Como o regime de competência pode te ajudar a controlar o seu fluxo de caixa

Por Miriam Barros

O controle do fluxo de caixa é, certamente, uma das atividades mais cruciais quando falamos de gestão financeira para empresas.

É importante compreender certos conceitos, pois nem sempre o saldo do caixa retrata de fato o real cenário financeiro da empresa.

Saldos positivos podem criar uma ideia errada de que tudo está indo financeiramente bem na empresa - e nem sempre isso é verdade.

Lembre-se: dinheiro no caixa não é sinônimo de contas em dia.

A saúde financeira de uma empresa pode ser refletida pelo controle total do fluxo de caixa: isso inclui tudo o que a empresa deve e tudo o que ela vai receber.

Um dos fatores de grande ajuda para um controle financeiro completo é  o registro do regime de competência. As informações que o regime de competência provêm são utilizadas para complementar as do regime de caixa e, assim, o controle de caixa torna-se o ideal.

Apesar de ser um fator importante, o regime de competência tende a parecer muito complexo para pessoas que não atuam de fato na área contábil. É comum vermos empresas atribuindo a contadores a responsabilidade do registro do regime de competência, visto que essa é uma exigência legal. 

Por isso, muitas vezes esse controle fica restrito à área da contabilidade e os empresários sequer sabem de sua importância para alcançar o controle de fluxo de caixa ideal em suas empresas.

Fluxo de Caixa Contador

Afinal, o que é regime de competência?

O regime de competência se refere ao registro feito quando um negócio é fechado, independente do pagamento referente ao produto ou serviço ter sido efetuado. Nesse caso, o gatilho do registro acontece no momento do fato gerador - isto é, quando a nota fiscal é emitida.

O fato gerador pode estar relacionado a quando se vai pagar ou receber por uma compra, venda ou prestação de serviço.

Imagine, por exemplo, uma venda por crédito à vista. Você acabou de vender 5 produtos mas só vai receber por eles em 30 dias. Nesse caso, o registro de competência é feito no momento em que a nota da venda for emitida, independente do intervalo de 30 dias para receber por ela.

Adotar esse regime junto ao regime de caixa permite a análise minuciosa das movimentações financeiras em relação ao período em que elas deveriam ser concretizadas em paralelo ao período em que o dinheiro de fato entrou ou saiu do caixa.

E regime de caixa, o que é?

O regime de caixa se refere às entradas ou saídas de dinheiro, independente se isso aconteceu 30 dias após o registro feito no regime de competência, como foi o caso que comentamos anteriormente.

A visão do fluxo de caixa se torna mais sólida quando são adotos os dois tipos de regime, o que garante uma melhor saúde financeira para a empresa.

Um exemplo prático: imagine que você é dono de uma academia e vendeu uma assinatura anual de 1.500 reais. Os serviços são prestados a cada mês, com pagamento à vista.

No regime de competência, como a data de entrada ou saída do dinheiro não é levada em consideração, ficaria registrado para cada mês o valor de R$125, que resultaria no total de R$1.500,00, valor correspondente a cada mês em relação ao preço total do serviço.

Assim é possível analisar de perto as movimentações financeiras da empresa em relação ao período em que elas deveriam de fato acontecer, mesmo que a data de pagamento acordada seja outra.

Através desse regime é possível enxergar a estrutura financeira da empresa e saber se ela está de acordo com o modelo de negócio adotado, sem se basear apenas na visão que o regime de caixa entrega.

A mesma contratação anterior, registrada pelo regime de caixa, ficaria com um total de R$1.500,00 no primeiro mês - pois é o momento em que a quantia entra no caixa da empresa, sem se relacionar com o momento em que o serviço foi prestado (a cada mês).

Esse registro ajuda a entregar uma análise das movimentações financeiras da empresa baseadas nas entradas e saídas fatuais de dinheiro, independentemente se o serviço foi prestado ou não quando deveria ter sido.

