão social é um ponto importante para um empreendimento, uma vez que este nome oficial é utilizado para fins jurídicos, contábeis e demais processos burocráticos.

No momento que estiver abrindo um CNPJ para registrar a razão social, pense com cuidado e escolha o que melhor pode representar o seu negócio.

Este mesmo mindset precisa ser aplicado ao nome fantasia e, em última instância, a todas decisões estratégicas de sua empresa.

Lembre-se, por fim, de verificar fazer uma pesquisa ampla quando for registrar a marca, nome fantasia e razão social de sua empresa. Avalie com critério e tome sua decisão de forma estratégica, pois sua marca é essencial para gerar credibilidade, posicionamento e pode contribuir de modo direto para você se destacar em um ambiente de negócios cada vez mais competitivo!

 

 

Este texto foi escrito por João Barros.