A importância da tecnologia para o atendimento contábil

Por Miriam Barros

A tecnologia se tornou uma grande aliada de diversas empresas que buscam melhorar sua comunicação, tomadas de decisão, processos e diversos controles internos.

A medida que a tecnologia avança, se torna cada vez mais necessário se adaptar a esse cenário que se desenvolve.

O advento da internet tornou essa evolução ainda mais rápida. Todos os dias vemos novas soluções criadas para facilitar a vida das pessoas, seja de forma pessoal ou profissional.

Diante de tantas transformações, muitas áreas foram afetadas. Uma delas é a da contabilidade. Atualmente, a tecnologia é essencial para desenvolver um bom atendimento contábil.

Como em qualquer outra área, existe uma certa resistência de profissionais mais conservadores, que costumam trabalhar com processos, de certa forma, ultrapassados.

Apesar destes, tem sido cada vez mais comum encontrar escritórios contábeis que são diretamente influenciados e impactados pela tecnologia. 

Alguns processos antigos foram melhorados de forma muito marcante, como as declarações de imposto de renda por exemplo, que já foram feitas e entregues em disquetes. Hoje em dia podemos fazer tudo isso de forma remota sem grandes dificuldades.

Houve um tempo em que dependíamos de motoboys e office boys para fazerem entrega de documentos físicos. Hoje, muitos deles são entregues de forma digital. Isso economiza tempo e torna muito mais prática a rotina do contador.

O trabalho da contabilidade por si só já é burocrático o suficiente. Por isso, se o seu escritório ainda não adotou tecnologias que facilitam a sua rotina, que tal repensar essa postura e trazer essa ideia para a sua equipe?

Hoje em dia é possível utilizar plataformas em que o cliente e a empresa possam interagir, ter acesso rápido a documentos enviados de forma online, utilizar ferramentas de organização que facilitam os processos internos do escritório e muito mais!

Conheça algumas soluções a seguir.

Fluxo de Caixa Contador

Controle de fluxo de caixa gratuito

Seja para o seu cliente ou até mesmo para o seu escritório, qualquer empresa precisa acompanhar o seu fluxo de caixa.

Isso permite que os responsáveis consigam tomar decisões futuras mais assertivas, com um cenário claro do presente e do futuro da empresa.

Controlar o fluxo de caixa garante um capital de giro saudável para que a empresa possa arcar com custos operacionais rotineiros, como pagamento de funcionários, fornecedores, contas e tudo mais.

Por isso, a Confere criou uma ferramenta completamente gratuita de controle de Fluxo de Caixa. Para utilizar, basta se cadastrar nessa página. É simples e rápido!

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Com a ferramenta, você pode importar extrato bancário em formato OFX para categorizar todas as entradas e saídas que constam na conta da empresa.

Também é possível cadastrar manualmente essas entradas e saídas e categorizar como preferir.

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Você pode visualizar o fluxo de caixa por semana ou mês. Também pode cadastrar o saldo inicial de suas contas para acompanhar a evolução delas com o passar do tempo.

Organização de tarefas

Os famigerados post-its são elementos de grande ajuda para a organização de tarefas de diversos funcionários.

O problema é que ainda são controles físicos, que podem se perder, que acumulam papéis e que são difíceis de serem revisitados.

Existem plataformas como o Notion, Taiga e outras que facilitam esse controle de tarefas e que se assemelham a quadros de post-its.

Você pode mover os cards criados, definir status (em produção, completo, arquivado) e revisitar esses cards quando quiser. 

Outros membros do seu time podem ter acesso aos cards também e isso facilita o trabalho em equipe.

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Calendário virtual

Uma das maiores dores da rotina de um profissional repleto de obrigações burocráticas é perder dinheiro por causa de prazos.

Sabemos que nem sempre isso ocorre por esquecimento.

Muitas vezes o cliente da contabilidade demora para enviar documentos necessários para a resolução de certas tarefas e o profissional contábil, submerso em tantas atividades rotineiras, acaba por não cobrar devidamente o envio desses arquivos.

Calendários virtuais existem para facilitar o esquema de lembretes, seja para cobrar o cliente, seja para finalizar alguma tarefa pendente.

Estes calendários podem enviar notificações que nos ajudam a lembrar em que passo paramos em certas atividades, coisas que calendários físicos não proporcionam.

Você pode utilizar o google agenda para essa finalidade. Os membros da sua equipe podem ter acesso à sua agenda também e isso facilita o agendamento de reuniões, pois todos podem saber em que horários você possui tempo livre para realizar uma call.

Armazenamento virtual de arquivos

Armazenamento de arquivos em papel físico é coisa do passado. Já pensou em um escritório que com anos de atividade guardando todos os documentos em pastas? Certamente um caos.

Pilhas de papel, poeira, dificuldade para encontrar documentos... Isso tudo faz parte da realidade de quem ainda não adotou o armazenamento online de arquivos.

Hoje em dia, é possível digitalizar arquivos até mesmo com um celular. Nem precisa mais de scanner!

A praticidade para encontrar arquivos de anos atrás é grande quando estes são nomeados de forma correta e organizada.

É possível armazenar arquivos utilizando o google drive e outros serviços de nuvem gratuitos.

Para transferir arquivos grandes, você pode utilizar o WeTransfer, que também é gratuito e mantém os ficheiros online por 7 dias até serem excluídos da nuvem.

A adoção do armazenamento online de arquivos garante uma organização maior do espaço do escritório, como também dos processos internos da empresa contábil.

Planilhas

Melhoria no atendimento

Principalmente agora que estamos vivenciando um período difícil em que o distanciamento social é desejável por causa da pandemia causada pelo Covid-19, precisamos falar de ferramentas que proporcionem a possibilidade de se reunir de forma remota.

Para um escritório contábil, é interessante adotar ferramentas que auxiliem no atendimento ao cliente também, pois a impressão de um mau atendimento permanece na memória de muitos.

Seu atendimento precisa ser rápido e preciso. Se você conseguir extrair dados para aprimorar suas conversas, melhor ainda.

Você pode utilizar Skype, Whatsapp e Google Hangouts para realizar reuniões e consultorias com seus clientes.

Também pode utilizar o Zendesk para automatizar parte do seu atendimento e extrair relatórios de suas conversas para saber como pode melhorar, a partir do grau de satisfação das pessoas atendidas.

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