O regime de caixa, como o nome já diz, ajuda a ter uma noção da quantia de dinheiro que existe no caixa da empresa - sendo um aliado no gerenciamento da capacidade da empresa em honrar com todos os seus compromissos financeiros, seja pagamento de salário, de fornecedores, de matéria prima e custos de manutenção.

Planilhas

Regime de caixa E de competência: é necessário?

Algumas empresas "sobrevivem" sem acompanhar de perto ambos os regimes. Porém, atenção às aspas.

Fazer apenas o registro do regime de caixa, como falamos anteriormente, não entrega uma visão realista da situação financeira atual da empresa.

Por exemplo, se encararmos o cenário descrito anteriormente (da academia com plano anual) apenas registrando o regime de caixa, a empresa poderia contar com todo o dinheiro no primeiro mês e se manter em negativo nos meses seguintes.

O registro de competência garante, então, que o lucro obtido de uma só vez seja, de fato, acompanhado nos devidos meses relacionados à contratação do plano.

Afinal, contar com todo o dinheiro de uma só vez poderia, talvez, gerar a sensação de que essa mesma quantia entraria todo mês, e não é o que acontece: os R$1.500,00 são divididos por 12 meses. A empresa não vai receber R$1.500,00 todo mês.

Sendo assim, um regime complementa o outro e garante uma análise mais assertiva da situação real da empresa. Assim, é possível realizar projeções de fluxo de caixa de forma segura, sem prejudicar o financeiro da empresa.

Ao mesmo tempo, é importante salientar que o regime de competência por si só pode dificultar a visualização real do fluxo de caixa da empresa. Isso se dá pelo fato de que o regime de competência não está dedicado aos fatos que estão acontecendo no caixa da empresa, em tempo real.

Utilizando o mesmo exemplo anterior, o regime de caixa com R$125,00 por mês podem passar a impressão de que a empresa vai receber essa quantia todo mês, quando, na verdade, a quantia inteira foi recebida na contratação do serviço, no mês 1.

Ou seja, é de extrema importância adotar os dois regimes na hora de analisar o fluxo de caixa da empresa. Só assim o empresário vai ter uma visualização sólida da situação financeira da empresa e poderá, a partir disso, refletir sobre projeções de fluxo de caixa, futuros investimentos e tomar decisões assertivas.

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Ferramenta GRÁTIS de Controle de Fluxo de Caixa

Acabamos de te como o regime de caixa e regime de competência são importantes para o controle do fluxo de caixa de uma empresa.

Muitas pessoas realizam esse controle através de planilhas. Porém, por mais que as planilhas sejam ferramentas que podem quebrar um bom galho na sua rotina financeira, elas ainda estão passíveis de erros, além de tomarem muito tempo de quem precisa atualizá-las constantemente.

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Na ferramenta, você vai ter uma visão completa das entradas e saídas da empresa do seu cliente. Você poderá visualizá-las por dia ou mês.

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Você pode importar o seu extrato bancário (em formato OFX) na plataforma. Os dados de entradas e saídas serão automaticamente carregados e você poderá categorizar cada uma delas, para saber exatamente de que se trata cada lançamento.

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Você também pode cadastrar entradas e saídas de forma manual, ao inserir a data do recebimento, conta, categoria, título, valor do lançamento e uma breve descrição. Isso vai te ajudar a visualizar melhor o que cada movimentação indica!

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Também é possível cadastrar as contas bancárias dos clientes na plataforma. Basta preencher os dados do banco, agência, conta, saldo inicial, data do saldo inicial e de qual estabelecimento aquela conta é. Nós não temos acesso a essa conta, os dados são apenas para o seu trabalho e o controle dos seus clientes.

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A plataforma é totalmente gratuita e ideal para pequenas/médias empresas e contadores/assessores financeiros que desejam otimizar a sua rotina de trabalho! Para acessá-la, basta preencher o formulário dessa página e concluir o seu cadastro na ferramenta!

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